Las tres erres (3R) es una regla para cuidar el medio ambiente, específicamente para reducir el volumen de residuos o basura generada. El mundo comienza a hablar de la regla de las tres erres (reducir, reciclar y reutilizar) hace más de 30 años, cuando nos dimos cuenta de que había que cuidar nuestro medio ambiente reduciendo de forma significativa la cantidad de basura que producimos. Desde el punto de vista ecológico las 3R se puede explicar de la siguiente forma:
- Reducir: se trata de reducir o simplificar el consumo de los productos directos, es decir, comprando con cuidado y solo las cantidades necesarias, lo que se traduce en una reducción en la contaminación, puesto que generamos menos residuos.
- Reutilizar: se refiere a volver a utilizar las cosas, alargar así su periodo de utilidad y darles la mayor utilidad posible antes de tirarlas a la basura.
- Reciclar: consiste en el proceso de someter los materiales a un proceso en el cual se puedan volver a utilizar, ya que se convierten en materia prima para crear nuevos productos.
Análogamente en el ámbito de la gerencia de proyecto, las 3R nos pueden ayudar a optimizar el uso de los recursos en nuestros proyectos y a generar resultados de manera más eficiente.
Reducir significa optar por utilizar las cosas con cuidado, tal vez con menos recursos para hacer más, por medio de hábitos y/o técnicas que nos permitan incrementar la productividad en los proyectos y a reducir la inversión a lo largo de todo el ciclo de vida de los proyectos dentro de la organización. Ahora más que nunca las empresas deben asegurarse de contar con una gestión profunda y con procesos sencillos que generen valor por cada centavo y minuto que se invierte en las iniciativas del portafolio de proyectos.
- Reducir el esfuerzo invertido en temas que no son prioritarios. La alta gerencia debe tener procesos muy claros que permitan identificar las prioridades de los proyectos a ser ejecutados, tomar las decisiones de inversión, asignar los recursos a proyectos correctos y monitorear el desempeño del portafolio de proyectos. De igual forma, en los proyectos es necesario tener una vigilancia constante para ajustar las metas en la medida que sea necesario. Es fundamental establecer prioridades para los equipos de proyectos, tener claros los objetivos individuales y las acciones claves para cada uno de manera de invertir solo el esfuerzo necesario.
- Reducir, por no decir, eliminar actividades que no agregan valor y no ayudan a alcanzar nuestros objetivos. Por parte de la gerencia de proyectos se deben determinar los recursos mínimos que se necesitan para lograr los objetivos establecidos. Recordemos siempre que si no generamos valor no estamos haciendo nada.
- Reducir la documentación, independientemente de la metodología de implementación o marco de trabajo que soporte a un proyecto. Considero que la documentación debe minimizarse y solo debe producirse cuando agrega valor. La clave es encontrar el equilibrio adecuado entre la documentación necesaria y el esfuerzo a invertir, de manera que el resultado sea valioso, esencial y oportuno.
Reutilizar implica el uso repetido de recursos o entregables que tienen de alguna manera aspectos aprovechables para otros proyectos. Dentro de las múltiples funciones que puede realizar la PMO, se encuentra el gestionar de forma centralizada el repositorio de toda la documentación generada por los proyectos con el fin de mantenerlo disponible para referencia futura. Por tanto, la reutilización puede ayudar a ser más eficiente y no empezar cada proyecto con una página en blanco:
- Reutilizar documentación previa de proyectos similares, sobre todo si existe una trazabilidad clara de lo que se ha hecho, quién lo ha hecho y cuándo se ha hecho. Son muchos los beneficios que genera la transferencia efectiva de conocimiento en la gestión de proyectos dentro de la organización, ya que traza el camino hacia la mejora continua de las prácticas exitosas y hacia la predictibilidad para la toma de decisiones. Por supuesto, siempre debemos cumplir con los debidos acuerdos de confidencialidad de cada proyecto.
- Reutilizar plantillas y estándares bajo un enfoque de verdadera adaptación a la realidad de cada proyecto dentro de la organización.
- Reutilizar la experiencia colectiva y las lecciones aprendidas que forman parte de los activos de la empresa y que siempre nos ayudan a retroalimentarnos como equipo y como organización. Aprender de las oportunidades de mejoras ya detectadas en experiencias previas son una parte crucial del camino a transitar para lograr el éxito reiterado de los proyectos.
Reciclar significa utilizar los propios residuos como recursos que se convierten en materia prima para crear nuevos productos. Se espera que la PMO garantice la disponibilidad de entregables de proyectos previos que puedan ser útiles al reprocesarlos para optimizar y agilizar el trabajo en proyectos futuros.
- Reciclar, por ejemplo, en cualquier proyecto software, paquetes de código que puedan ser por un lado utilizables varias veces dentro de un proyecto e, idealmente, utilizables también en otros proyectos donde se puedan resolver casuísticas similares. Esto permite un aumento de la productividad de los proyectos, ya que se aprovecha el trabajo anterior, se economiza tiempo y se reduce la redundancia.
Sin embargo, la lista de las 3R es ampliable con otros conceptos que completan el pensamiento ecológico y el gerencial.
- Repensar y rediseñar: con este concepto se busca que nuestro proyecto sea desde su creación más eficiente e innovador, y sobre todo que esté muy centrado en la solución para el usuario o cliente final.
- Reeducar: buscar siempre la forma de ser más productivos en los proyectos, y el ser más eficiente implica hacer más con menos.
Si implementamos las 3R como un hábito en nuestro día a día y en nuestros proyectos, pronto veremos que ya será una forma de optimizar los recursos, el esfuerzo y la energía de la organización para crear valor para el cliente.
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Lourdes Medina 