Tropezar no es malo, encariñarse con la piedra sí

Uno de los desafíos de la PMO es gestionar las lecciones aprendidas del portafolio de proyectos de la organización. Todo depende del tipo de PMO que se haya implementado en la empresa y de las funciones que hayan sido establecidas para la Oficina de Proyectos, pero en términos generales, se espera que la PMO proporcione una mejor disponibilidad de información sobre las lecciones aprendidas en todos los proyectos, de manera de mejorar cada vez más los resultados del negocio. Son muchos los beneficios que genera la transferencia efectiva de conocimiento en la gestión de proyectos dentro de la organización, ya que traza el camino hacia la mejora continua de las prácticas exitosas y hacia la predictibilidad para la toma de decisiones. Evitar el impacto de ciertos errores nos ayuda a incrementar la productividad en los proyectos y a reducir los ciclos de vida de los proyectos dentro de la organización.

Ya casi estamos culminando el mes de enero del nuevo año 2019 y yo particularmente comencé muy activa, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Normalmente, el mes de enero nos invita a crear un ambiente de introspección que nos lleva a formularnos las metas y las prioridades para el año que inicia, y también nos convoca a reflexionar sobre todas aquellas cosas que podemos mejorar y que no hicimos bien en los meses anteriores. Nuestro día a día se nutre de variadas experiencias y situaciones ocurridas a lo largo del tiempo, está en nosotros aprender de cada una de ellas y sacar de cada mal momento una buena lección. No hay nada que nos enseñe más que equivocarnos, pero sólo si logras capitalizar la lección.

Las lecciones aprendidas pueden recolectarse en cualquier momento a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de hecho, en la guía del PMBOK se mencionan en todas las áreas de conocimientos y en todos los grupos de procesos. Cuando la PMO ejerce el monitoreo del repositorio de lecciones aprendidas de los proyectos, también es responsable de la consolidación de estos registros de lecciones aprendidas, y de la difusión de los siguientes elementos:

  1. Las cosas que el equipo y la empresa tienen que seguir haciendo: mejores prácticas.
  2. Las cosas que el equipo y la empresa necesitan cambiar o empezar a hacer: mejoras en los procesos.
  3. Las cosas que el equipo y la empresa necesitan eliminar: problemas e impedimentos.

La comunicación y difusión por parte de la PMO de estos cambios identificados y requeridos son actividades fundamentales con un alto grado de agregación de valor. Las lecciones aprendidas forman parte de los activos de la organización y siempre nos ayudan a retroalimentarnos como equipo y como organización. Aprender de las oportunidades de mejoras ya detectadas en experiencias previas son una parte crucial del camino a transitar para lograr el éxito reiterado de los proyectos.

En mi experiencia el gran reto que enfrenta la PMO en la recopilación, consolidación y diseminación de las lecciones aprendidas es lograr una comunicación efectiva sobre este tema a lo largo de toda la organización. Te propongo los siguientes tips:

  • Escuchar activamente lo que se nos está contando y dejar de un lado todo tipo de filtro personal para lograr objetividad.
  • Lograr empatía con nuestros interlocutores para poder identificar lo que realmente está pasando.
  • Poder capturar evidencias, tendencias y relaciones causa-efecto útiles para replicar en otros contextos y proyectos.
  • Involucrar a todos los interesados para discutir oportunidades de mejora, categorizando las lecciones aprendidas en varios ámbitos del proyecto.
  • Documentar las lecciones aprendidas con su contexto, antecedentes, descripción, y recomendaciones.

Cuando se cometen errores en los proyectos, recuerda que tropezar no es malo, pero encariñarse con la piedra sí.  Como dice la famosa canción:

“Una piedra en el camino
Me enseñó que mi destino
Era rodar y rodar…”

Solo agregaría a esta lírica que toca asegurarnos que no volvamos a tropezar con la misma piedra y que enfrentemos losnuevos desafíos y metas con mucho aprendizaje. 

Espero que este artículo te ayude a documentar y distribuir las experiencias vividas en los proyectos, de manera que esta información siempre nos recuerde los aspectos que se abordaron de manera correcta o como deberían enfrentarse en los proyectos futuros. 

Quiero desearle a toda mi red de contactos ¡una feliz y productiva semana!

PD: Gracias Isabela, mi amada hija , por ayudar con las ilustraciones.

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Nuestra Navidad necesita un equipo Scrum

En mi país, la Navidad se traduce en varias costumbres; entre todas, una de las más importantes es elaborar las hallacas. Se trata de un plato ancestral, que mezcla costumbres indígenas y tiene influencia europea. En su preparación, intervienen ingredientes variopintos: la harina de maíz; pigmentada con el onoto o achote, se mezcla con un guiso de cerdo y gallina. A su vez, estos sabores se salpican con aceitunas, uvas pasas, alcaparras, pimentón y cebolla. El detalle más llamativo, es que se cocina envuelta en una hoja de plátano, atada en forma de regalo.

La naturaleza de este plato es tan rica, que se ha convertido en la tradición venezolana más importante. Reunirse para hacer hallacas, es una costumbre muy bonita y yo la comparo al funcionamiento de un Equipo Scrum. Durante su elaboración, familias enteras y amigos se congregan y se dividen las tareas. Existen “puestos de trabajo”, donde cada participante tiene una función. La receta es laboriosa y demanda muchas horas e incluso días enteros de faena. Lo más significativo, es que todos colaboran y juntos logran la “mejor hallaca”, que se celebra durante toda la Navidad. Continúa leyendo Nuestra Navidad necesita un equipo Scrum

¿Qué está de moda en la Gerencia de Proyectos?

 

Son muchas las tendencias que se ponen de moda en varios ámbitos de nuestras vidas y profesiones. La gerencia de proyectos no escapa de esta realidad y  una pregunta que con frecuencia me hacen es: ¿Qué está de moda en gerencia de proyectos?

Esta pregunta tiene un gran trasfondo muy interesante, ya que toda empresa necesita que sus proyectos sean exitosos y que puedan formar parte de las tendencias que les permita tenerun elemento diferenciador en su negocio. No es solo un tema de moda, es la necesidad de conocer que representan hoy en día las corrientes que implican patrones de comportamiento populares dentro de la práctica de gerencia de proyectos.

¿Cuáles son las prácticas que pueden lograr una diferencia significativa en los resultados de los proyectos?

¿Qué está de moda en el mundo de la gerencia de proyectos y qué está haciendo mi entorno con sus proyectos?

El Pulso de la Profesión® 2018del PMI Next Practices | Maximizing the Benefits of Disruptive Technologies on Projects, reconoce que las organizaciones están trabajando en nuevas formas de implementar con éxito sus proyectos. Esta capacidad de pensar y actuar de manera diferente se ha convertido en un mayor punto de diferenciación para muchas empresas. Continúa leyendo ¿Qué está de moda en la Gerencia de Proyectos?

La Guía Práctica de Agilidad: recién sacada del horno.

Durante el mes de septiembre fue publicado el PMBOK® en su sexta edición. Hay cambios que destacan en esta nueva edición respecto a la anterior. En particular me encanta que se hayan incluido lineamientos y consideraciones específicas dependiendo del enfoque de implementación del proyecto, incluyendo entornos ágiles-adaptativos.

Junto con esta sexta edición del PMBOK®, también se ha publicado la Agile Practice Guide. El PMI reconoce que después de varios años sin actualizaciones relacionadas con las prácticas ágiles en los proyectos, era necesario esta publicación, dado el entorno de innovación disruptiva. En los próximos 5 a 10 años veremos cambios tecnológicos sustanciales y muchos de estos cambios ya están siendo llevados a cabo a través de proyectos corporativos de innovación y por eso toma mucha relevancia los entornos ágiles alrededor de la gerencia de proyectos.

Respecto a la Agile Practice Guide, la leí, la revisé y me pareció que tiene capítulos muy interesantes. Les quiero dar un resumen de los puntos que considero más relevantes en la guía practica de agilidad: Continúa leyendo La Guía Práctica de Agilidad: recién sacada del horno.

Si haces proyectos en el área de consultoría, este artículo te interesa

Consultoría se refiere a los servicios de asesoría destinados a permitir el cambio y la creación de valor para el cliente en el contexto de su entorno empresarial. Se trata de la práctica de creación de valor para las organizaciones, a través de un mejor desempeño, logrado mediante el asesoramiento objetivo y la implementación de soluciones prácticas. En otras palabras, los consultores debemos ayudar a las organizaciones a tomar decisiones e implementarlas mediante proyectos de la manera más efectiva y eficiente, mucho más de lo que irían por su propia cuenta.

Nos contratan con el fin de obtener un asesoramiento para lograr sus objetivos y beneficiarse de nuestra experiencia o conocimiento para generar valor a la organización través del proyecto. Para los que trabajamos en el área de tecnología, sabemos que los departamentos de TI de nuestros clientes tienen el gran reto de desplegar la mejor tecnología logrando la efectividad en el negocio y minimizando los costos. Muchas veces el presupuesto de la organización está dedicado al mantenimiento y soporte a los sistemas legados, y las nuevas implementaciones tecnológicas tienen presupuestos limitados, por lo cual debemos tener una gestión de proyectos muy rigurosa para evitar la prolongación de los proyectos.

Pero no todo el éxito depende de la firma consultora, existe una figura muy importante para el éxito del proyecto y para lograr los fines de la organización: el gerente de proyecto del cliente. La gerencia de proyectos queda representada por el gerente interno del cliente y un gerente de la firma consultora; ambos tienen plena propiedad del compromiso y la responsabilidad colectiva de entregar los resultados esperados. Continúa leyendo Si haces proyectos en el área de consultoría, este artículo te interesa

De Superman a La Liga de la Justicia

Superman apareció por primera vez en la tira cómica Action Comics n°1 en junio de 1938. Está considerado como el primer superhéroe y es visto como un ícono cultural estadounidense. El éxito inicial del personaje influenció la creación de varios personajes similares y así se creó a Batman en 1939, el Capitán América de Marvel y el Capitán Marvel de DC en 1940 y muchos más superhéroes que defendían la justicia.

De esta forma, el mundo empezó a disfrutar de los poderes y hazañas de cada superhéroe, conociendo las fortalezas de cada personaje. Aparecen también nuevos villanos alienígenas en la Tierra, enormemente poderosos que buscan poner en jaque la supervivencia de todo el planeta.

Lo cierto es que los héroes más grandes del mundo fueron incapaces de derrotar a esta amenaza alienígena de forma individual. Superman, el Detective Marciano, Flash (Barry Allen), Linterna Verde (Hal Jordan), la Mujer Maravilla, Aquaman, y Batman decidieron colaborar juntos como un equipo para derrotar a la invasión de Appelliax. Estos héroes entonces vieron que trabajando juntos como la Liga de la Justicia de América, trabajaban armoniosamente y que si bien como individuos ganaban algunas batallas, apoyándose en las fortalezas de otros superhéroes podían repeler la invasión extraterrestre.

Uno de los retos más importantes del gerente del proyecto no es solamente ser un gran líder del equipo, sino ser un gran creador de equipos que funcionen para el logro de los objetivos de los proyectos. Los equipos productivos y exitosos son aquellos que son capaces de mantener una dinámica positiva y unirse para lograr objetivos comunes. Continúa leyendo De Superman a La Liga de la Justicia

Mujeres Gerentes

Hoy 8 de marzo se conmemora el Día Internacional de la Mujer Trabajadora, conocido como Día Internacional de la Mujer. Es un reconocimiento a la lucha de la mujer por la igualdad de género en la sociedad.

Las estadísticas revelan que únicamente el 50 % de las mujeres en edad de trabajar están activas en la fuerza laboral, en comparación con el 77 % de los hombres[1]. En los últimos 20 años, la brecha la participación de la mujer se ha reducido en algunas regiones (por ejemplo, América Latina, el Caribe y en el sur de Europa), pero aún así, las mujeres tienen más probabilidades que los hombres de estar desempleadas o de contribuir con trabajos familiares, lo que implica que no tienen acceso a los ingresos monetarios. Continúa leyendo Mujeres Gerentes

Foco Estratégico del Gerente de Proyectos

Enlace de este artículo publicado en la revista de este mes (Marzo) del PMI Panamá.

Las organizaciones ejecutan proyectos con el fin de hacer cambios en el negocio con el objetivo de implementar sus estrategias y mejorar la eficiencia operativa. Estas mejoras en la organización se implementan a través de proyectos y programas que constituyen el portafolio de proyectos que la organización ha priorizado para mantener su ventaja competitiva. Continúa leyendo Foco Estratégico del Gerente de Proyectos

Lecciones aprendidas: lo que todos debemos saber sobre los proyectos

Cada día aprendemos algo nuevo, adquirimos conocimientos de algo por medio del estudio, el ejercicio o la experiencia. Como afirma el viejo adagio: “Mientras más vivo, más aprendo. Y cuanto más aprendo, más me doy cuenta de lo poco que sé”.

En el ámbito de la gerencia de proyectos, documentar las lecciones aprendidas es una de las mayores responsabilidades de un Gerente de Proyecto y de la PMO cuando un proyecto finaliza. Esta información nos ayuda a alcanzar un buen nivel de comprensión de los propios errores, capturando información histórica muy necesaria para estimar y mejorar en los proyectos futuros, y es la única forma de evitar que se repitan los mismos errores de manera reiterada. Continúa leyendo Lecciones aprendidas: lo que todos debemos saber sobre los proyectos