Gerencia de proyectos

A veces, los regalos más valiosos llegan en las circunstancias más complejas. Tras el difícil episodio del terremoto en Venezuela, la mentora Margarita Pasos tuvo un gesto extraordinario de solidaridad: abrir de manera completamente gratuita su curso de Inteligencia Emocional para toda la comunidad venezolana.

En mi caso, no pude haber recibido un obsequio más oportuno. Ese entrenamiento no solo fue un acto de empatía, sino una inyección profunda de optimismo y motivación. Me ayudó a transformar la incertidumbre en planes tangibles, metas priorizadas y una claridad de acción que me hacía falta.

Pero el movimiento genera movimiento, la acción genera más acción. Así que decidí dar el siguiente paso y me inscribí en el Bootcamp de Inteligencia Artificial de Verónica Ruiz del Vizo. Lo que no imaginé es que esta combinación secuencial —entrenar primero lo emocional para luego actualizarme en lo tecnológico— se convertiría en un verdadero boost de vitamina profesional. Ambas mentoras, con una visión estratégica muy clara, me han dado una sacudida que me ha activado en múltiples frentes a la vez.

Hoy quiero sentarme a compartirles lo que rescaté de estos dos mundos: las grandes lecciones de liderazgo emocional de Margarita Pasos y la visión de futuro tecnológico que me dejó Vero Ruiz del Vizo.

El curso de Margarita Pasos fue el catalizador que necesitaba. Su enfoque en las leyes mentales me obligó a confrontar una verdad ineludible: existen causas claras para el éxito y causas definidas para el fracaso.

En nuestro rol como líderes de proyectos, a menudo olvidamos que todo resultado exterior comienza con nuestro diálogo interno. Como bien se nos enseña, la persona con la que más hablamos en el día es con nosotros mismos, y de esa conversación depende nuestro bienestar y nuestra capacidad de logro.

Al revisar mis metas personales y profesionales bajo esta nueva luz, me di cuenta de cuántas restricciones nos autoimponemos por temor a escenarios catastróficos imaginarios. Aprender a apagar esa «mente emocional» y activar nuestro cerebro ejecutivo es lo que nos permite liderar con verdadera claridad nuestras vidas y profesión.

Esta regulación emocional cambió mi perspectiva del trabajo. Decidí aplicar esta inyección de abundancia y oportunidad directamente a mi pasión: la optimización de las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO), pero bajo una visión renovada.

Para que una PMO moderna genere valor real, debe ser flexible y enfocarse en acciones de alto impacto. El entrenamiento en Inteligencia Emocional me llevó a realizar un inventario implacable de mis actividades diarias, tanto personales como profesionales, aplicando cuatro filtros esenciales:

1. Eliminar: Descartar tareas que no aportan a los resultados estratégicos del negocio ni a mi bienestar personal.
2. Reducir: Acotar todo lo improductivo que solo genera ruido, consume tiempo y drena energía.
3. Delegar: Confiar en el equipo y apoyarnos en la tecnología. Así es como en la PMO moderna automatizamos lo repetitivo para liberar tiempo y conectar humanamente, y en lo personal debemos delegar para enfocarnos en lo que verdaderamente nos nutre.
4. Aprovechar: Entender y capturar cada momento y oportunidad para generar valor, optimizar y ser más productivos.

Con este enfoque, he podido redefinir mis metas de manera priorizada, diseñando planes de acción que no solo son realistas, sino profundamente motivadores.

Si la primera parada con Margarita Pasos me motivó a enfocarme en acciones de mayor impacto, el Bootcamp de Inteligencia Artificial de Vero Ruiz del Vizo fue el materializar ese aprendizaje en el mundo digital.

Les confieso algo: entre el foco de Margarita por la optimización de procesos y todos los tips que Vero nos dio… ¡crearon un monstruo! No he parado de aplicar, reprocesar y hacer pruebas de cada concepto en mi mundo de la gestión de proyectos y en mi vida personal.

Del bootcamp de Vero, me llevo tres revelaciones estratégicas que están redefiniendo por completo el estándar de excelencia de nuestros entregables con IA:

1. El «Human in the Loop» (El humano en el proceso): La IA es una herramienta extraordinaria, pero no tiene conciencia; lo que necesita es nuestro juicio de experto, criterio, contexto y experiencia para unir los puntos. En la PMO moderna, esto hace un clic perfecto. Una IA puede procesar millones de datos en segundos, pero jamás podrá transitar la cultura de una empresa, gestionar las emociones de un equipo en crisis o construir relaciones de confianza.
2. Criterios claros para apoyarnos en la IA: No podemos confiar ciegamente en todo lo que genera un algoritmo; de ahí la importancia del pensamiento crítico. La IA nos puede ayudar con tareas analíticas y de velocidad, como resumir minutas o limpiar bases de datos, pero hay decisiones estratégicas complejas, con variables culturales y sesgos emocionales, que no son delegables. El reto es saber exactamente dónde apoyarnos en la IA para ganar velocidad, y dónde intervenir con nuestro juicio de expertos para evitar errores costosos o alucinaciones del sistema.
3. La Era de los Agentes y las Misiones: Las plataformas de IA generativa han evolucionado para entender nuestro lenguaje natural en formato de misiones con contexto y datos. La verdadera revolución del 2026 que vimos en el bootcamp es la era agéntica: la capacidad de orquestar flujos autónomos de extremo a extremo sin supervisar cada micro-paso. Como dijo Vero: «Aquí ocurre la magia».

Esta doble inyección de energía me ha dejado una certeza absoluta: el verdadero poder de la tecnología no radica en automatizar, sino en liberar nuestro tiempo para ser más estratégicos.

Al delegar lo analítico y repetitivo en nuestro copiloto digital, abrimos espacio para lo verdaderamente importante: conectar con las personas, co-crear soluciones con nuestros clientes y construir relaciones basadas en la confianza, con nuestra inteligencia emocional en su máxima expresión.

Al final, este viaje que comenzó con la generosidad de Margarita Pasos y continuó con el flujo de innovación de Vero Ruiz del Vizo redefinió mis metas por completo.

La fórmula IE + IA me ha demostrado que el statu quo no es una opción. La mesa está servida y el futuro ya está aquí.

¿Y tú? ¿Estás listo para dar este «boost» de vitamina a tus metas y liderar la transformación en tu organización?

Nunca pensé al escribir hace apenas tres meses sobre Los Retos del 2020, que la tarea iba a ser tan grande, tan cercana y tan desafiante. El COVID-19 nos exige responder rápidamente a los cambios que estamos viviendo en nuestro entorno, nos impulsa a aumentar nuestra capacidad de adaptación y sobre todo nos reclama estar preparados para improvisar y responder en tiempo real.

Este artículo tiene el objetivo de recordar las habilidades y los conocimientos básicos que necesitan los gerentes de proyecto para hacer frente a esta crisis que inevitablemente está afectando a cualquier empresa u organización.

Es fundamental que comprendamos la diferencia entre la gestión de riesgos, la gestión de problemas y la gestión de crisis.

• El riesgo es un evento incierto que puede ocurrir o no, y si ocurre, impactará el proyecto de manera favorable o desfavorable.
• El problema, por otro lado, es un evento que ha impactado al proyecto y sus objetivos.
• Una crisis se produce cuando el daño del problema es sustancial y no estamos preparados.

Continúa leyendo Hecho en Cuarentena: Tecnicismos de la crisis para Gerentes de Proyectos

Uno de los desafíos de la PMO es gestionar las lecciones aprendidas del portafolio de proyectos de la organización. Todo depende del tipo de PMO que se haya implementado en la empresa y de las funciones que hayan sido establecidas para la Oficina de Proyectos, pero en términos generales, se espera que la PMO proporcione una mejor disponibilidad de información sobre las lecciones aprendidas en todos los proyectos, de manera de mejorar cada vez más los resultados del negocio. Son muchos los beneficios que genera la transferencia efectiva de conocimiento en la gestión de proyectos dentro de la organización, ya que traza el camino hacia la mejora continua de las prácticas exitosas y hacia la predictibilidad para la toma de decisiones. Evitar el impacto de ciertos errores nos ayuda a incrementar la productividad en los proyectos y a reducir los ciclos de vida de los proyectos dentro de la organización.

Ya casi estamos culminando el mes de enero del nuevo año 2019 y yo particularmente comencé muy activa, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Normalmente, el mes de enero nos invita a crear un ambiente de introspección que nos lleva a formularnos las metas y las prioridades para el año que inicia, y también nos convoca a reflexionar sobre todas aquellas cosas que podemos mejorar y que no hicimos bien en los meses anteriores. Nuestro día a día se nutre de variadas experiencias y situaciones ocurridas a lo largo del tiempo, está en nosotros aprender de cada una de ellas y sacar de cada mal momento una buena lección. No hay nada que nos enseñe más que equivocarnos, pero sólo si logras capitalizar la lección.

Las lecciones aprendidas pueden recolectarse en cualquier momento a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de hecho, en la guía del PMBOK se mencionan en todas las áreas de conocimientos y en todos los grupos de procesos. Cuando la PMO ejerce el monitoreo del repositorio de lecciones aprendidas de los proyectos, también es responsable de la consolidación de estos registros de lecciones aprendidas, y de la difusión de los siguientes elementos:

1. Las cosas que el equipo y la empresa tienen que seguir haciendo: mejores prácticas.
2. Las cosas que el equipo y la empresa necesitan cambiar o empezar a hacer: mejoras en los procesos.
3. Las cosas que el equipo y la empresa necesitan eliminar: problemas e impedimentos.

La comunicación y difusión por parte de la PMO de estos cambios identificados y requeridos son actividades fundamentales con un alto grado de agregación de valor. Las lecciones aprendidas forman parte de los activos de la organización y siempre nos ayudan a retroalimentarnos como equipo y como organización. Aprender de las oportunidades de mejoras ya detectadas en experiencias previas son una parte crucial del camino a transitar para lograr el éxito reiterado de los proyectos.

En mi experiencia el gran reto que enfrenta la PMO en la recopilación, consolidación y diseminación de las lecciones aprendidas es lograr una comunicación efectiva sobre este tema a lo largo de toda la organización. Te propongo los siguientes tips:

• Escuchar activamente lo que se nos está contando y dejar de un lado todo tipo de filtro personal para lograr objetividad.
• Lograr empatía con nuestros interlocutores para poder identificar lo que realmente está pasando.
• Poder capturar evidencias, tendencias y relaciones causa-efecto útiles para replicar en otros contextos y proyectos.
• Involucrar a todos los interesados para discutir oportunidades de mejora, categorizando las lecciones aprendidas en varios ámbitos del proyecto.
• Documentar las lecciones aprendidas con su contexto, antecedentes, descripción, y recomendaciones.

Cuando se cometen errores en los proyectos, recuerda que tropezar no es malo, pero encariñarse con la piedra sí.  Como dice la famosa canción:

“Una piedra en el camino
Me enseñó que mi destino
Era rodar y rodar…”

Solo agregaría a esta lírica que toca asegurarnos que no volvamos a tropezar con la misma piedra y que enfrentemos losnuevos desafíos y metas con mucho aprendizaje. 

Espero que este artículo te ayude a documentar y distribuir las experiencias vividas en los proyectos, de manera que esta información siempre nos recuerde los aspectos que se abordaron de manera correcta o como deberían enfrentarse en los proyectos futuros. 

Quiero desearle a toda mi red de contactos ¡una feliz y productiva semana!

PD: Gracias Isabela, mi amada hija , por ayudar con las ilustraciones.