Grandes Retos para el 2020

Tradicionalmente la gestión de proyectos nos hace pensar en términos de hacer un plan y luego ejecutarlo con la mínima de desviación. Sin embargo, en los entornos organizacionales VUCA donde tenemos ambientes turbulentos, esa fórmula de proyectos tradicionales ya no es tan efectiva ni eficiente. Es necesario responder rápidamente a los cambios constantes del entorno, con clientes cada vez más sofisticados, demandantes y con mayor conocimiento. Se requiere con mayor frecuencia ciclos de vida de proyectos más cortos y usuarios que requieren más opciones, mejor calidad, mayor rapidez y un precio competitivo para productos y servicios.

La incertidumbre puede representar una oportunidad inexplorada y el valor que puede producir un proyecto está muchas veces directamente relacionado con la mentalidad y comportamientos adaptativos para resolver un problema complejo. La incertidumbre también abre la puerta a nuevos descubrimientos e innovaciones, si se adopta un enfoque empírico.

Por tanto, los grandes retos para el 2020 nos exigen desarrollar la capacidad de responder de manera ágil y flexible para entregar valor gradualmente a un ritmo sostenible para lograr los objetivos finales de nuestros proyectos. A continuación, desgloso algunos retos a los que nos enfrentamos en los próximos meses para los que trabajamos en gerencia de proyectos y desde las Oficinas de Proyectos PMO.

Capacidad de adaptación

El futuro siempre ha sido impredecible y tratar de predecir el futuro de nuestros proyectos necesitará los datos históricos y un modelo probabilístico, pero nuevamente tendrá un elemento de riesgo e incertidumbre. Queremos predecir para tomar acciones, pero realmente debemos aumentar nuestra capacidad de adaptación a proyectos que cambian constantemente y a las alteraciones ambientales que interrumpen nuestros intentos de entregar valor con los proyectos. Para adaptarse, un gerente de proyectos y la PMO deben tener sus antenas sintonizadas a las señales de cambio del entorno externo, decodificarlas y actuar rápidamente para alinear o reinventar su modelo de entrega y sus procesos.

Capacidad de experimentación

El entorno, el mercado, los clientes, la competencia, nos están retando con una mayor capacidad de experimentación. Las organizaciones están llenas de requisitos emergentes y volátiles y el conocimiento se adquiere a través del constante aprendizaje y experimentación. Lo que no se puede deducir o pronosticar, a menudo se puede descubrir a través de la experimentación. Los gerentes de proyectos deben adaptarse e incorporar elementos de design thinking en sus proyectos y ampliar el alcance de su experimentación.

En entornos cada vez más acelerados y disruptivos, las metodologías y las estructuras detalladas de trabajo pueden volverse obsoletas, y a veces necesitamos una forma de alcanzar los objetivos de forma rápida e impredecible. En este nuevo mundo digital, donde el cliente está en el centro de cualquier nueva iniciativa, las empresas están adoptando design thinking para implementar fácilmente nuevas ideas, construir prototipos y experimentar cuando sea necesario.

No perdamos de vista que la experimentación constante necesariamente produce el fracaso. Las empresas adaptativas son muy tolerantes al fracaso formativo, y ese es parte del camino que debemos recorrer con los proyectos en el 2020.

Capacidad de movilización

Las organizaciones necesitan crear entornos que fomenten el flujo de conocimiento, la diversidad, la autonomía, la toma de riesgos, el intercambio y la flexibilidad para que prospere la adaptación. Los proyectos deben responder a estructuras simples donde se reemplacen los silos y funciones permanentes, con equipos que se comunican libremente y se agrupan según los objetivos del proyecto.

Los equipos de proyectos requieren estructuras organizacionales que los acompañen con una adecuada distribución del poder, de autoridad, y una cultura organizacional basada en tareas y resultados, con un poder igualitario, en donde los individuos tienen autoridad para resolver problemas y tomar decisiones para alcanzar los objetivos.

Capacidad de improvisación

La gerencia de proyectos debe estar preparada para improvisar y responder en tiempo real. También implica tomar decisiones extemporáneas durante la ejecución del proyecto.

La improvisación merece dos consideraciones importantes; la primera es la convergencia entre la desviación de un plan y la implementación de estas desviaciones durante el proyecto, y en segundo lugar concentrarse en dar el mejor valor agregado con los recursos que tenemos y esto nos lleva al concepto de “bricolage”.

El bricolage es poder trabajar con los recursos existentes en el entorno VUCA del proyecto y poder entrar en el juego para resolver rápidamente, a pesar de los cambios y vicisitudes. Son habilidades cada vez más importantes para un gerente de proyecto y si los gerentes de proyecto deben usar estas técnicas y estilos de trabajo, entonces la PMO necesita comprenderlos y poder monitorearlos. La realidad organizacional es que los recursos son finitos, los proyectos tienen recursos limitados para poder resolver y por tanto el reto es poder hacer lo mejor que podamos con las competencias que tenemos a mano para poder improvisar.

Entonces improvisación en el contexto de la gerencia de proyecto lo podemos ver como la innovación y ejecución concurriendo en el tiempo para resolver problemas que surgen en los proyectos. Esto implica menos tiempo entre el diseño y la implementación y más actividades de improvisación para generar valor.

Todo esto es muy difícil de asimilar, por lo menos para mí, porque culturalmente existe una gran contradicción entre lo que es el control y la improvisación. Muchos gerentes de proyectos somos partidarios de reconciliar las tensiones entre la demanda de los proyectos y las asignaciones de recursos, nos encanta controlar los planes y los cambios. Pero según lo que hemos enfrentado en los últimos tiempos, los proyectos se ejecutan en ambientes especialmente impredecibles y ambiguos, por tanto, nos toca adaptarnos, improvisar, movilizar, experimentar y ser muy creativos.

¡Les deseo éxito en todos sus retos para este nuevo año!