Como ya he mencionado con anterioridad, cada Oficina de Proyectos debe adaptarse a la necesidad y requerimientos de cada organización. Existen diferentes configuraciones de una PMO, es decir, en cada caso la PMO define sus respectivas misiones, metas y objetivos, así como como su estructura y forma de operar. Sin embargo, en todos los casos, lo primero que debemos hacer desde la PMO es generar valor para el negocio. La entrega de valor implica una PMO diseñada para asegurar el cumplimento de los beneficios esperados, asegurando el cumplimiento de las expectativas que justifiquen la inversión en la PMO. Vamos a revisar algunos posibles beneficios que puede entregar una PMO.
Supervisión de proyectos, programas y portafolio
La PMO tiene un papel muy importante en el control del flujo de información y es responsable de informar a la alta gerencia e interesados de forma eficiente sobre el estado de los proyectos y del portafolio. La expectativa en la mayoría de los casos respecto a una PMO es que proporcione informes ejecutivos sobre el rendimiento de los proyectos o programas a la alta dirección, que supervise el rendimiento del portafolio, que monitoree y controle el desempeño de los proyectos y en algunos casos que sea el ente que gestione los proyectos o programas dentro de la organización.
Para una organización este es un beneficio indispensable, poder monitorear y controlar sus proyectos e iniciativas para tener observación sobre tiempos, costos, calidad, riesgos y otras variables de los proyectos o iniciativas que emprende la organización y así, tener visibilidad del avance de los proyectos con información confiable. Esto permitirá tener agilidad en la toma de decisiones por parte de los interesados de cada proyecto, obtener alertas tempranas de los impactos y lograr un mayor compromiso organizacional con los resultados.
Práctica gerencial de proyectos / programas
La creciente tendencia en la gestión de proyectos es una revitalización de la disciplina en el contexto actual de los negocios. La gestión de proyectos toma un ámbito organizacional y está cada vez más enfocada a desplegar prácticas y procesos a nivel organizativo. Se espera que la PMO no sólo sea el ente especializado que cuente con técnicas y marcos de trabajos específicos de planificación, ejecución, monitoreo y control que se aplican a proyectos, sino que la PMO pueda desarrollar un proceso formal para hacer madurar las prácticas actuales de dirección de proyectos y apoyar la ejecución de tareas especializadas para gerentes de proyectos e incluso en algunos casos realizar auditorías en proyectos.
Estándares, Metodologías y Procesos
Uno de los grandes beneficios que se espera de una PMO es que ayude a mejorar la adherencia a los lineamientos, procesos y metodología. Se espera que la PMO proporcione metodología estandarizada de gestión de proyectos de acuerdo con las necesidades de la organización y con las mejores prácticas internacionales de gestión de proyectos, que defina las métricas y desarrolle y mejore los procesos en torno a la gestión de proyectos y programas.
Se espera que la PMO realice la generación, recopilación, seguimiento y acopio de los indicadores y métricas para los proyectos, programas y portafolio.
Estas métricas deben ser una medida del desempeño de los proyectos e indicar el comportamiento de los resultados en forma de tendencias, desviaciones, discrepancias y logros frente a los requerimientos de desempeño esperados por el negocio.
Gestión del cambio organizacional
Un beneficio de tener una PMO es que ofrezca apoyo o gestione el proceso de cambios organizacionales relacionados con los proyectos, incluyendo el manejo de resistencia al cambio, la gestión de los interesados y las comunicaciones relacionadas con cambios organizacionales.
Gobierno y gestión del desempeño
Un marco eficiente de gobierno ayuda a garantizar la alineación estratégica de la organización con las iniciativas corporativas y su realización, proporcionando una orientación, liderazgo y supervisión adecuados. En general, la PMO establece claramente y se centra en quién toma las decisiones (derechos de decisión y la estructura de autoridad), cómo se toman las decisiones (procesos / procedimientos) y los facilitadores de colaboración (confiabilidad, flexibilidad y control de comportamiento). La PMO establece alrededor de los proyectos el enfoque organizacional que establece un marco de toma de decisiones en diferentes niveles y para todas las unidades de negocios.
Herramientas de administración y soporte
Se espera que la PMO se apoye en la tecnología para hacer su trabajo más eficiente y efectivo. Esto incluye el aprovisionamiento, la implementación y soporte de herramientas de gestión de proyectos y sistemas de información en los temas relacionados con los proyectos, programas y portafolios. El beneficio esperado por la organización es contar con una PMO que implemente una gestión de proyectos con adopción a la tecnología, impulsada por la innovación, la agilidad y el pensamiento crítico, reforzada con los estándares, herramientas y tecnologías adecuadas.
Gestión del Conocimiento
La expectativa es que la PMO pueda transformar la información de los proyectos en conocimiento, y luego utilizar ese conocimiento consolidado en el aprendizaje colectivo en torno a los proyectos.
La PMO puede administrar las reuniones de lecciones aprendidas y/o retrospectivas, administrar la base de datos de lecciones aprendidas, gestionar documentación de los proyectos, gestionar contenido y colaboración entre proyectos, permitiendo eficiencia y ahorro de tiempo.
Alineación estratégica
Lo esperado es que la PMO impulse la planificación, el desarrollo y la asignación de proyectos para optimizar el uso eficiente de los recursos en el logro de los objetivos estratégicos de la organización. La expectativa es que la PMO pueda confirmar las prioridades estratégicas, alinear estrategia con iniciativas, priorizar la alineación estratégica y generar informes de portafolio respecto a la generación de valor y realización de beneficios. En algunos casos se espera que la PMO pueda participar en la planificación estratégica y brindar asesoramiento a la alta gerencia en la toma de decisiones.
Gestión del talento
La adecuada gestión de los recursos en los proyectos, incluyendo el desarrollo de las capacidades y competencias de recursos de un portafolio de proyectos permiten que la organización pueda ejecutar sus iniciativas estratégicas con los recursos correctos y de manera oportuna. Muchas veces se espera que la PMO no solo genere el beneficio de gestionar los recursos del portafolio de proyectos, sino que proporcione tutoría para los gerentes de proyecto, capacitación y desarrollo de competencias de gerencia de proyectos.
Es un gran reto para las Oficinas de proyectos satisfacer todas estas expectativas y por eso es vital la validación constante del cumplimiento de estas. Establecer una PMO no es solo para la creación de herramientas, plantillas, procesos y mejores prácticas, ese no es el propósito de la PMO. Esas funciones son necesarias y representan un medio para un fin, no el fin en sí. La PMO desarrolla sus funciones para garantizar una buena gestión de los proyectos, para facilitar el éxito del portafolio, para anticipar y disminuir los riesgos, y sobre todo para aumentar las posibilidades de la entrega del valor generado por los proyectos para el negocio. La generación de valor y la realización de beneficios debe ser el componente central de la gestión de la PMO.
Y tu, ¿cual otro beneficio de tener una PMO agregarías?
Lourdes Medina 