Consultoría se refiere a los servicios de asesoría destinados a permitir el cambio y la creación de valor para el cliente en el contexto de su entorno empresarial. Se trata de la práctica de creación de valor para las organizaciones, a través de un mejor desempeño, logrado mediante el asesoramiento objetivo y la implementación de soluciones prácticas. En otras palabras, los consultores debemos ayudar a las organizaciones a tomar decisiones e implementarlas mediante proyectos de la manera más efectiva y eficiente, mucho más de lo que irían por su propia cuenta.
Nos contratan con el fin de obtener un asesoramiento para lograr sus objetivos y beneficiarse de nuestra experiencia o conocimiento para generar valor a la organización través del proyecto. Para los que trabajamos en el área de tecnología, sabemos que los departamentos de TI de nuestros clientes tienen el gran reto de desplegar la mejor tecnología logrando la efectividad en el negocio y minimizando los costos. Muchas veces el presupuesto de la organización está dedicado al mantenimiento y soporte a los sistemas legados, y las nuevas implementaciones tecnológicas tienen presupuestos limitados, por lo cual debemos tener una gestión de proyectos muy rigurosa para evitar la prolongación de los proyectos.
Pero no todo el éxito depende de la firma consultora, existe una figura muy importante para el éxito del proyecto y para lograr los fines de la organización: el gerente de proyecto del cliente. La gerencia de proyectos queda representada por el gerente interno del cliente y un gerente de la firma consultora; ambos tienen plena propiedad del compromiso y la responsabilidad colectiva de entregar los resultados esperados.
La organización al contratar el proyecto pide a su gerente de proyectos velar para que el proyecto mantenga el vínculo con la estrategia corporativa y garantizar que el equipo interno y el equipo de consultoría trabajen integradamente en todas las actividades. El gerente de proyecto del cliente actúa como la interfaz del proyecto con la organización y con el equipo de consultoría. Es el encargado de la presentación de informes de estatus y de cuidar en todo momento el logro de los objetivos del proyecto.
Los gerentes de proyecto de los clientes desempeñan un papel trascendental en la ejecución de los proyectos, con distintas responsabilidades y competencias. Ellos entienden la dinámica de la organización y las expectativas de los interesados del proyecto, por lo cual es fundamental trabajar en conjunto para hacer el impacto correcto. Es nuestra labor como gerente de la firma consultora lograr el trabajo en equipo y que nuestra contraparte interna tenga el sentido de pertenencia y responsabilidad que se necesita siempre entre socios genuinos. Entre las responsabilidades fundamentales del gerente de proyecto del cliente menciono algunas muy relevantes en este contexto:
- Dirigir la relación con la organización de consultoría para garantizar un mensaje coherente y evitar problemas y cambios innecesarios.
- Realizar informes internos al patrocinador y a otros interesados para asegurarse de que la organización está informada del progreso.
- Responder las dudas e inquietudes que se generan en torno al proyecto asegurando un mensaje consistente.
- Mantener el contrato comercial con la firma consultora, monitoreando el logro de hitos en conformidad con los términos del contrato.
- Garantizar que los beneficios del proyecto se realicen.
- Gestionar el contexto estratégico para asegurar que los supuestos, las bases y la estrategia de la empresa estén alineados con las acciones ejecutadas en el proyecto.
- Gestionar el entorno de la organización cliente para asegurar que el equipo de consultores tenga las interacciones adecuadas dentro de la organización.
En los proyectos contratados a una firma consultora los plazos son cortos, pero las expectativas son altas y nuestro enfoque siempre debe ser trabajar interactivamente con nuestros clientes, ganando su confianza en cada paso que damos. Entre las competencias que debe tener el gerente del cliente menciono algunas que considero fundamentales:
- Tener la autoridad apropiada dentro de la organización y el apoyo total del patrocinador del proyecto.
- Tener habilidades de comunicación; como gerente de proyecto es esencial comprender y visualizar todo el panorama del proyecto y transmitirlo eficazmente a todo el equipo y a la organización.
- Estar comprometido con el proyecto y establecer un objetivo común para todos los integrantes, de manera que todos entiendan que sus acciones tienen un resultado y un impacto sobre el proyecto.
- Ser proactivo, sin duda es una competencia que no puede faltar en este rol. En el mundo de los servicios de TI, la velocidad para resolver es definitivamente una fortaleza. Por lo tanto, cada vez que se plantea un problema, el gerente del proyecto interno debe actuar en el menor tiempo posible.
- Trabajar en equipo, logrando que en su organización se mantenga una dinámica positiva en torno al proyecto y todos enfoquen sus acciones para lograr objetivos comunes.
- Tener la mente abierta y actitud de adopción de cambios, de manera de aceptar las soluciones consultivas aunque impliquen una ruptura con lo que se venía haciendo.
- Escuchar y sobre todo escuchar atentamente lo que no se dice y es necesario para la organización.
Sobre este tema es mucho lo que podemos hablar y disertar, pero el mensaje clave que deseo transmitir es que debemos sensibilizar a nuestros clientes sobre la importancia de la correcta asignación de su gerente de proyectos. ¡Te deseo un feliz inicio de semana!
Lourdes Medina 