La gestión del portafolio de proyectos es una disciplina esencial para cualquier organización de TI. Su objetivo es ayudar a la unidad de TI a obtener el máximo provecho de sus presupuestos, sensibilizando a los directivos del negocio sobre los retos de la eficacia del portafolio de proyectos, mediante la adecuada y sistemática priorización de la iniciativa de TI para asegurar que los proyectos correctos sean los que se implementen y lograr una alineación satisfactoria entre distribución de las inversiones en TI y los objetivos empresariales.

El reto que enfrentan los departamentos de TI es administrar el portafolio de aplicaciones de la empresa, manteniéndose a la vanguardia de la tecnología y la innovación, a la par de minimizar los costos y mantener la rentabilidad del negocio.

La gestión estratégica del portafolio de TI se enfoca principalmente en la alineación de los proyectos tecnológicos y el conjunto de aplicaciones para dar soporte al negocio en la ejecución de la estrategia empresarial. La gestión del portafolio de TI puede considerarse como:

 1) Procesos y un marco de trabajo para planificar, crear, evaluar, seleccionar, balancear y comunicar la ejecución del portafolio de proyectos. Al principio del proceso las inversiones de bajo valor agregado se identifican y se toman medidas para reasignar los recursos a prioridades más críticas.

2) Herramientas que analizan la información, los costos, los riesgos, los beneficios, la arquitectura, los requerimientos y la alineación con los objetivos estratégicos y empresariales. Con las herramientas adecuadas la gestión del portafolio ayuda a comunicar y mejorar la comprensión de la dirección estratégica de TI, mediante una clara visibilidad del portafolio de proyectos y de informes fácilmente accesibles a los ejecutivos y la alta dirección para la toma de mejores decisiones de negocio basadas en información oportuna.

3) Gobernabilidad empresarial que define los criterios y las directrices para la toma de decisiones y para la rendición de cuentas. La alineación y el equilibrio se logran rápidamente. Por ejemplo, los departamentos de TI tienen estratégicamente alineados cómo los recursos económicos, tecnológicos y humanos se asignan a los proyectos.

 El negocio y la tecnología se han vinculado de manera inseparable y deben colaborar estrechamente, compartir enfoques y proporcionar una visión y mejoras continuas a la empresa. Dentro del alcance del portafolio de TI[1] , existen aplicaciones e iniciativas que permiten a las empresas las innovaciones tácticas digitales; por otro lado, existen proyectos e infraestructura enfocadas a las innovaciones estratégicas digitales; finalmente, el desafío de la transformación digital del negocio implica que los activos, recursos, personas, información, procesos, servicios, programas, etc., estén alineados a priorizar los componentes del portafolio de proyectos de TI, permitiendo la ejecución de la estrategia de negocios a corto, mediano y largo plazo.

Entre los principios que rigen la gestión del portafolio de TI podemos resaltar la recopilación de información de la fuente correcta y en perspectiva cruzada, la eliminación de redundancias, la flexibilidad para adaptarse al entorno empresarial cambiante y la institucionalización de la mejora continua. Aspectos igualmente críticos son la simplificación de los procesos de negocio y la consolidación o virtualización de la infraestructura.

No hay una sola manera correcta de implementar la gerencia de portafolio. Todo va a depender de las circunstancias y/o del cliente. Muchas organizaciones no tienen claro por dónde empezar a poner en práctica la gestión de portafolio y esta preocupación puede estar estrechamente relacionada con los niveles de madurez exhibidas por las áreas de gestión de proyectos. Si quieres saber un poco más del tema te invito a leer el artículo Enfoques de Implementación de la Gestión de Portafolios de Proyectos.

[1] Bryan Maizlish and Robert Handler, IT
Portfolio Management Step-by-Step, Unlocking the Business Value of Technology