La Eficacia del Portafolio de Proyectos

Cuando se implementa la gerencia de portafolio, uno de los objetivos fundamentales es la alineación de la ejecución con los objetivos estratégicos y asegurar la priorización de los proyectos según lo requiera el negocio y los cambios del entorno.

Las empresas deben asegurarse con una gestión profunda y con procesos sencillos que se genere valor por cada centavo y minuto que se invierte en los proyectos y las iniciativas del portafolio. Mediante la gestión de portafolio se identifican las prioridades de los proyectos a ser ejecutados por la empresa, se toman las decisiones de inversión, se asignan los recursos y se monitorea el desempeño del portafolio de proyectos con el fin de asegurar la generación de valor para el negocio.

La generación de valor del portafolio de proyectos empieza por los procesos de selección, evaluación y priorización de los proyectos en el portafolio, garantizando que los proyectos que se van a ejecutar están alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. Una vez que tenemos los proyectos seleccionados, necesitamos justificar la inversión del proyecto, involucrando a todos los interesados y sentando las bases para la alineación de los proyectos durante todo el ciclo de vida del proyecto. Nuestro punto de partida para asegurar la generación de valor es trabajar en la eficacia del portafolio de proyectos, hacer las cosas que hay que hacer, seleccionar y priorizar los proyectos correctos para el negocio.

Los procesos de definición y optimización de un portafolio de proyectos implican una serie de pasos tales como identificar, categorizar, evaluar, seleccionar, priorizar y balancear.

 Una vez los componentes de un portafolio de proyectos son identificados, el paso siguiente es categorizarlos. La categorización de proyectos es una tarea altamente estratégica, ya que las categorías son definidas en base a los lineamientos estratégicos. Dentro de las categorías, se reúnen a varios proyectos o programas de características y/o objetivos similares. Las categorías tienen a su vez subcategorías (más específicas). El objetivo de categorizar los proyectos es poder hacer una priorización y balance entre componentes similares de portafolio y facilitar la comparación y toma de decisiones.

Para evaluar los componentes del portafolio se deben definir los criterios de evaluación de cada proyecto. La evaluación debe hacerse de una manera formal, ordenada y estructurada para la identificación y selección de proyectos con el fin de maximizar el valor del portafolio mediante el examen cuidadoso de los proyectos y programas a ser ser incluidos en el portafolio, y mediante la exclusión a tiempo de los proyectos que no cumplan con los criterios. Algunos ejemplos de criterios de evaluación son: beneficios financieros, beneficios no financieros, nuevos mercados, crecimiento del mercado, dependencia con otro proyecto, urgencia, etc.

A los criterios de evaluación se les asigna un peso porcentual para determinar la importancia relativa de cada criterio en la selección. Basados en estos criterios se hace un listado con todos los componentes evaluados, de manera de hacer un selección bajo un criterio de puntación predefinido.

Una vez el portafolio está definido se debe proceder a optimizar el portafolio. Optimizar el portafolio implica priorizar y balancear los componentes seleccionados, consiste en crear el conjunto de componentes del portafolio (portafolio mix) que tiene el mayor potencial colectivo para acometer los objetivos el negocio. El proceso de priorización se basa en varias métodos como por ejemplo el método de Proceso Analítico Jerárquico (AHP por su siglas en inglés) basado en comparaciones por pares de las alternativas en función de su rendimiento relativo frente a los criterios. Otros métodos de priorización pueden estar basados en una puntuación numérica a criterios y alternativas basadas en juicios y evaluaciones individuales como el método de Kepner Tregoe.

Optimizar el portafolio de proyectos es un proceso continuo que involucra la revaluación de los componentes y de los pesos para los criterios. Incluso la revaluación de los criterios los cuales pueden cambiar. Una vez que los componentes están priorizados es necesario balancear el portafolio evaluando los riesgos del portafolio basados en el perfil de riesgo de la organización y en la capacidad de los recursos (tecnológicos, humanos, activos) para acometer las iniciativas del portafolio. La optimización del portafolio, supone hacer una correcta ponderación del riesgo para cada proyecto, con el fin de seleccionar la combinación óptima de estos proyectos en función del valor que aportan en conjunto para el negocio.

Y el portafolio de proyectos de tu organización, es eficaz?