¿Cuándo se puede considerar realmente exitoso un proyecto?

Muchas veces el éxito de los proyectos es cuestionado. Muchos profesionales afirman que si el proyecto se completa según el cronograma, dentro del presupuesto y con el alcance total previsto, debe ser considerado un éxito. Otros hablan del criterio de la calidad del entregable del proyecto para ser considerado un éxito. En mi opinión el criterio que establece que los proyectos exitosos se realizan en tiempo, en presupuesto y con la calidad necesaria pierde vigencia sin la complementariedad de la generación de valor y beneficios tangibles para el negocio, entre otras variables.

Existe un consenso de que hoy en día el éxito del proyecto se mide por el valor agregado que aporta a la organización y precisamente uno de los problemas que enfrenta la gerencia de proyectos es que por lo general los proyectos comienzan sin una idea muy clara de cuanto valor aportan para el negocio y cual es el retorno de esa inversión.

En los proyectos tecnológicos, que es el área en la cual me desempeño, ya no solo debemos medir los criterios tradicionales durante la gestión del proyecto, sino criterios actuales como el valor de la inversión, la alineación del proyecto con la estrategia corporativa, la capacidad de evolución de la solución, la experiencia del usuario, el uso adecuado de tecnologías actualizadas, entre otros.

En el contexto de los proyectos tecnología según la consultora Standish Group, durante la gestión de los proyectos TI se deben aplicar otros criterios para determinar su éxito, además de los indicadores tradicionales de tiempo y coste, como son el grado de utilización del sistema o servicios, el impacto y beneficio del proyecto sobre el aumento en la eficiencia de la empresa por dar un ejemplo. En el informe realizado por Standish Group se pone de manifiesto que tras analizar a todos los involucrados (gerentes de proyecto, sus equipos, patrocinadores del proyecto, altos ejecutivos y usuarios), los tres criterios principales por los que estos juzgaban el éxito de un proyecto TI fueron producto, uso y valor, respectivamente[1].

A veces los gerentes de proyecto y los miembros de sus equipos parecen estar más preocupados por los tiempos y el presupuesto, mientras que los usuarios están más preocupados por su experiencia al usar el sistema tal y como se está diseñando. Muchos de nosotros hemos estado en proyectos TI que gozan de indicadores con buena salud en relación al costo y a los tiempos y al final nadie usa la aplicación o el software que se implementó. Por esta razón es necesario definir y revisar las metas y criterios de éxito al inicio del proyecto y durante la ejecución y comunicarlo a todas las partes involucradas. En este sentido, es necesario que en las organizaciones exista una conciencia clara por parte del equipo ejecutor de cómo saber si su labor es exitosa o no, y de esta manera garantizar que a lo largo del ciclo de vida del proyecto las acciones estén orientadas hacia el éxito del proyecto.

Si nos enfocamos en el valor empresarial que genera un proyecto, muchas veces puede que el impacto de un proyecto no se aprecie hasta cierto tiempo después de que se complete la implantación. Cuando el resultado del proyecto es transferido a la operación es precisamente cuando se crea ese valor organizacional y todos los esfuerzos deben estar orientados a la creación de ese valor esperado. En la ejecución del día a día se debe medir el valor entregado por los proyectos y programas; es necesario validar y justificar la inversión realizada e intervenir en caso de que sea necesaria una rectificación. Adicionalmente es importante asegurar que en las operaciones se desarrollen competencias alineadas con la posición competitiva que la organización busca para maximizar su valor.

De acuerdo con las investigaciones de EIU (Economist Intelligence Unit), solo el 34 % de las organizaciones trasladan la data en métricas ROI sobre el retorno sobre las inversiones y objetivos de sus proyectos[2]. Si hablamos entonces de éxito de los proyectos es imperativo medir el grado de contribución a la ejecución estratégica de cada iniciativa que se ejecuta en el portafolio de proyectos de la organización.

Para concluir, se puede decir que no existe una receta única o estándar para medir el éxito del proyecto. Sin embargo, podemos establecer que siempre el éxito de un proyecto está en función del valor del negocio que se realiza con el proyecto. Como siempre dejo una pregunta para reflexionar:

¿Y en tu organización, los proyectos generan valor para el negocio?

[1] http://www.computerworld.es/archive/los-criterios-para-el-exito-de-un-proyecto-de-ti

[2] The Power of Portfolio Management, a synthesis of successful organizational practices in portfolio management, done in collaboration with Deloitte 
November 2015