Síntomas de la necesidad de una PMO

Muchas veces nos preguntamos porque necesitamos una PMO (Oficina de Proyectos) en la organización. Muchas veces no tenemos claro como la PMO puede ayudar a mejorar los resultados del negocio y casi siempre existe la duda si realmente una PMO genera valor a la alta dirección empresarial.

A lo largo de mi experiencia en la dirección de proyectos de tecnología y en el mundo de la consultoría, son muchas las organizaciones que deciden implementar proyectos de TI, iniciativas, mejoras tecnológicas o simplemente tareas. No todos estos “proyectos” necesitan un gerente de proyectos certificado PMP, ni procesos rigurosos en dirección de proyectos. Todo dependerá del tipo de proyecto, de su complejidad, impacto, alcance, etc. Pero aún así, ¿necesitamos una PMO? Con frecuencia encontramos proyectos de transformación de negocio que impulsan el éxito estratégico, compitiendo por recursos con iniciativas del día a día necesarias para asegurar la operación del negocio. Ambos son vitales para el éxito del negocio, pero requieren diferentes enfoques de gestión. Lo que si tienen en común todos los proyectos que se ejecutan en la organización es que necesitan alguien que supervise el trabajo y que se asegure de que el trabajo se haga de la manera más eficaz y eficiente.

La generación de valor es la palabra clave de la PMO, las organizaciones necesitan que el trabajo se haga. Las organizaciones invierten recursos y tiempo en proyectos formales y en iniciativas que muchas veces se quedan en el olvido, rezagadas, engavetadas o simplemente sin el avance o resultado esperado. La PMO permite que los proyectos de la organización sean priorizados, dirigidos, supervisados y haya un reporte sistemático sobre le ejecución de los proyectos.

Cuando preguntamos sobre los objetivos de una PMO, las respuestas más comunes giran en torno a crear normas, procesos, plantillas, herramientas, gobernabilidad, supervisión, etc. La creación de herramientas, plantillas, procesos y mejores prácticas, no es el propósito de la PMO. Son un medio para un fin, no el fin en sí. La PMO desarrolla todo este marco de trabajo para garantizar una buena gestión de los proyectos, que facilite el éxito de los mismos, que anticipe y disminuya los riesgos, y sobre todo que aumente las posibilidades de la entrega del valor generado por los proyectos para el negocio. La generación de valor y la realización de beneficios debe ser el componente central de la gestión de proyectos y programas para la PMO.

Algunos síntomas o señales que indican que necesitas una PMO o madurar su nivel dentro de la organización son los siguientes:

• Los gerentes de proyectos luchan por la asignación de recursos para sus proyectos.
• No existe un marco de trabajo que englobe normas, procesos, metodologías, plantillas, estándares y prácticas recomendadas de gerencia de proyectos.
• Los proyectos están atrasados y / o por encima del presupuesto y / o no entregan el alcance total prometido.
• No existe una unidad organizacional que cuide y garantice que la organización promueva los habilitadores organizacionales necesarios para el desarrollo de las prácticas de gerencia de proyectos, programas y portafolios.
• Las prioridades de los proyectos cambian con frecuencia sin un proceso que gobierne la decisión.
• No existe una visibilidad global de la salud de los proyectos y de los indicadores claves para los directivos.
• Los altos directivos tienen autoridad para aprobar y cancelar proyectos de manera unilateral.
• Los proyectos se inician tan pronto como sean aprobados por los altos directivos, sin que exista la diligencia debida para iniciar el proyecto o independientemente de la disponibilidad de recursos.
• Incluso si se implementa la idea estratégica, la empresa a veces no logra la mejora esperada.
• No hay portafolio que vincule a todos los proyectos de la organización con el plan estratégico corporativo.
• Los proyectos se ejecutan y no se mide ni se percibe el valor y beneficios que aportan a la organización.

Y en tu organización: ¿Cómo están estos síntomas? ¿Se percibe el valor generado por la PMO?