Valor: palabra clave para la PMO

Las Oficinas de proyectos PMO están siendo cuestionadas continuamente por los niveles directivos. De acuerdo con ESI INTERNATIONAL 2015- GLOBAL STATE OF THE PMO, el 72% de los encuestados afirmó que la PMO es puesta en duda permanentemente por parte de la alta dirección.

Las tres principales razones para impugnar el establecimiento de la PMO son:

• Falta de valor percibido (44 %)
• Falta de madurez en gerencia proyecto/programa en la organización (41 %)
• Falta de apoyo de la dirección (32 %)

Muchas veces el éxito de los proyectos es cuestionado. El criterio que establece que los proyectos exitosos se realizan en tiempo, en presupuesto y con la calidad necesaria pierde vigencia sin la complementariedad de la generación de valor estratégicos y beneficios tangibles para el negocio, entre otras variables. El valor de la PMO consiste en garantizar una buena gestión de los proyectos, que facilite el éxito de los mismos, que anticipe y disminuya los riesgos, y sobre todo que aumente las posibilidades de la entrega del valor generado por los proyectos para el negocio.

Todo inversionista, junta directiva o director autoriza la realización de un proyecto esperando un retorno en esa inversión (ROI). La generación de valor y la realización de beneficios debe ser el componente central de la gestión de proyectos y programas para la PMO. Es el medio para determinar el ROI no solo de los proyectos, sino de la misma PMO. Las oficinas de proyectos deben tener algo muy claro: el valor de la PMO para los directivos, depende del valor que genere el portafolio de proyectos para el negocio. En este sentido, recomiendo tres pasos cíclicos, que constantemente debemos validar para mantener la PMO viva y exitosa:

Identifica el valor para el negocio: determinar cual es la propuesta de valor de la PMO, de manera que los proyectos, programas y el portafolio puedan producir los resultados estratégicos esperados. Valida las expectativas con todos los directivos involucrados.

Muestra el valor de la PMO: enfócate en generar los beneficios esperados y determina el impacto de la PMO en el negocio, en términos de reducción al mínimo de los riesgos y maximizando la oportunidad de obtener beneficios reales y constantes. Asegúrate que estos beneficios estén alienados con la estrategia y enfocados en los objetivos del negocio, como por ejemplo disminución de costos o incremento en la eficiencia. Distingue muy bien el entregable de cada proyecto y determina como este contribuye con los objetivos estratégicos. Una vez más, valida las expectativas con todos los directivos involucrados.

Sostenibilidad de la generación de valor: Lo que hoy puede ser clave para el negocio, tal vez mañana no lo sea. Asegúrate de que todo proyecto o programa genera beneficios, crea valor y está alineado con los cambios estratégicos. Toma decisiones firmes en caso de necesitar ajustes. Una vez más, valida las expectativas con todos los directivos involucrados.

Con estas recomendaciones, aseguramos el apoyo directivo y comunicamos constantemente el valor de la PMO. Si quieres ser exitoso con la PMO, enfócate en la propuesta de valor de la PMO e involucra a todos los interesados, patrocinadores ejecutivos y directivos para garantizar el compromiso y el apoyo significativo para el portafolio de proyectos y la PMO.