La Entrega de Valor de los Proyectos ERP

Si hay algo que tienen en común la gerencia de un proyecto, de un programa o de un portafolio ERP, es que su éxito es proporcional al valor generado por sus entregas.

Todos proyectos, programas y los portafolios deben ser considerados una inversión, donde se espera un retorno y un valor a cambio del esfuerzo ejecutado. En muchos casos este valor no es solo financiero, puede ser ahorro en costos, satisfacciónón de los clientes, satisfacción de los empleados, nuevos ingresos, conformidad regulatoria, etc ; lo importante es que el valor generado este alineado con la estrategia del negocio.

Son pocas las empresa que no tienen dentro de sus portafolios de tecnologías, la implementación, actualización o mantenimiento de un sistema ERP. La mayoría de las organizaciones se preocupan por obtener y demostrar el valor de negocio de sus inversiones tecnológicas. Sin embrago, las estadísticas[1] demuestran que son muy pocas las que se ocupan de gestionar a generación valor y la realización de los beneficios y se preguntan, muchas veces sin respuesta, si fue una buena decisión ejecutar ese proyecto ERP.

Frecuentemente tenemos un portafolio con proyectos ERP que se ejecutan en tiempo, alcance y prepuesto según el plan, pero al final no entregan lo esperado por la organización. El desafío actual es mantener una gestión constante sobre los beneficios empresariales y el valor para el negocio a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde su concepción en el portafolio hasta el cierre. A continuación presento algunas recomendaciones para gestionar el valor en los proyectos ERP:

• Comprender el valor potencial de un proyecto desde que es considerado en el portafolio de proyectos.
• Justificar la inversión en el proyecto con un caso de negocio.
• Determinar del valor en el proyecto durante la fase de preparación y lo que se requiere para obtener los resultados esperados.
• Aumentar el enfoque en los requisitos de negocio y su alineación con la estrategia del negocio, independientemente de cual sea la metodología de implementación del ERP.
• Diseñar las soluciones basadas en la realización del valor.
• Medir el progreso y el éxito basado en el valor , además de indicadores de presupuesto, alcance y tiempo.
• Auditar el valor durante la configuración o desarrollo.
• Demostrar un valor empresarial tangible después de la implementación y durante al operación del sistema.
• Involucrar a todos los interesados, patrocinadores ejecutivos y directivos para garantizar compromiso y retroalimentación en todas las fases del proyecto.

Al considerar la implementación de un sistema ERP, las organizaciones son conscientes de los costos de licencias , de consultoría y otros costos asociados. Por otro lado, también evalúan los proyectos ERP basados en el valor empresarial esperado, tomando en cuenta las soluciones que aportan a muchos problemas, sobre todo los beneficios de integración al sustituir múltiples sistemas legados. Se crea un road map de las iniciativas relacionadas con el ERP en los siguientes tres a cinco años, basado en el valor y en los criterios de priorización según la estrategia corporativa. En mi experiencia las iniciativas de actualización ERP siempre son prioritarias para el negocio, de ahí la importancia de demostrar la generación de valor y justificar la inversión con un buen caso de negocio.

Espero este artículo te sea de utilidad si estás pensando implementar un sistema ERP, si estás en medio de una implementación e incluso si ya lo tienes implementado y estás en la fase de la mejora continua y soporte.

[1] Bill Swanton, Lucie Draper, How Do You expect to get value From ERP if You Don’t measure it?, Gartner Inc, February 2010.