Enfoques de Implementación de la Gestión de Portafolios de Proyectos

La gestión de un portafolio de proyectos es la gestión eficaz y centralizada de proyectos, programas y operaciones con el fin de alinearlos con la estrategia empresarial y generar  valor para la organización. Mediante la implementación de la gestión de portafolio, se identifican las prioridades de los proyectos y programas, se toman las decisiones de inversión, se asignan los recursos y se monitorea el rendimiento global del portafolio de proyectos.

Muchas organizaciones no tienen claro por dónde empezar a poner en práctica la gestión de portafolio y esta preocupación puede estar estrechamente relacionada con los niveles de madurez exhibidas por las áreas de gestión de proyectos.

No hay una sola manera correcta de implementar la gerencia de portafolio. Todo va a depender de las circunstancias y/o del cliente. A continuación explico tres enfoques que puede ser considerados a la hora de una implementación de gerencia de portafolio de proyectos:

Big Bang

La implementación de la gerencia de portafolio es vista como un cambio en el negocio y esta planeada con un caso de negocio y un modelo operacional futuro. En este caso, es muy probable que la implementación de la gerencia de portafolio sea una decisión tomada por la junta directiva y/o los altos niveles ejecutivos de la empresa.

En este enfoque de implementación, existe una madurez sostenida de gerencia de portafolio dentro de la organización, un alto nivel sistemático de ejecutar los proyectos y los programa, existen procesos de formulación estratégica y el ambiente organizacional es relativamente estable. Hay una serie de iniciativas que se gestionan bajo un esquema multi-proyectos y muy probablemente existe un PMO con una practica gerencial de alto nivel que da soporte a los proyectos, pero necesita mejorar el aspecto de alineación con el negocio y la optimización de asignación de recursos al portafolio. Ahora el reto es cambiar la forma de pensar de la organización hacia un enfoque estratégico con acciones enfocadas para que la PMO se eleve a un nivel estratégico, alineando la ejecución con los objetivos estratégicos y asegurando la priorización de los proyectos según lo requiera el negocio y los cambios del entorno.

Evolutivo

Es un enfoque incremental, ideal para las organizaciones con mucha necesidad de tener algún tipo de progreso lo antes posible. Por lo general este enfoque encaja en organizaciones donde la estrategia es emergente, para organizaciones con menos madurez en gerencia de proyectos y con ambientes menos estables. Se gestionan varios proyectos simultáneamente y se puede hablar de un portafolio empresarial. En este caso, la PMO necesita mejorar ciertos aspectos de su práctica gerencial, mejorar su estructura y herramientas para asegurar la correcta supervisión del portafolio de proyectos. Bajo este enfoque, una de las victorias tempranas de la implementación de la gerencia de portafolio, es proveer alta visibilidad de los proyectos, con indicadores claves que sitúen a los directivos fácilmente en cuanto a presupuestos, riesgos de ejecución, la salud de los proyectos y   los retornos de las inversiones del portafolio.

Ad hoc

Es un enfoque basado en los descubrimientos, sin un plan maestro detallado, pero con hitos que cumplir. Es aplicable cuando hay poca madurez en temas de gerencia de proyectos en la organización, cuando no hay una práctica sistemática de gerencia de proyectos y son muchas las oportunidades de mejoras a nivel estratégico. Debe existir un gran compromiso por parte de la gerencia media y alta de la organización. En este caso se deben madurar muchos conceptos básicos de gerencia de proyecto, y se recomienda hacer un portafolio piloto para la organización. Es necesario desde el inicio incluir ciertos elementos de gestión de portafolio de proyectos, específicamente con procesos muy sencillos, que permitan priorizar la asignación de sus recursos, y ejecutar los  proyectos efectiva y eficientemente.