La semana pasada leí el artículo de Antonio Nieto titulado, «A business guide to project portfolio management» y comparto con el autor la opinión de que la mayoría de los ejecutivos de las organizaciones no tienen un claro entendimiento de que es la gestión de portafolios de proyectos (PPM) y de los beneficios que puede aportar a su negocio. Es esencial que el nivel directivo tenga una clara comprensión de los mecanismos para mejorar su estrategia de negocio y asegurarse de que todos los proyectos y operaciones que se ejecutan en toda la organización están alineados para llevar a cabo la estrategia. Los ejecutivos tienen que reconocer los beneficios de una buena gestión de portafolios y convertirse en patrocinadores visibles de la misma. Para hacer más fácil la comprensión de PPM, me parece una buena idea explicar las similitudes entre un director de orquesta y un gerente de portafolio de proyectos, dado que la música y la gerencia son pasiones que muchos de nosotros compartimos.
Los directores de orquestas actúan como guías para las orquestas. Ellos eligen los trabajos a realizar y estudian sus resultados, haciendo ciertos ajustes (por ejemplo, en relación con el tempo, articulación, fraseo, repeticiones de secciones, etc.). Del mismo modo, el gerente de portafolio de proyectos guía los proyectos a ser ejecutados en la organización. Una de las funciones principales del gerente de portafolio es la creación de un modelo de gobernabilidad para elegir y priorizar los proyectos y programas que se implementan. Se aseguran que se puedan acometer los objetivos de la organización, y que exista una generación de valor en cada una de sus inversiones y mejoras operativas y estratégicas que la organización emprende. Mediante la implementación de la gestión de portafolio, se identifican las prioridades de un proyecto o de programa, se toman las decisiones de inversión, se asignan los recursos y se monitorea el rendimiento global del portafolio. Todos los cambios estratégicos implican ajustes en los componentes del portafolio, de las prioridades y de los riesgos asumidos por la organización. El modelo de gobernabilidad del portafolio establece claramente las razones para ejecutar, cancelar o posponer un proyecto y determina abiertamente quien toma estas decisiones.
Otras obligaciones del director de orquesta consiste en unificar los artistas, ajustar el tempo, ejecutar preparaciones claras, y escuchar críticamente para dar forma al sonido del conjunto. Análogamente, los gerentes de portafolio tienen la misión de estandarizar todos los proyectos, de ayudar a los gerentes de proyectos para reducir la probabilidad de fracaso del proyecto, ayudando a gestionar los riesgos adecuadamente, a detectar las redundancias, y a la toma de decisiones sobre los proyectos, asegurando que estén alineados con los objetivos estratégicos del negocio. También monitorean y controlan el portafolio de proyectos.
Los directores de orquestas también pueden atender ciertos aspectos de organización, tales como la planificación de ensayos, la planificación de una temporada de conciertos, audiciones y selección de los miembros de la orquesta. Igualmente los gerentes de portafolio deben actualizar el roadmap del portafolio y determinar la capacidad de la organización para ejecutar el plan de trabajo del portafolio a lo largo del tiempo. Adicionalmente , es muy importante garantizar que las capacidades y competencias de la organización se alineen con la posición competitiva, o con la eficacia operativa, que la organización busca maximizar través de PPM.
Algunos directores de orquesta pueden tener un papel importante en las relaciones públicas, dando entrevistas a la cadena de noticias locales y apareciendo en programas de televisión para promover la próxima temporada de conciertos. Del mismo modo, las funciones del gerente de portafolio incluyen las comunicaciones relativas al portafolio y el reporte integral de los proyectos con indicadores adecuados de desempeño, beneficios y rendimiento para las partes interesadas.
Finalmente, cuando vamos a un concierto nuestra expectativa es tener un momento increíble y tener una experiencia valiosa. Cuando implementamos gerencia de portafolios, la organización busca tener un portafolio de proyectos óptimo, a través de la eficiencia, la eficacia, la alineación estratégica y el valor generado por cada uno de sus componentes.
Disfruta tu próximo concierto!
Lourdes Medina 