Uno de los desafíos de la PMO es gestionar las lecciones aprendidas del portafolio de proyectos de la organización. Todo depende del tipo de PMO que se haya implementado en la empresa y de las funciones que hayan sido establecidas para la Oficina de Proyectos, pero en términos generales, se espera que la PMO proporcione una mejor disponibilidad de información sobre las lecciones aprendidas en todos los proyectos, de manera de mejorar cada vez más los resultados del negocio. Son muchos los beneficios que genera la transferencia efectiva de conocimiento en la gestión de proyectos dentro de la organización, ya que traza el camino hacia la mejora continua de las prácticas exitosas y hacia la predictibilidad para la toma de decisiones. Evitar el impacto de ciertos errores nos ayuda a incrementar la productividad en los proyectos y a reducir los ciclos de vida de los proyectos dentro de la organización.
Ya casi estamos culminando el mes de enero del nuevo año 2019 y yo particularmente comencé muy activa, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Normalmente, el mes de enero nos invita a crear un ambiente de introspección que nos lleva a formularnos las metas y las prioridades para el año que inicia, y también nos convoca a reflexionar sobre todas aquellas cosas que podemos mejorar y que no hicimos bien en los meses anteriores. Nuestro día a día se nutre de variadas experiencias y situaciones ocurridas a lo largo del tiempo, está en nosotros aprender de cada una de ellas y sacar de cada mal momento una buena lección. No hay nada que nos enseñe más que equivocarnos, pero sólo si logras capitalizar la lección.
Las lecciones aprendidas pueden recolectarse en cualquier momento a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de hecho, en la guía del PMBOK se mencionan en todas las áreas de conocimientos y en todos los grupos de procesos. Cuando la PMO ejerce el monitoreo del repositorio de lecciones aprendidas de los proyectos, también es responsable de la consolidación de estos registros de lecciones aprendidas, y de la difusión de los siguientes elementos:
- Las cosas que el equipo y la empresa tienen que seguir haciendo: mejores prácticas.
- Las cosas que el equipo y la empresa necesitan cambiar o empezar a hacer: mejoras en los procesos.
- Las cosas que el equipo y la empresa necesitan eliminar: problemas e impedimentos.
La comunicación y difusión por parte de la PMO de estos cambios identificados y requeridos son actividades fundamentales con un alto grado de agregación de valor. Las lecciones aprendidas forman parte de los activos de la organización y siempre nos ayudan a retroalimentarnos como equipo y como organización. Aprender de las oportunidades de mejoras ya detectadas en experiencias previas son una parte crucial del camino a transitar para lograr el éxito reiterado de los proyectos.
En mi experiencia el gran reto que enfrenta la PMO en la recopilación, consolidación y diseminación de las lecciones aprendidas es lograr una comunicación efectiva sobre este tema a lo largo de toda la organización. Te propongo los siguientes tips:
- Escuchar activamente lo que se nos está contando y dejar de un lado todo tipo de filtro personal para lograr objetividad.
- Lograr empatía con nuestros interlocutores para poder identificar lo que realmente está pasando.
- Poder capturar evidencias, tendencias y relaciones causa-efecto útiles para replicar en otros contextos y proyectos.
- Involucrar a todos los interesados para discutir oportunidades de mejora, categorizando las lecciones aprendidas en varios ámbitos del proyecto.
- Documentar las lecciones aprendidas con su contexto, antecedentes, descripción, y recomendaciones.
Cuando se cometen errores en los proyectos, recuerda que tropezar no es malo, pero encariñarse con la piedra sí. Como dice la famosa canción:
“Una piedra en el camino
Me enseñó que mi destino
Era rodar y rodar…”
Solo agregaría a esta lírica que toca asegurarnos que no volvamos a tropezar con la misma piedra y que enfrentemos losnuevos desafíos y metas con mucho aprendizaje.
Espero que este artículo te ayude a documentar y distribuir las experiencias vividas en los proyectos, de manera que esta información siempre nos recuerde los aspectos que se abordaron de manera correcta o como deberían enfrentarse en los proyectos futuros.
Quiero desearle a toda mi red de contactos ¡una feliz y productiva semana!
PD: Gracias Isabela, mi amada hija , por ayudar con las ilustraciones.
Lourdes Medina 