Uno de los objetivos fundamentales de la PMO es mejorar la gestión de los proyectos, mediante un proceso gradual para que las organizaciones logren sus objetivos. Mejores resultados se obtienen con la ejecución de la estrategia a través de proyectos prioritarios, con las personas adecuadas, utilizando el proceso correcto, y midiendo y controlando el proceso con el fin de mejorar continuamente. Así nos lo recomiendan las diferentes metodologías asociadas a la mejora continua, entre las cuales se encuentran Lean Manufacturing, Six Sigma, Kaizen, y el fundamento de la mejora continua en cualquier ámbito de los procesos, productos y/o servicios, el Círculo de Deming.
Está descrito que una de las funciones fundamentales de la PMO es evaluar continuamente los procesos y procedimientos que hemos implementado, con el fin de medir y controlar su eficiencia, su eficacia y el valor agregado de seguir ejecutándolos. Muchas veces tratamos de seguir las mejores prácticas alrededor de los proyectos, pero en la realidad estas prácticas no se ajustan al entorno de esa organización o simplemente no encajan en la cultura empresarial y no nos acercan a la obtención de mejores resultados. Entonces, si no funciona, propongamos otra forma de agregar valor.
En sintonía con las metodologías asociadas a la mejora continua es primordial el foco de la PMO en la permanente verificación de su gestión mediante indicadores de desempeño o medición de variables para comprobar que se están obteniendo los resultados esperados.
La configuración de estándares, procesos y procedimientos que define la PMO para una organización, no necesariamente le sirvan a otra. Lo indispensable para cualquier PMO es que debe generar valor para el cliente e identificar y eliminar el desperdicio de los procesos claves. La idea es no rebosar a la organización de entregables y procedimientos que no generan ningún tipo de impacto. El objetivo de la PMO es enfocarse en organizar los flujos de trabajo sencillos para diseñar y entregar valor al cliente con el mínimo esfuerzo o tiempo desperdiciado, incluyendo la planificación de proyectos, la definición de requisitos, la ejecución de proyectos, el monitoreo, la gestión de proveedores y la gestión de riesgos.
Mi recomendación es adoptar procesos simples, flexibles y adaptables para la gestión de proyectos y para el portafolio de proyectos, que por su naturaleza son dinámicos. Bien nos recomendó Steve Jobs:
Enfócate en la simplicidad. Simple puede ser más difícil que complejo, requiere más esfuerzo limpiar tu pensamiento para hacer algo sencillo, pero al final vale la pena porque una vez que llegues allí, puedes mover montañas.
Las iniciativas de mejora y optimización por parte de la PMO son ejercicios continuos; se debe considerar una evaluación del progreso, para medir resultados, el impacto de la implementación de mejoras y el impacto de la institucionalización. También debemos validar que tan funcional, práctico y simple es la gestión de proyectos. Definitivamente hacerlo simple es más productivo, por tanto re-evaluemos continuamente los procesos que establece y recomienda la PMO a lo largo del ciclo de vida del proyecto y enfoquémonos en la simplicidad.
La mejora del proceso que propone la PMO se orienta en la disponibilidad cada vez mejor de servicios críticos para el negocio a través de la estandarización y estabilidad de la gerencia de proyectos. En la evaluación continua que hace la PMO, el objetivo es sincerar la gestión, retener las actividades de valor agregado, minimizar re trabajos y eliminar las actividades que no tienen un impacto positivo en los resultados para el negocio. Muchas veces nos toca rectificar y preguntarnos si realmente es mayor el esfuerzo de realizar ciertas actividades al valor real que se genera. ¡Vamos a hacerlo más simple y con mejores resultados!
La evaluación continua implica especificar el valor, identificar el valor, establecer el valor, crear atracción y que los procesos sean adoptados. En esta búsqueda de la optimización, el énfasis está en simplicidad, efectividad y eficiencia. Este es nuestro gran reto.
Y en tu organización: ¿qué tan simple es la gestión de proyectos?
Lourdes Medina 