Me encanta juntar dos de mis pasiones: la gerencia de proyectos y la cocina. Lo hago con mucha frecuencia, casi a diario, porque se me hace muy difícil quitarme la gorra de gerente de proyectos durante algunas actividades cotidianas, como la preparación del menú familiar, o cuando compro los ingredientes. Siempre considero la ruta crítica a la hora de cocinar y ejecuto varias tareas de manera simultánea, aunque por ahí dicen que el que asa dos conejos se le quema uno.
Si consideramos que cada modalidad de configurar una PMO es un tipo de “cocina”, podríamos imaginar que existen variantes para “cocinar” una PMO. Lo primero a tomar en cuenta es que no hay dos oficinas de proyectos iguales; cada organización tiene sus necesidades, sus problemas, sus expectativas, sus capacidades y sus competencias técnicas y administrativas que hacen que cada PMO tenga su sabor particular. Algún autor escribió que existen tantos tipos de PMO como Oficinas de Proyectos existan en el mundo. Por eso, al momento de configurar una PMO podemos considerar estas variantes:
Fast-food – Comida rápida: es un estilo donde el alimento se prepara y sirve para consumir rápidamente.Las personas encargan y pagan su comida, que es entregada al instante o tras un breve lapso de tiempo, para que posteriormente pueda ir a disfrutarla. La comida rápida es un menú preestablecido que no acepta muchos cambios.Análogamente,una PMO preestablecida es una oferta para la creación y operación de la PMO que acepta algunos ajustes acotados, para poder incorporar un mínimo de feedback del cliente. Esta variante no es la más recomendable para configurar una PMO, ya que un concepto de PMO predefinido no toma en cuenta el entendimiento de las necesidades específicas y beneficios que requiere el negocio. Esta homogeneidad de la PMO carece de ingredientes formulados para alcanzar un cierto sabor especial y particular que cada organización requiere.
Menú de degustación:es una agrupación de pequeños platos en una comida, dando la posibilidad a un cliente de poder probar una amplia gama de platos. Similarmente, un menú de degustación para crear y madurar una PMO muestra a los clientes una hoja de ruta preestablecida con la lista de tareas para crear y desarrollar la Oficina de Proyectos. El menú puede estructurarse en platos por tipologías de contenido: funciones, herramientas, procesos, etc. Bajo esta modalidad la PMO sigue una configuración predeterminada que cumple unos hitos a lo largo del tiempo. En mi opinión esta hoja de ruta para establecer y madurar una PMO debe ser particular para cada organización, y dependiente de las expectativas del grupo de interesados en relación a la Oficina de Proyectos, así como también de las capacidades y competencias existentes en la organización.
A la carta: La carta es para aquellos clientes a los que no les gusta que le digan lo que tienen que comer, para los que disfrutan leyendo la lista de platos. De manera equivalente, para conformar la PMO, el cliente debe tener muy claro sus objetivos, los beneficios que espera obtener de su PMO y las funciones y procesos que debe configurar para obtener el resultado esperado.Bajo esta modalidad la organización debe estar en capacidad de escoger opciones concretas entre un conjunto de posibilidades de funciones y procesos de la PMO. En este caso, las sugerencias del chef siempre son bien recibidas.
Cocinero Personal:muchos deseamos tener alguien que nos cocine lo que queremos. El cocinero personal ofrece una carta, como la de un restaurante, para elegir aperitivos, entradas, plato principal y postres; todo es conversable, siempre con el objetivo de tener una comida que llegue a la mesa, que sea lo más parecido al deseo inicial y que tenga una excelente relación precio valor. Del mismo modo, una configuración personal de la PMO supone crear una propuesta de valor que produzca los resultados estratégicos, tácticos y operativos esperados por el negocio. Bajo esta modalidad se validan las expectativas con todos los directivos involucrados y se crea un plato exclusivo para saborear.
No existe una receta mágica para conformar la PMO. La PMO es un plato exclusivo para cocinar. Si quieres ser exitoso con la PMO, enfócate en la propuesta de valor de la PMO e involucra a todos los interesados, patrocinadores ejecutivos y directivos para garantizar el compromiso y el apoyo significativo para el portafolio de proyectos y la PMO.
¡Buen provecho!
Lourdes Medina 