En mi experiencia como consultor a lo largo de varios años en proyectos tecnológicos, he visto muchas veces que la responsabilidad por los resultados de los proyectos es atribuida al gerente de proyectos sin tomar en cuenta que muchos factores ajenos al ámbito de gerencia de proyectos influyen en los resultados.
El estándar para la gestión de proyectos organizacionales[1](OPM, por sus siglas en inglés) es el marco utilizado para alinear las prácticas de gestión de proyectos, programas y portafolio con la estrategia y los objetivos de la organización, y la adaptación de estas prácticas dentro del contexto, la situación o la estructura particular de cada organización. El estándar OPMestablece una clara y amplia atribución de la organización sobre los resultados del portafolio de proyectos y el rumbo que el negocio debe seguir. OPMestablece que el entorno organizativo debe soportar el marco de ejecución de los proyectos e introduce el término habilitadores organizacionales, definiéndolo como las prácticas organizacionales que influyen sobre los resultados de los proyectos y que deben desplegarse en una empresa para apoyar la gestión de proyectos organizativos. Se han identificado 18 habilitadores organizacionales y se han clasificado en los cuatro grupos siguientes:
Estructurales: las organizaciones están estructuradas en muchas formas diferentes; lo importante es entender que estas estructuras impulsan las relaciones de supervisión, interacción y flujo de información entre los equipos, la asignación de recursos, la priorización de iniciativas y la alineación con la estrategia. Los facilitadores estructurales ayudan a las organizaciones a establecer una alineación estratégica y una asignación de recursos que respalden la gestión de proyectos de la organización. Entre estos habilitadores se encuentran:
- Alineación estratégica
· Estructura organizativa
· Asignaciones de recursos
Culturales: muchos sistemas y factores culturales influyen en una organización y su entorno empresarial. La cultura de una organización es entendida como el conjunto de apreciaciones, emociones, conductas, estilos, hábitos, creencias, valores, rutinas y maneras de interacción entre los grupos existentes en la empresa. La cultura organizativa puede facilitar la ejecución y gestión de los proyectos o, por el contrario, impedir o retrasar estas prácticas. La culturadebe abarcar elementos básicos que influyen tanto a nivel profesional como emocional a los equipos de proyectos. Entre estos factores se encuentran:
· Modelos de Gobierno en la organización
· Política y visión organizacional de gerencia de proyectos
· Comunidades de gerencia de proyectos
· Patrocinio
Tecnológicos: la tecnología ayuda a las organizaciones a realizar tareas más rápidas y eficientes. También fomenta la reutilización de buenas prácticas y técnicas, mejora el intercambio de conocimientos y permite que la organización recopile datos para aprender de ellos y tomar decisiones.La agilidad de los proyectos y del portafolio, depende mucho de la agilidad de la organización y cuando, por ejemplo, una organización invierte en sistemas de gestión PPM, está fomentando el cambio transformador digital y respaldando los aspectos técnicos de la gestión de proyectos, programas y portafolio. Entre las capacidades de soporte tecnológicas de la organización a los proyectos se encuentran:
· Benchmarking
· Gestión del conocimiento y sistemas de información
· Sistemas de gestión
· Metodología organizacional de gerencia de proyectos
· Prácticas organizativas de gerencia de proyectos
· Técnicas organizativas de gerencia de proyectos
· Métricas de gerencia de proyectos
· Criterios de éxito del proyecto
Recursos humanos: el éxito de los proyectos depende de contar con las personas adecuadas para ejecutar estos proyectos. Los habilitadores de recursos humanos influyen en un mayor desempeño organizacional, como por ejemplo podemos mencionar, la gestión de competencias, las evaluaciones de desempeño individual y las inversiones en capacitación:
· Gestión de competencias
· Evaluación de desempeño individual
· Entrenamiento de los gerentes de proyectos
¿Y cual es el papel de la PMO en relación con los habilitadores organizacionales?
Las funciones principales de la PMO dependen muchos de las expectativas de cada organización en relación con este ente, pero muchos de estos 18 habilitadores organizacionales coinciden con algunas funciones recomendadas para la PMO.
De acuerdo con la guía práctica para la Implementación de la Gestión de Proyectos Organizacionales, los habilitadores organizacionales son 18, pero sólo cuatro se consideran esenciales y no negociables para implementar y mantener OPM. La PMO puede ayudar a respaldar y centrarse en la implementación de estos siguientes cuatro habilitadores organizacionales[2]:
•Alineación estratégica: alinea portafolios, programas y proyectos con las metas y objetivos estratégicos de la organización.
• Metodología de gestión de proyectos: el sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y reglas utilizadas en los programas y proyectos para cumplir con los requisitos y brindar beneficios.
• Modelos de Gobierno: sistemas y métodos mediante los cuales las decisiones y acciones se definen, autorizan, supervisan y respaldan.
• Gestión de competencias: facilita la evaluación oportuna y adecuada de las habilidades y el desarrollo de la experiencia necesaria para implementar programas y proyectos dentro de la organización.
La PMO puede facilitar y agilizar las actividades de gestión de portafolios, programas y proyectos mediante el fortalecimiento de habilitadores organizativos. Las organizaciones deben lograr transiciones exitosas hacia los objetivos estratégicos del negocio al desarrollar habilitadores organizacionales sólidos.Cuando los directivos de la organización pregunten:¿qué necesitamos para mejorar cada día en nuestros proyectos?recordemos los habilitadores organizacionales.No todo depende del gerente de proyectos.
Te deseo una feliz y productiva semana, llena de optimismo y esperanza.
[1]The standard for organizational project management (OPM).Project Management Institute, 2018.
[2] © 2014 Project Management Institute. Implementando la Gestión de Proyectos Organizacionales: Una Guía de Práctica
Lourdes Medina 