2016 Retrospective

Along the end of a year and the beginning of a new one it is common to reflect and to identify whatever did not worked out well and what was successful during the year about to end. Frequently, during the last days of December we build up an introspective environment that leads us to formulate the goals and purposes for the upcoming year both in our personal and professional areas. It is very similar to a gathering of a retrospective session of a project’s sprint where the team members discuss the learned lessons in order to identify improvement opportunities. The debates during the Sprint retrospective meetings include whatever failed as well as whatever succeeded with the objective to learn and to improve in order to be prepared for the next Sprint. The main objectives of the meeting are to identify three specific aspects:

  1. Those things that the team must keep on doing: better practices
  2. Those things that the team need to change or start doing: process improvements
  3. Those things that the team needs to suppress: process problems and bottlenecking.

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La Retrospectiva del 2016

Durante el fin de un año y el comienzo de otro nuevo es común que reflexionemos e identifiquemos lo que no salió bien y lo que salió bien en el año que está a punto de finalizar. Es frecuente que durante los últimos días de diciembre creemos un ambiente de introspección que nos lleva a formularnos las metas y los propósitos para el próximo año en el ámbito personal y profesional. Esto es muy similar a la reunión de una sesión de retrospectiva del sprint de un proyecto donde los miembros del equipo discuten las lecciones aprendidas con el fin de identificar oportunidades de mejoras. Los debates en las reuniones de retrospectiva del Sprint abarcan tanto lo que salió mal como lo que salió bien con el objetivo de aprender, mejorar y así estar más preparados para el próximo Sprint. Los objetivos principales de la reunión son identificar tres elementos específicos:

  1. Las cosas que el equipo tiene que seguir haciendo: mejores prácticas
  2. Las cosas que el equipo necesita cambiar o empezar a hacer: mejoras en el proceso
  3. Las cosas que el equipo necesita eliminar: problemas de proceso y embotellamiento

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¿El valor y los beneficios generados por la PMO son un tema de percepción?

Siempre hablamos de la vital importancia de la creación de valor por parte de la PMO para el negocio y de como la PMO debe demostrar beneficios tangibles para que sobreviva a lo largo del tiempo. De acuerdo con ESI INTERNATIONAL 2015- GLOBAL STATE OF THE PMO, el 72 % de los encuestados afirmó que la PMO es puesta en duda permanentemente por parte de la alta dirección.

Las tres principales razones para impugnar el establecimiento de la PMO son:

  • Falta de valor percibido (44 %)
  • Falta de madurez en gerencia de proyecto/programa en la organización (41 %)
  • Falta de apoyo de la dirección (32 %)

Analizando estas estadísticas podemos asumir que aunque una PMO garantice mediante su gestión una buena dirección de los proyectos, facilite el éxito de los mismos, anticipe y disminuya los riesgos para el negocio, aún así, el valor generado por la PMO depende de un alto componente de percepción y del manejo de los interesados. Continúa leyendo ¿El valor y los beneficios generados por la PMO son un tema de percepción?

Síntomas de la necesidad de una PMO

Muchas veces nos preguntamos porque necesitamos una PMO (Oficina de Proyectos) en la organización. Muchas veces no tenemos claro como la PMO puede ayudar a mejorar los resultados del negocio y casi siempre existe la duda si realmente una PMO genera valor a la alta dirección empresarial.

A lo largo de mi experiencia en la dirección de proyectos de tecnología y en el mundo de la consultoría, son muchas las organizaciones que deciden implementar proyectos de TI, iniciativas, mejoras tecnológicas o simplemente tareas. No todos estos “proyectos” necesitan un gerente de proyectos certificado PMP, ni procesos rigurosos en dirección de proyectos. Todo dependerá del tipo de proyecto, de su complejidad, impacto, alcance, etc. Pero aún así, ¿necesitamos una PMO? Con frecuencia encontramos proyectos de transformación de negocio que impulsan el éxito estratégico, compitiendo por recursos con iniciativas del día a día necesarias para asegurar la operación del negocio. Ambos son vitales para el éxito del negocio, pero requieren diferentes enfoques de gestión. Lo que si tienen en común todos los proyectos que se ejecutan en la organización es que necesitan alguien que supervise el trabajo y que se asegure de que el trabajo se haga de la manera más eficaz y eficiente. Continúa leyendo Síntomas de la necesidad de una PMO

¿Cuándo se puede considerar realmente exitoso un proyecto?

Muchas veces el éxito de los proyectos es cuestionado. Muchos profesionales afirman que si el proyecto se completa según el cronograma, dentro del presupuesto y con el alcance total previsto, debe ser considerado un éxito. Otros hablan del criterio de la calidad del entregable del proyecto para ser considerado un éxito. En mi opinión el criterio que establece que los proyectos exitosos se realizan en tiempo, en presupuesto y con la calidad necesaria pierde vigencia sin la complementariedad de la generación de valor y beneficios tangibles para el negocio, entre otras variables. Continúa leyendo ¿Cuándo se puede considerar realmente exitoso un proyecto?

La Eficacia del Portafolio de Proyectos

Cuando se implementa la gerencia de portafolio, uno de los objetivos fundamentales es la alineación de la ejecución con los objetivos estratégicos y asegurar la priorización de los proyectos según lo requiera el negocio y los cambios del entorno.

Las empresas deben asegurarse con una gestión profunda y con procesos sencillos que se genere valor por cada centavo y minuto que se invierte en los proyectos y las iniciativas del portafolio. Mediante la gestión de portafolio se identifican las prioridades de los proyectos a ser ejecutados por la empresa, se toman las decisiones de inversión, se asignan los recursos y se monitorea el desempeño del portafolio de proyectos con el fin de asegurar la generación de valor para el negocio. Continúa leyendo La Eficacia del Portafolio de Proyectos

Implementando SAP S/4HANA con SAP Activate

Cuando un cliente SAP decide adoptar S/4HANA bien sea para nuevas implementaciones, conversión de sistemas o trasformación del landscape, va a requerir de tres elementos:

  1. SAP Best Practices: incluye el contenido referencial de S/4HANA pre configurado para los principales procesos de negocios con roles específicos y una experiencia de usuario simple. Incluye también las mejores prácticas para la migración, y ofrece una transición a SAP S/4HANA a los clientes de manera simplificada y no disruptiva.
  2. Herramientas: guía de configuración y la integración con SAP Solution Manager.
  3. Metodología: SAP Activate.

Sap Activate es la metodología que SAP recomienda a sus clientes para adoptar S/4HANA. Es una metodología ágil de nueva generación con la siguientes características: Continúa leyendo Implementando SAP S/4HANA con SAP Activate

La programación de recursos en múltiples proyectos

Uno de los procesos que en mi opinión es de los más importantes en la gerencia de un portafolio de proyectos, es la gestión de la demanda y oferta de los recursos para poder acometer las iniciativas del portafolio.

La realidad que enfrentamos en un portafolio de proyectos es que la mayoría de los recursos no ejecutan un solo proyecto a la vez; los individuos y los gerentes están haciendo malabarismos con múltiples proyectos. Como consecuencia de esta situación se generan retrasos, sobrecostos y constantes cambios no previstos que impactan el cronograma de los proyectos y muchas veces la satisfacción de nuestros clientes. Continúa leyendo La programación de recursos en múltiples proyectos

Scheduling Resources on Multiple Projects

From my point of view, manage supply and demand is one of the most important processes within the portfolio management to be able to tackle the portfolio’s initiatives.

The fact is that in a portfolio, most resources do not execute one project at a time; individuals and managers are juggling multiple projects. As a consequence of this situation, delays, extra charges, and unexpected constant changes are generated, which have an impact on the project schedule, and quite frequently on our clients’ satisfaction. Continúa leyendo Scheduling Resources on Multiple Projects