Uno de los procesos que en mi opinión es de los más importantes en la gerencia de un portafolio de proyectos, es la gestión de la demanda y oferta de los recursos para poder acometer las iniciativas del portafolio.
La realidad que enfrentamos en un portafolio de proyectos es que la mayoría de los recursos no ejecutan un solo proyecto a la vez; los individuos y los gerentes están haciendo malabarismos con múltiples proyectos. Como consecuencia de esta situación se generan retrasos, sobrecostos y constantes cambios no previstos que impactan el cronograma de los proyectos y muchas veces la satisfacción de nuestros clientes.Cuando varios proyectos son concurrentes, es necesario reflejar las prioridades de cada proyecto y de cada recurso. Cuando no está implementado un proceso de gestión de la demanda y oferta de recursos, por lo general, la decisión de asignación de recursos se toma sin una visión centralizada de la demanda y de la disponibilidad de recursos. Existe una falta de planificación, previsión, y de la optimización de la asignación de recursos basada en las prioridades del negocio, dependencias entre proyectos, habilidades, competencias, funciones de trabajo, etc. Sin una adecuada gestión de la oferta y demanda, el despliegue de recursos es complejo y lento, y puede afectar notablemente el desempeño del portafolio.
Por el contrario cuando se gestiona la demanda y oferta de los recursos del portafolio se logran los siguientes objetivos:
- Obtener una visión general del estado actual de planificación, incluidas las solicitudes programadas, la utilización de recursos y las listas de trabajo abiertas en el portafolio.
- Determinar el estado de la solicitud general para todas las iniciativas del portafolio.
- Entender la utilización de recursos en el portafolio.
- Optimizar la planificación de recursos, programación y asignación con el fin de aumentar la rentabilidad y desempeño del servicio.
- Ajustar las prioridades del personal sobre la marcha para mantenerse al día con los cambios en la demanda del portafolio.
- Maximizar la productividad de los empleados y activos y reducir el tiempo de inactividad.
- Proporcionar un trabajo de alta calidad con las personas más calificadas.
- Mejorar la satisfacción del cliente y cumplir sistemáticamente con los acuerdos de nivel de servicio para los clientes (SLAs) y los organizacionales (OLAs)
Cuando se implementa el proceso de gestión de la demanda es necesario determinar las capacidades de la organización para poder acometer las iniciativas del portafolio de proyectos. La demanda generada por el portafolio es mapeada con los recursos existentes en la organización y la idea es poder acometer los proyectos de manera óptima, oportuna y exitosa.
La capacidad se refiere al número de recursos con las competencias adecuadas y necesarias para acometer las iniciativas inventariadas en el road map del portafolio. La demanda se refiere a los requerimientos para poder acometer el portafolio de proyectos. El objetivo de la gerencia de la demanda y la capacidad de los recursos es poder asegurar que la capacidad de la organización es óptima para ejecutar los requerimientos del portafolio de proyectos, basada en las prioridades y el valor potencial del portafolio.
Muchas herramientas PPM (Project Portfolio Management) existentes en el mercado nos ayudan con el manejo de la asignación de los recursos, lo cual nos garantiza mantener un alto nivel de utilización de recursos, nos ayuda a aumentar la transparencia de la utilización de recursos entre departamentos, regiones o países. Apoyarnos en una herramienta PPM para el análisis de la demanda y oferta de recursos para el portafolio, permite mejorar la precisión de la predicción de habilidades y competencias necesarias en la organización.
Finalmente, debemos enfocarnos en el valor que el portafolio de proyectos genera a la organización a través de la alineación estratégica de cada componente. El portafolio necesita un rendimiento eficiente en el manejo de la demanda de recursos y que se optimice el tiempo promedio para satisfacer una solicitud abierta de recursos. El fin último de este proceso es reducir la desviación del pronóstico de las solicitudes de recursos versus la capacidad real de la organización para generar valor.
Y en tu organización, ¿con que frecuencia se retrasan o fallan los proyectos por falta de una adecuada asignación de recursos?
Lourdes Medina 