La Realización de un Proyecto SAP

El propósito de la fase de realización de un proyecto SAP es implementar todos los requerimientos de los procesos de negocio basados en el Blueprint o en el Project Backlog, dependiendo de la metodología usada en el proyecto. La configuración del sistema basada en la metodología ASAP Estándar se realiza en dos paquetes de trabajo: configuración de línea de base (mayor alcance) y la configuración final (alcance restante). En ASAP Agile o en Activate las tareas de la fase de realización se dividen en varios releases con número de iteraciones planificadas para ser realizadas en un tiempo determinado y fijo, y enfocadas en la construcción de la funcionalidad.

Para iniciar la fase de realización debemos estar seguros de que la fase II (Explore o Business Blue Print BBP según la metodología usada) está formalmente aceptada y cerrada, con un documento BBP o con un backlog priorizado con todos los requerimientos dentro del alcance del proyecto. Activate y Agile ASAP incorporan elementos scrum en las actividades del proyecto. En Activate y ASAP Agile, la fase de realización va a seguir el enfoque ágil para la construcción de la solución, con entregas por incrementos y con puntos de inspección frecuentes que aumentan la visibilidad de los avances de la implementación, y ayudan a conseguir la aceptación de las soluciones de manera mas frecuente a lo largo de esta fase.

Independientemente de cómo se vaya construyendo la solución, hay otras actividades que como gerentes de proyecto no debemos descuidar y son vitales para el éxito del proyecto en todas las metodologías de SAP:

La gestión del cambio y la alineación con objetivos organizacionales: Es necesario garantizar un proceso de transición adecuado hacia la nueva forma de trabajar con el sistema. Esto incluye la alineación de los roles, responsabilidades y actividades para asegurar que todos los empleados de la organización están completamente alineados con los objetivos del proyecto y de la organización.

Desarrollos (especificaciones técnicas para objetos RICEF&W, construcción de los desarrollos e integración): El enfoque desde la fase de diseño o exploración es acotar los desarrollos necesarios, con la apuesta siempre de tratar de minimizarlos. Durante la fase de realización la tarea es construir estos desarrollos.

La administración de roles y seguridad: el propósito es establecer procesos operativos eficaces para la seguridad y establecer una segregación de funciones acordes con cada proceso.

La migración de la data: El propósito de la migración de datos desde los sistemas legados es desarrollar, implementar y probar los programas de migración de datos y los procesos definidos en la fase anterior. Esta actividad consiste en la implementación de programas de migración y procesos diseñados para mover, limpiar, transformar y enriquecer los datos necesarios para ejecutar los diversos ciclos de prueba y en última instancia, el traslado al sistema de producción.

Transferencia de Conocimiento: El propósito de este proceso es asegurar que los usuarios claves tengan una buena comprensión de la solución implementada. Es vital para asegurar el uso del sistema y la realización de valor para la organización.

Actualización del plan de dirección del proyecto: en la medida que el proyecto progresa, son muchos los stakeholders que se descubren en el camino y necesitamos involucrarlos efectivamente en el proyecto. Igualmente los riesgos, las incidencias y otros indicadores claves definidos para el proyecto deben ser actualizados con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos.

 Cutover y plan de transición: El equipo del proyecto entregará el plan preliminar del cutover, documentando la estrategia, el alcance y las fechas hitos para pasar de la solución actual a la solución SAP. Se deben documentar las actividades tales como la transferencia de datos desde los sistemas actuales hacia el sistema de producción SAP, la configuración y la inicialización del sistema de producción, el cierre de los sistemas legados, la introducción manual de ciertos datos en SAP, configurar y verificar las conexiones de interfaz, el pase de los transportes y todas las configuraciones manuales.

Habilitación del entrenamiento del usuario final: En esta fase el plan de entrenamiento debe ser completado. Debemos asegurar la disponibilidad de material de formación del usuario final, de la infraestructura logística para la formación y los instructores calificados para impartir el entrenamiento en la fase siguiente.

Pruebas: debemos realizar la verificación de las operaciones y funciones en SAP, realizar las pruebas de los procesos de negocio y escenarios planteados en la implementación, probando todo lo que esperamos que haga el sistema y asegurándonos que el sistema por el contrario también presente mensajes de errores lógicos cuando probamos escenarios con el fin de verificar errores predecibles. Las pruebas de integración tienen el objetivo de asegurar el funcionamiento de los escenarios de negocio end to end, además de probar la integración de las soluciones de SAP con aplicaciones que no son SAP y las interfaces respectivas. No olvidemos las pruebas de performance y las pruebas de aceptación de usuarios (UAT) dependiendo del proyecto.

Instalación y Configuración de los ambientes de QAS y PRD: El propósito de esta entrega es instalar el entorno técnico, configurado correctamente para realizar pruebas de calidad (QAS) y para apoyar las operaciones productivas de la solución entregada (PRD).

Auditoría de valor: Se refiere a medir el progreso y el éxito basado en el valor, además de indicadores de presupuesto, alcance y tiempo. En la fase de realización se requiere auditar el valor durante la configuración o desarrollo. El valor empresarial esperado por tu sistema SAP, toma en cuenta las soluciones y funcionalidades que aportan soluciones a muchos problemas, sobre todo los beneficios de integración al sustituir múltiples sistemas legados.

Lecciones aprendidas y sesiones de retrospectivas: A medida que avanza el proyecto debemos ir documentando lo que funciona y lo que no, las acciones tomadas y su resultado. Bajo un enfoque scrum o ágil, no es necesario esperar al final del proyecto para compartir este valioso conocimiento con el equipo con el fin de hacerlo mejor en cada fase o iteración.

Finalmente, es necesario asegurarse de obtener el cierre de la fase de realización oportunamente y con la debida firma del cliente. El propósito del cierre de fase es certificar que todos los productos requeridos de esta fase están terminados de manera correcta.

Como conclusión, la nueva metodología de SAP Activate nos presenta un nuevo enfoque para construir y desarrollar la solución, pero hay una serie de tareas tanto técnicas como de gestión que se mantienen vigentes de ASAP estándar y se deben completar en la fase.

Que tenga feliz semana y actívate!!!