Estoy de vuelta con mis artículos, luego de una jornada intensa de trabajo, entrenamiento y vacaciones familiares. Por lo general escribo acerca de temas que están muy relacionados con mi trabajo y sobre las inquietudes que puedan tener mis clientes. Por esta razón, me gustaría explicar brevemente cuando debemos definir un programa o un portafolio de proyectos en la organización.
Para empezar vamos a repasar las definiciones de proyecto, programas y portafolio del Project Management Institute PMI:
- Proyecto: Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
- Programa: Es un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades de programas, cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual.
- Portafolio: Consiste en proyectos, programas, subconjuntos de portafolio y operaciones gestionados como un grupo con objeto de alcanzar los objetivos estratégicos.
Cuando hablamos del contexto organizacional de la gerencia de proyectos, debemos hacer las siguientes distinciones:
- En los proyectos la palabra clave es el entregable y el éxito del proyecto se establece por la calidad del producto o servicio entregado por el proyecto, por el uso de ese producto, por la oportunidad de la entrega, por la conformidad con el presupuesto y por el grado de satisfacción del cliente.
- En los programas la palabra clave es beneficio y el éxito de un programa se mide por el grado en el cual el programa satisface la necesidad del beneficio por el cual fue creado.
- En los portafolios la palabra clave es valor y el éxito de un portafolio se mide en término del valor realizado por el portafolio de proyectos para la organización, bien sea porque contribuye a realizar una ventaja competitiva o porque mejora la eficiencia operacional.
Cuando definimos un programa en la organización debemos tomar en cuenta los beneficios que podemos obtener de gestionar proyectos relacionados en conjunto que no estarían disponibles si los proyectos los gestionáramos solo de forma individual. Puede que necesitemos establecer un programa de proyectos en el ámbito del lanzamiento de un nuevo producto, o para la gestión de varios proyectos en un cliente estratégico, o para gestionar los proyectos de un sector de industria en particular, etc. Debe analizarse muy bien la alineación estratégica en la definición del programa. Tomemos siempre en cuenta que el programa tiene una fecha de inicio y una fecha fin, así como sus componentes, la naturaleza del programa es temporal.
En el contexto organizacional, la gestión de un programa implica la coordinación y liderazgo de actividades que tengan una interdependencia entre los proyectos, la resolución de restricciones y conflictos en cuanto a recursos (técnicos, humanos, monetarios, infraestructura, etc.), la alineación de esfuerzo para remover impedimentos con respuestas proactivas a nivel de programa y los reportes a nivel de programa entre otras actividades.
Por otro lado, establecemos un portafolio de proyectos, con el fin de gestionar el vínculo entre la toma de decisiones estratégicas y la ejecución mediante proyectos, programas y operaciones. Por lo general necesitamos establecer un portafolio de proyectos en el ámbito de la ejecución de un road map del producto y para el monitoreo de componentes por línea de negocio. Tomemos siempre en cuenta que el portafolio no tiene una fecha de inicio y una fecha fin, pero si cambia continuamente de acuerdo con los cambios internos y externos en el contorno organizacional.
Mediante la gestión portafolio se identifican las prioridades de los proyectos y operaciones de la empresa, se toman las decisiones de inversión, se asignan los recursos y se monitorea el desempeño del portafolio de proyectos para la generación de valor.
Si bien tanto los programas como los portafolios de proyectos requieren una alienación estratégica, ambos tienen ciclos de vida diferentes, objetivos diferentes y sobre todo una gobernabilidad diferente a lo largo de sus procesos de gestión.
Espero estas líneas te sean de utilidad en la definición de las agrupaciones de tus proyectos.
¡Feliz semana!
Lourdes Medina 