Foco Estratégico del Gerente de Proyectos

Enlace de este artículo publicado en la revista de este mes (Marzo) del PMI Panamá.

Las organizaciones ejecutan proyectos con el fin de hacer cambios en el negocio con el objetivo de implementar sus estrategias y mejorar la eficiencia operativa. Estas mejoras en la organización se implementan a través de proyectos y programas que constituyen el portafolio de proyectos que la organización ha priorizado para mantener su ventaja competitiva.

En la dinámica económica actual, no es suficiente gerenciar los proyectos basados en el presupuesto, cronograma y alcance. El director de un proyecto debe entender que ejerciendo eficazmente su rol puede contribuir con el éxito de la organización, mas allá de si los entregables del proyecto fueron ejecutados con calidad, en tiempo y en presupuesto. Hoy en día el éxito del proyecto se mide por el valor agregado que aporta a la organización y de ahí la importancia de que el gerente de proyecto tenga un rol estratégico.

El director de proyecto tiene dentro de sus funciones principales el garantizar una buena gestión, la cual facilite el éxito de los proyectos, que anticipe y disminuya los riesgos. También se espera que el director del proyecto entienda la alineación de su proyecto con los objetivos estratégicos del negocio, de manera que mediante su gestión aumente las posibilidades de la entrega del valor generado por los proyectos para el negocio. Con el fin de asegurar esta alineación estratégica del proyecto con el negocio, cito a continuación algunos factores que considero fundamentales para la creación de este valor:

Criterio de éxito del proyecto: muchas veces no esta claro el criterio para considerar el proyecto un éxito y todos los esfuerzos se enfocan en mantener el proyecto dentro de los tiempos y el presupuesto. Por ejemplo, puede ser que la organización necesite anticipar el go to market de una aplicación, y el negocio está dispuesto a invertir más en el proyecto para obtener el entregable antes de lo previsto. El gerente de proyecto debe estar en sintonía y diseñar un proyecto para asegurar el cumplimento de las pautas establecidas por los directivos, asegurando la incorporación de los impulsores de negocios que justificaron esta inversión.

 Trascendencias de las decisiones del proyecto: el gerente de proyecto debe compararse con un presidente de una pequeña empresa. Es el responsable y cuida de los resultados del proyecto. Cada tarea del proyecto debe contribuir al éxito del proyecto. Cada decisión que se toma debe estar alineada con los objetivos del proyecto. Muchas veces este enfoque nos hace tomar decisiones de invertir tempranamente en un prototipo durante la fase diseño, de manera de asegurar la generación de valor. Puede que este enfoque nos lleve a escoger una metodología iterativa o incremental que nos permita ir dando resultados y validando las decisiones que se han tomado en el proyecto. Lo importante es que el gerente de proyecto entienda la transcendencia de sus decisiones y de las tareas de sus proyectos para la organización.

Anticiparse a las necesidades del proyecto: el gerente de proyecto no debe actuar de manera reactiva sino hacer una gestión de los riesgos de manera sistemática, que permita dar alertas oportunas de los impactos que puedan tener estos riesgos para el negocio. Si hay un problema en el proyecto, la persona más proactiva para resolverlo es el gerente del proyecto. Si existen posibilidades de un impacto en las fechas de entrega del proyecto, bien sea un nuevo sistema ERP, una nueva línea de producción o una mudanza, debemos preguntarnos como este retraso afecta el plan de negocio de la organización y que medidas debo tomar para evitarlo o mitigarlo.

Adaptarse a los cambios: si hay cambios en las prioridades del negocio, debemos re-direccionar las acciones en el proyecto de manera que garanticemos la entrega de valor. El caso de negocio del proyecto evoluciona en la medida que ocurren cambios en los objetivos estratégicos. Lo importante es tomar las decisiones oportunas que permitan que los proyectos reflejen un valor empresarial tangible. No vale de nada mantenernos rígidos en un alcance o planificación inicial, si esto ya no es lo que el negocio necesita.

 Comunicaciones: como gerentes de proyectos invertimos el 90% de nuestro tiempo comunicando resultados, decisiones, riesgos, planes, etc. El gerente de proyecto debe interactuar con la gente de forma intencional. La responsabilidad de comunicarse de manera pertinente con todas las partes interesadas deriva de los cuatro puntos anteriores. El gerente de proyecto necesita comunicarse para integrar el proyecto de manera eficiente en la organización.

Como directores de proyectos recordemos siempre que todo inversionista, junta directiva o director autoriza la realización de un proyecto esperando un retorno en esa inversión (ROI). Al final, el foco estratégico del gerente de proyecto se reduce a ser la persona más interesada en el éxito del proyecto porque entiende el impacto de sus resultados en el desempeño de la organización. Consecuentemente la generación de valor y la realización de beneficios debe ser el componente central de la gestión de proyectos.

 

 

 

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