Cada día aprendemos algo nuevo, adquirimos conocimientos de algo por medio del estudio, el ejercicio o la experiencia. Como afirma el viejo adagio: “Mientras más vivo, más aprendo. Y cuanto más aprendo, más me doy cuenta de lo poco que sé”.
En el ámbito de la gerencia de proyectos, documentar las lecciones aprendidas es una de las mayores responsabilidades de un Gerente de Proyecto y de la PMO cuando un proyecto finaliza. Esta información nos ayuda a alcanzar un buen nivel de comprensión de los propios errores, capturando información histórica muy necesaria para estimar y mejorar en los proyectos futuros, y es la única forma de evitar que se repitan los mismos errores de manera reiterada.
Las lecciones aprendidas pueden recolectarse en cualquier momento a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de hecho, en la guía del PMBOK se mencionan en todas las áreas de conocimientos y en todos los grupos de procesos.
Las lecciones aprendidas forman parte de los activos de procesos de la organización. Independientemente de la metodología de implementación, las lecciones aprendidas siempre nos ayudan a retroalimentarnos como equipo y como organización. En los proyectos que se ejecutan de modo iterativo, los equipos incorporan lecciones aprendidas entre cada iteración. Pueden haber varias lecciones positivas aprendidas como parte de un proyecto. Estas lecciones positivas son una parte crucial del camino a transitar para lograr el éxito reiterado de los proyectos.
En los proyectos ejecutados bajo metodologías ágiles, igualmente al completar cada sprint, se documentan las experiencias en la ceremonia de la retrospectiva. Durante la reunión de la retrospectiva del sprint, el equipo se reúne para discutir las lecciones aprendidas a lo largo del sprint. Esta información se documenta como las lecciones aprendidas que pueden aplicarse a los futuros sprints. La idea es que como resultado de esta reunión, se haga un plan de acción o recomendaciones. También se hace una retrospectiva del proyecto al final del release con el fin de identificar, documentar, analizar e interiorizar las lecciones aprendidas para abordar las ineficiencias en el proyecto.
El taller de lecciones aprendidas, o la sesión de retrospectiva, es una reunión donde el equipo de proyecto comparte experiencias y opiniones sobre el desarrollo del proyecto en su totalidad, o de una de las fases con el fin de entender que salió y que no salió tan bien en el proyecto, y así implementar mejoras en los futuros proyectos o fases. Una vez tenemos capturada toda la información, se realiza una reunión con todos los involucrados en el proyecto para retroalimentarnos respecto a:
- Las cosas que el equipo y la organización tienen que seguir haciendo: mejores prácticas
- Las cosas que el equipo y la organización necesitan cambiar o empezar a hacer: mejoras en los proyectos
- Las cosas que el equipo y la organización necesitan eliminar: para mejorar en cada proyecto.
Es importante aprovechar esta sesión para determinar la causa raíz a las desviaciones y de los aspectos negativos que afectaron el desempeño del proyecto, así cómo determinar las acciones correctivas que la organización debe implementar para lograr mejoras significativas. Se debe involucrar a todos los interesados para discutir oportunidades de mejoras, categorizando las lecciones aprendidas en varios ámbitos del proyecto, por ejemplo:
- Comercial y financiero
- Contractual
- Cliente y usuario final
- Manejo de alcance técnico
- Manejo de alcance funcional
- Diseño funcional y técnico
- Planificación y estimaciones
- Gestión y control del proyecto
- Metodología y herramientas
- Equipo de trabajo y competencias
Espero que este artículo te ayude a documentar y distribuir las experiencias vividas en los proyectos, de manera que esta información te recuerde los aspectos que se abordaron de manera correcta o como deberían abordarse en los proyectos futuros.
Te deseo una feliz y productiva semana!
Lourdes Medina 