Es muy común que muchos proyectos tecnológicos se inicien en el nuevo año para acometer iniciativas que permitan a la organización cumplir los objetivos estratégicos en el nuevo periodo. Comenzar un proyecto con buen pie implica que los encargados de la ejecución y gerencia del proyecto se involucren en la fase de concepción y estimación del proyecto y en el caso de los proyectos que se venden como un servicio, nos lleva a participar de algún modo en la fase comercial.
El inicio del proyecto requiere la obtención de la debida autorización para comenzar dicho proyecto. Dentro de las tareas de inicio se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Además, se identifican los interesados internos y externos que van a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto. Adicionalmente durante la fase de iniciación se selecciona el gerente del proyecto, aunque lo recomendable es involucrar al gerente del proyecto desde la tarea de estimación de la propuesta comercial del proyecto.
Dentro del marco de gobernabilidad de la empresa, es necesaria la autorización ejecutiva al nivel establecido por la política y normas de la compañía, para comenzar la ejecución del proyecto y proceder con la planificación del proyecto.
De acuerdo con los procesos de gestión de proyectos establecidos en el PMBOK, en esta fase de iniciación se realiza el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter). El Acta de Constitución del Proyecto es un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al gerente de proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto. El beneficio clave de este entregable de la fase de inicio es que instaura unos límites del proyecto bien definidos, crea un registro formal del proyecto y establece una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto.
En la fase de iniciación es vital que se realice el proceso de traspaso de la información del proyecto desde el área de ventas al área de servicio. Durante la fase comercial se hacen muchos compromisos y promesas para cubrir las necesidades que el cliente tenga. Pero una vez que la perspectiva se mueve hacia la fase de ejecución para el cliente, el equipo de proyecto se enfrenta a todo tipo de obstáculos y descubre que algunas de esas «promesas» que se les dio realmente no se pueden ejecutar a cabalidad. El problema es que el proyecto no puede cumplir con lo que se prometió.
Una recomendación durante la fase de iniciación es que se realice la transferencia de ventas a servicio y se establezcan expectativas realistas. Algunas de las estrategias a utilizar para suavizar el proceso de transferencia desde el área de ventas al área de servicio son:
Hacer una reunión de transferencia desde el área de ventas al área de servicio: esta reunión es necesaria para explicar los productos, servicios o resultados que debe suministrar el proyecto. Está basada en las necesidades del cliente, los requisitos del producto o servicio y el plan estratégico. El gerente de proyecto también necesita conocer el caso de negocio del proyecto donde se describe y justifica si el proyecto vale o no la inversión requerida. Normalmente se incluye la necesidad comercial y el costo-beneficio para justificar el proyecto.
Revisar el contrato: el área que va a ejecutar el proyecto requiere tener el acuerdo mutuo que lo obliga a proveer un producto, servicio o resultado específicos, y a la otra parte, llamada el comprador (cliente), a pagar por ellos, es decir, es necesario el contrato firmado para que sea la base de alcance de la planificación del proyecto en una fase subsiguiente.
Informar sobre los aspectos ambientales de la organización: durante la fase comercial se obtiene mucha información sobre los aspectos ambientales del cliente, que no son más que los elementos tangibles e intangibles, internos y externos que influyen en el éxito del proyecto. Incluyen aspectos tales como procesos, estructura, cultura y normas de la organización, la infraestructura existente, diferentes conocimientos y habilidades que posee el recurso humano, condiciones del mercado, clima político, sistemas, etc.
Informar sobre los activos organizacionales: también en este caso durante la fase comercial se obtiene mucha información sobre los activos organizacionales del cliente, que incluyen planes, políticas, procedimientos y lineamientos formales o informales. Se incluye la base de conocimientos de la organización, las lecciones aprendidas y la información histórica.
Hacer una introducción con el cliente: es necesario que el equipo comercial presente al cliente al representante de servicio, y conversen de los detalles de las promesas que ha hecho al cliente. Es importante en esta reunión compartir los objetivos del proyecto para fijar una meta común.
Documentar puntos de dolor: un proyecto es una inversión que busca solventar una situación por lo general apremiante. El proyecto debe ser una propuesta de valor para la organización. Se deben listar todos los cambios requeridos para dar soporte a los objetivos del negocio y se deben definir los indicadores para medir mejoras en el desempeño del negocio a raíz del proyecto.
Conocer los próximos pasos: para el éxito del proyecto es importante que el equipo conozca lo que se debe lograr, como hacerlo y cuando se debe hacer. Se debe elegir la metodología de implementación y de gestión, y establecer pasos claros para dar inicio al proyecto. Es necesario involucrar al equipo de proyecto, de manera que los miembros del equipo de proyecto se sientan motivados, informados y enfocados.
Si eres el gerente de proyecto o el encargado de la ejecución de los proyectos, espero que con estas recomendaciones puedas maximizar la generación de valor desde la etapa de inicio de los proyectos y así anticipes su éxito en las próximas fases. Inicia tu proyecto motivado y enfocado a los objetivos, comunicando a todo el equipo los criterios críticos de éxitos desde el comienzo para concluir el proyecto en los términos previstos.
Te deseo mucho éxito en tus proyectos del 2017.
Lourdes Medina 