Muchas organizaciones ven los proyectos como algo separado al negocio. Si bien cada proyecto tiene una duración definida y una asignación temporal de recursos, colectivamente el portafolio de proyectos representa una cantidad significativa del gasto y de la inversión total de una organización. Hoy más que nunca en la economía de proyectos, los proyectos representan el núcleo de una empresa que evoluciona continuamente para adaptarse a las necesidades cambiantes del entorno.
Sin embargo, con frecuencia observamos que a los directivos de una empresa les cuesta aceptar o reconocer que un proyecto tiene que ver con los beneficios empresariales más que con el alcance, el calendario y el presupuesto asignado al proyecto. Es difícil comprender cómo una PMO puede aportar valor si opera desconectada de la empresa a la cual apoya.
Las Oficinas de Proyectos deben tener una visión moderna y ponerse al servicio del negocio, lo que significa dejar de gestionar solamente la mecánica de los proyectos y el cumplimiento de los procesos, y apoyar cada vez más a los gerentes de proyectos a mantener la alineación entre el trabajo y las prioridades empresariales. Los directivos que intentan innovar y hacer crecer nuevos negocios en grandes burocracias necesitan toda la ayuda posible de la PMO. La velocidad de los negocios innovadores requiere que las PMO apoyen y marquen una diferencia significativa, entendiendo lo que necesita la empresa y el negocio, y para tal fin listo las siguientes recomendaciones para las Oficinas de Proyectos:
- Convertirse en un elemento integrador del proceso de planificación estratégica, incluida la planificación adaptativa continua, que es una parte fundamental para mantener alineados el trabajo, las prioridades y los beneficios para el negocio.
- Establecerse como parte del marco de ejecución de la estrategia de la organización. Esto significa ayudar a los directivos, a los gerentes de proyectos y a los equipos de trabajo a optimizar sus capacidades y formas de trabajar para lograr resultados empresariales. La PMO debe colocar a la empresa en modo ejecución, y en lugar de tratar la ejecución como algo que ocurre después de fijar la estrategia, debe integrarse al portafolio de proyectos desde el principio.
- Cambiar su enfoque de la gerencia de proyectos hacia una gestión más holística, garantizando que los proyectos tengan la mejor oportunidad de apoyar al negocio en lugar de solo garantizar que esos proyectos se ejecuten de acuerdo con marcos o metodologías.
- Reordenar las prioridades de los gerentes de proyecto y asegurar que entiendan que su responsabilidad más importante es mantener una relación sana entre los proyectos y el negocio. Para el equipo de proyecto es fundamental sentir que el trabajo que hacen cumple una función importante para la organización.
- Asegurar que la PMO está al servicio de la empresa y no la empresa al servicio de la PMO. Independientemente de si la naturaleza de la Oficina de Proyectos es la de una PMO estratégica o si cumple funciones de gobierno táctico, la PMO debe reposicionarse y sus líderes deben ser impulsores de la transformación organizacional.
- Enfocarse para promover el éxito de la empresa siendo capaz de distinguir los elementos que marcan la diferencia en su negocio. Este foco le permite a la PMO lograr más en el día a día porque evita que el tiempo se vea mermado por un trabajo que no está impulsando el éxito empresarial.
Una PMO con perspicacia del negocio puede mostrar a la organización la mejor vía para tomar decisiones empresariales acertadas, tomando en cuenta cómo los proyectos se alinean con el panorama general de la estrategia organizativa. Las PMO con perspicacia empresarial tienen los conocimientos específicos del sector de industria, del negocio y de sus funciones, lo que permite tomar buenas decisiones y elegir el camino que ofrezca el mayor beneficio para la empresa con el menor inconveniente.
En resumen, la economía de proyectos establece que los proyectos son una parte fundamental del plan de negocios de cada empresa, y contar con una PMO alineada con este concepto es la clave del éxito. Le toca a la PMO jugar un papel vital en la economía de proyectos, cerrar la brecha entre el diseño de la estrategia, la ejecución del proyecto y la entrega de valor. La PMO debe acompañar a la organización en su camino para transformar sus ideas en realidades.
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Lourdes Medina 