Una comunicación eficaz es un factor crítico de éxito para cualquier oficina de proyectos. En este sentido, la PMO aporta un gran valor dando la visibilidad del estado del portafolio de proyectos de una forma disciplinada, concreta y objetiva.
La PMO tiene un papel muy importante en el control del flujo de información y es responsable de informar a la alta gerencia e interesados de forma eficiente sobre el estado de los proyectos. Aunque la oficina de proyectos cuente con un personal calificado y con herramientas sofisticadas, si fallamos en esta función no es muy difícil pronosticar el fracaso de la PMO.
Convencionalmente una oficina de proyectos invierte entre el 75% y 90% de su tiempo en actividades de comunicación. Es fundamental que la PMO sea un buen comunicador, un ente que se distinga por el buen hábito de la escucha empática, basada en uno de los principios de design thinking, que nos invita a escuchar lo que nos están diciendo, entender como se siente el interlocutor y ponernos en el lugar de la otra persona. De esta manera desde la PMO podemos presentar reportes de estado de los proyectos a los ejecutivos, estando seguros de que se incluye la información que ellos requieren.
La PMO proporciona informes ejecutivos con el estatus de los proyectos o programas para que los interesados estén informados y comprometidos con el portafolio de proyectos. Para que la PMO puede ejercer una mejor influencia y generación de valor a través de sus reportes, las comunicaciones siempre deben considerar las necesidades y expectativas de los interesados. En este sentido, los informes deben adecuarse en contenido y formato para satisfacer las necesidades concretas de los directivos. Es imprescindible que la información presentada sea confiable, por lo tanto, los directores de programas y proyectos siempre deben colaborar proporcionando información actualizada y oportuna a la PMO.
Por lo general, lo que se espera es que la PMO pueda dar un resumen global del portafolio de proyectos, sobre el desempeño (tiempo y costo), el éxito, los resultados y la obtención de beneficios de todos los programas y proyectos. Luego la PMO debe poder dar detalles e información relevante respecto a cada iniciativa, por ejemplo: fecha de inicio y fin del proyecto, salud del proyecto, avance esperado, avance real, indicadores pronósticos, etc. Cuando el portafolio de proyectos es muy amplio, desde la PMO debemos lograr filtrar la información que debe escalarse a los directivos, centrándonos en los impedimentos que deben removerse y escalarlo solo cuando se requiere algún apoyo del nivel ejecutivo.
Un aspecto importante que reportar son los proyectos que tienen una alta exposición al riesgo, con una alta probabilidad de que ocurran y un alto impacto en los objetivos del proyecto. Los ejecutivos necesitan conocer las estrategias y los planes de acción para controlar esos riesgos y de esta manera contar con toda la información de como están los proyectos y cuales acciones se requieren para avanzar hacia la consecución de los objetivos de los proyectos.
Si la PMO presenta esta información convocando a una reunión, es necesario que las reuniones se mantengan de forma ejecutiva, con una duración máxima de una hora. Para lograr esto, el reporte de la PMO debe ser muy conciso, para que todas las comunicaciones sean efectivas y precisas. Además, la oficina de proyectos debe mantener en todo momento el objetivo de la reunión, que es presentar informes ejecutivos con el estatus del portafolio de proyectos. No es una reunión para enfocarse en resolver los problemas y si este tema aflora, entonces debe convocarse otra reunión para tal fin.
Hoy en día, la PMO debe apoyarse en la tecnología para hacer su trabajo más eficiente y efectivo. La información fluye diariamente en sistemas de Business Intelligence donde todos en la organización pueden monitorear el desempeño del portafolio. Para la PMO esto es una oportunidad en lugar de una amenaza. En el pasado, se esperaba que la PMO tuviera todas las respuestas y contara con toda la información. Este rol ahora ha cambiado para ser un recolector de aportes de varias fuentes de la organización, lo que garantiza que todos los interesados obtengan toda la información que puede influir en la toma de decisiones.
La ardua tarea de preparar informes y tableros debe ser simple, automatizada y personalizada, generada a partir de la información disponible, en cualquier momento y en cualquier lugar, permitiendo que los tableros de proyectos se gestionen de manera sencilla. El desafío para la PMO es su capacidad de adaptarse a este nuevo paradigma de accesibilidad a la información de los proyectos. El otro reto para la PMO es destacarse en aquellas habilidades que no pueden automatizarse fácilmente. La era tecnológica nos está retando con mayor creatividad, mayor sabiduría, mayor agregación de valor y menos trabajo.
Entonces, la pregunta para las oficinas de proyectos es:¿nuestros reportes están respondiendo de manera práctica las preguntas de los directivos con información que generan valor para la organización y para la toma de decisiones?
¡La respuesta en todos los casos debe ser si!
Lourdes Medina 