La Simbiosis con la PMO

Desde el punto de vista biológico se utiliza el término simbiosis para describir las relaciones entre organismos de distintas especies. El término proviene de la palabra griega “syn” que significa “con” y “biosis” que significa “vivir”.

Con este artículo titulado ¨La Simbiosis con la PMO¨ describo mediante una analogía las interacciones entre la PMO y uno de sus principales grupos de interesados, los directores de proyectos. En un contexto biológico de la relación simbiótica del mutualismo las especies se benefician y no pueden vivir de manera separada. De manera similar, la PMO necesita de otros ¨organismos´ para sobrevivir. Las estadísticas son reveladoras y apuntan principalmente a que el mayor desafío (60%) que enfrentan hoy en día las oficinas de proyectos es mejorar la adherencia a los procesos de dirección de proyectos[1].

Una de las funciones de la PMO que ayuda a mejorar la adherencia a los lineamientos, procesos y metodología que definen la oficina de proyectos es ofrecer mentoring a los gerentes de proyectos. El objetivo de esta tutoría es el desarrollo de habilidades de los profesionales ligados a los proyectos, de manera que estén suficientemente preparados para aplicar consistentemente los procesos relacionados con la dirección de sus proyectos, con el fin de mejorar continuamente en la entrega de proyectos para la organización.

El proceso del mentoring por parte de la PMO para los directores de proyecto se establece bajo criterios preestablecidos, como por ejemplo el proceso de inducción a los nuevos integrantes del equipo, o para ofrecer un acompañamiento con la herramienta de software que apoye sus funciones o cuando se está desplegando un proceso específico dentro de la dirección de los proyectos, entre otros casos.

Para la oficina de proyectos es muy importante que los gerentes de proyectos estén capacitados, calificados y cuenten con la experiencia práctica y conocimientos en gestión de proyectos adaptados a la organización. A medida que los directores de proyectos asumen un papel más integral, la capacitación y el desarrollo de habilidades son primordiales para el ejercicio de sus funciones. Las PMOs innovadoras están respondiendo con procesos formales para desarrollar esas competencias a través de la capacitación interna y mentoring.

¿Por qué la mentoría es vital para mantener esta relación simbiótica entre los gerentes de proyecto y la PMO?

  • La tutoría consiste en escuchar y entender las necesidades del otro. El proceso nos ayuda a identificar lo que es bueno para ambos, para la PMO y para el grupo de directores de proyectos, bien sea que los gerentes de proyecto formen parte o no, de la oficina de proyectos.
  • Si desde la oficina de proyectos queremos que haya adherencia a los procesos de dirección de proyectos, este proceso formal de tutoría brinda documentación, acompañamiento, ejemplos y todo tipo de recursos que permitan que los directores de proyectos obtengan la información y desarrollen las habilidades necesarias para ejecutar sus funciones diarias.
  • La PMO se beneficia cuando los directores de proyectos cumplen con sus funciones, cuando tienen claridad en la ejecución de sus procesos y presentan información de manera oportuna y confiable, de manera que la PMO pueda a su vez presentar una objetividad analítica mediante el uso de indicadores actuales y pronósticos coherentes.
  • Con el mentoring por parte de la PMO los gerentes de proyectos pueden obtener una mejor comprensión de aquellos aspectos profesionales que necesitan para realizar tareas específicas en su gestión.
  • La PMO puede compartir lecciones aprendidas al enfrentar obstáculos procedimentales o técnicos similares, permitiendo una eficiencia y un ahorro de tiempo.
  • Durante el proceso de mentoría la PMO puede presentar su propuesta de valor que enamore y conecte con los directores de proyectos. Es otro modo de establecer una comunicación (informal) y de interactuar con estos grupos de interés.
  • Otra ventaja que tiene el proceso de mentoría con los directores de proyectos es el contacto directo con uno de los principales interesados de la oficina de proyectos, dando oportunidad de también entender los factores quela PMO debe agilizar, transformar, incorporar o incluso eliminar. Toda esta interacción aumenta la confianza entre las partes.

Con la mentoría a los gerentes de proyectos la PMO no solo garantizará que los directores de proyecto estén preparados para enfrentar los retos del día a día,sino que pueden soportar los desafíos futuros y capitalizar las oportunidades. La PMO debe co-crear las capacidades, habilidades y potencialidades del equipo de trabajo que lidera los proyectos, ya que esto repercute en su propio beneficio.

 

[1]El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones. Deloitte

 

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