Rayos X del Portafolio de Proyectos con Design Thinking

El artículo originalmente fue publicado el 20 de septiembre en  X-Ray of the Project Portfolio With Design Thinking .

A continuación,  les presento el artículo en español.

El uso de rayos X nos permite obtener una imagen del interior del organismo, sobre la parte del cuerpo que se desea observar para realizar distintos diagnósticos. Nos gustaría hacer algo similar en nuestro portafolio de proyectos y poder también diagnosticar el valor que estas iniciativas aportan al negocio. Muchas veces nos preguntamos como se generó el listado de iniciativas que se consideran para la evaluación del portafolio.

Ese diagnóstico de la generación de valor del portafolio de proyectos empieza por los procesos de selección, evaluación y priorización de los componentes del portafolio, con el fin de garantizar que los proyectos que se van a ejecutar estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. Nuestro punto de partida para asegurar la generación de valor es trabajar en la eficacia del portafolio de proyectos, con el fin de alcanzar el efecto que se desea tras la realización de las iniciativas necesarias para la organización. Para lograr esto debemos seleccionar y priorizar los proyectos correctos para el negocio. Sin embargo, nuestro portafolio de proyectos es iterativo; podemos haber identificado una necesidad incorrecta, y si lo hicimos, debemos cambiarla. O quizás nos demos cuenta de que surgió la necesidad correcta, pero tuvimos la solución equivocada y necesitamos cambiar eso.

Los procesos de definición y optimización de un portafolio de proyectos implican una serie de pasos tales como identificar, evaluar, seleccionar y optimizar. Design Thinking puede hacer una diferencia en estos pasos y nos da una perspectiva diferente a nuestro portafolio de proyectos. El uso de este enfoque se basa en desafiar los problemas de gestión y de desarrollo del negocio, de manera similar a como un diseñador enfrenta y resuelve problemas de diseño.  Design Thinking es un enfoque sistemático para la resolución de problemas centrado en los clientes y la capacidad de crear un futuro mejor para ellos. En el contexto de la gerencia de portafolios, Design Thinking se aplica al diseño de modelos de negocio o estrategias empresariales y no dista mucho del concepto de experiencia de usuario, ya que se trata básicamente de adaptar el negocio o la estrategia de la empresa a las necesidades de  nuestros usuarios o clientes. Design Thinking se puede utilizar para el desarrollo de producto, servicios, experiencias de usuario y en toda la cadena de valor de un negocio, para resolver un amplio abanico de problemas a la hora de tomar decisiones estratégicas.

En términos generales, un buen diseño requiere que sea deseable, factible técnicamente y viable para el negocio. Design Thinkingpropone un método que pone énfasis en la identificación de necesidades, la visualización, el modelaje, la iteración y la creatividad. El equipo que diseña una estrategia debe observar (aceptar, analizar, definir, comprender, ser empático), pensar (idear, innovar, visualizar, evaluar) y ejecutar (fabricar, iterar, probar, aplicar, implementar).

Para aplicar Design Thinking al portafolio de proyectos es necesario traducir el vocabulario del diseño utilizando una perspectiva comercial y de negocios. También es necesario tener la mentalidad para la innovación, sentirnos creadores «centrados en el cliente» de una manera profunda y más personal. Buscamos que muestro portafolio de proyectos reconozca la diferencia entre lo que ya existe, y crear algo novedoso que  permita al negocio posicionarse competitivamente en su entorno. Design Thinking insiste en que nos preparemos para iterar nuestro camino hacia una solución, de modo que los gerentes se vean a sí mismos como aprendices. Es necesario reconocer que probablemente no lo hagamos bien la primera vez y esto es particularmente difícil de asimilar en el mundo corporativo de los negocios. La mayoría de los gerentes aplican una metodología directa y lineal de resolución de problemas: identifican un problema, identifican varias soluciones, analizan cada una y eligen una, la correcta. Los diseñadores no son ni tan impacientes, ni tan optimistas, y de ellos debemos aprender. El diseño, como práctica, itera no solo en el tiempo sino también en todos los niveles. Se mueve continuamente hacia adelante y hacia atrás entre los niveles de abstracción, buscando la comodidad en lo tangible. Los diseñadores producen modelos y prototipos que hacen que las ideas parezcan reales, en lugar de hojas de cálculo y presentaciones. Design Thinking nos propone un proceso con énfasis en la ejecución y no tanto en la planificación, donde los controladores de toma de decisión sean principalmente modelos experienciales y no solo modelos numéricos.

La aplicación de Design Thinking tiene varios sabores, ha sido adaptado en cada organización que desea aplicarlo. Algunos autores recomiendan cuatro pasos, otros cinco o más etapas. No importa si el proceso tiene cinco o siete pasos. Lo más importante es la forma en que nuestro trabajo se mueve entre la empatía, el foco en las personas y la experimentación.

Design Thinking nos sugiere que nuestro portafolio de proyectos debe tener iniciativas que hayan sido identificadas, evaluadas, seleccionadas y priorizadas respondiendo cinco preguntas muy básicas, que corresponden a las cinco etapas del proceso: ¿Qué necesitan y como se sienten?  ¿Qué existe hoy? ¿Y si lo cambio por? ¿Qué tiene alto impacto? ¿Qué nos funciona?

 

1.     Empatizar: ¿Qué necesitan y como se sienten? El trabajo de la empatía consiste en prestar atención a otras personas y descubrir los problemas en los que vale la pena trabajar.

2.     Definir: ¿Qué existe hoy? Primero, debemos prestar mucha atención a lo que está sucediendo hoy para definir el problema real o la oportunidad que queremos abordar.

3.     Idear: ¿Y si lo cambio por? En esta etapa, vamos  a idear el futuro aceptando todo tipo de desafíos para el negocio y varias soluciones, a través del portafolio de proyectos.

4.     Prototipo: ¿Qué tiene alto impacto? Estamos buscando aquellas iniciativas que tienen un potencial «wow», aquellos componentes del portafolio que cumplen con un potencial atractivo para usuarios y clientes mediante la experimentación y prototipos.

5.     Evaluar: ¿Qué nos funciona? Es el tiempo para volverse realista y analizar que nos funciona desde el punto vista técnico, financiero y comercial para evaluary tomar decisiones.

El proceso es iterativo: en la etapa de empatía, nos centramos en un problema específico para resolver, pero el problema puede estar sesgado por las características técnicas, financieras y comerciales de la empresa.

En la búsqueda de optimización de nuestro portafolio de iniciativas, nos preguntamos que podemos aprender de los diseñadores y aplicarlo en nuestro negocio:

·       En primer lugar, el diseño tiene que ver con la ejecución, y las empresas a menudo se quedan estancadas en la etapa de generar ideas y no las ejecutan.·       Segundo, el diseño nos enseña cómo hacer que las cosas se sientan reales, siempre hay una maqueta o un prototipo.·       En tercer lugar, el diseño hace frente a la incertidumbre, buscan lo novedoso, lo  desconocido.·       En cuarto lugar, el diseño comprende que los productos y servicios son para seres humanos. Trabaja con la humanización de los servicios y productos.

Las características fundamentales de Design Thinkingque debemos tomar en cuenta para la definición de nuestro portafolio son las siguientes:

• Razonamiento abductivo: es la forma de pensamiento por la cual surgen nuevas ideas, nuevos escenarios e hipótesis a considerar para resolver un problema. El propósito es que los responsables de tomar decisiones no limiten su imaginación a lo meramente evidente, y creen un conjunto de ideas (por irracionales que puedan parecer) para encontrar soluciones para el negocio. La inducción y la deducción convergen al avanzar el proceso.
• Colaborativo: trabajar en un ambiente de colaboración, con todos los interesados en los procesos de negocios, productos o servicios.
• Experimental e iterativo: hacer modelos, ejemplos y plantear diferentes hipótesis. Probar iterativamente de manera de poder detectar lo que funciona y que lo que no. Es un proceso de crear y probar continuamente y luego reformar nuestras ideas sobre lo que funciona. No debemos esperar hacerlo bien la primera vez. La idea es iterar en nuestro camino hacia el éxito.
• Humano: es importante prestar atención a la dimensión humana, porque el pensamiento diseñado no se trata solo de procesos y preguntas, también se trata de personas. Considera el contexto y todas las personas implicadas, de manera de adaptar las soluciones a las necesidades de sus usuarios, clientes, gerentes de proyectos, desarrolladores de software, analistas de negocios, analistas funcionales, etc.
• Integrador: observar desde una perspectiva global, diseñando los servicios, productos o procesos end to end, teniendo en cuenta todas las posibles implicaciones. Un diseño combina a los usuarios, a la tecnología y a los costos. También se enfoca en generar opciones múltiples, y evita poner todos nuestros huevos en una sola canasta.

A continuación vamos a analizar como combinar Design Thinkingy el portafolio de proyectos. Los procesos de evaluación, selección y optimización de un portafolio de proyectos pueden sincronizarse con Design Thinking. La gestión del portafolio de proyectos es una tarea altamente estratégica y Design Thinkingnos invita a reflexionar sobre como esos componentes del portafolio llegaron allí y a revisar en profundidad los siguientes aspectos:

Evaluación del portafolio

 Evaluar los componentes del portafolio implica revisar los componentes claves del portafolio con relación a la generación de valor estratégicos y también tomando en cuenta factores de ejecución y factores externos. Por lo general las organizaciones tienen un inventario de iniciativas, previo a la generación del portafolio, que deben responder a un proceso creativo:

1. Comprender el problema (Empatizar): Lasiniciativas deben dar respuestas a una necesidad. Implica pasar tiempo con la gente, entender sus necesidades y lo que es importante para ellos. La empatía funciona, si puedes llegar hasta aquí, ese es el tipo de información clave en tu camino hacia la innovación.
2. Interpretar los resultados (Definir): interprete los hallazgos empíricos. Lo primero que se debe hacer es inventariar las necesidades y una lista de posibles ideas, y usar eso para replantear o definir un problema que realmente vale la pena trabajar.
3. Generar ideas (Idear): Participar en sesiones de lluvia de ideas para generar tantas ideas como sea posible (ampliar el espacio de la solución). El objetivo aquí es generar tantas opciones inesperadas para el problema que haya definido la fase anterior como sea posible, mejor si tenemos opciones inesperadas, debemos traer una diversidad de perspectivas a la mesa.

Selección del portafolio

 Al igual que la gestión de portafolio de proyectos, Design Thinking nos recomienda separar la generación de ideas de la selección de ideas. Entonces la gran estrategia para la ideación es generar sus ideas primero, sin juzgarlas y luego evaluar y seleccionar las que desea probar como parte de nuestro portafolio de proyectos. La selección de los componentes es crucial para el éxito del portafolio y es vital que exista una alineación con la estrategia empresarial. En la selección de los componentes del portafolio Design Thinking nos propone seleccionar conceptos múltiples (no solo uno) y hacer eso con diferentes criterios de selección. Me explico mejor:

1. Seleccionar un concepto que sintamos como una apuesta segura. Esto es realmente importante porque todos podemos relajarnos y decir «Okey, al menos tenemos uno que creemos que funcionará». Pero no nos detengamos ahí.
2. Seleccionar las ideas que surgieron que creemos que serán más significativas o harán mayor impacto.
3. Finalmente seleccionar una posibilidad remota o lo que podríamos llamar la más radical. Algo que parece absolutamente imposible, pero que si pudieras hacerlo, cambiaría todo. Lo que descubrimos es que después de generar todas estas iniciativas con al menos tres conceptos sobre estos diferentes criterios para pasar a la creación de prototipos, hemos preservado un portafolio con potencial de innovación, sin haberlo desechado en esta fase.

 

Optimizacióndel portafolio

Con varias iniciativas ejecutándose a la vez, el balance de las prioridades y riesgos, la optimización de recursos y el ancho de banda de la gerencia deben  ser gestionados efectivamente para evitar exceder los tiempos, costos y la utilización  de recursos humanos y tecnológicos. Para tal fin, Design Thinking nos propone seguir los siguientes pasos:

1.     Crear prototipos: durante la optimización del portafolio de proyectos, Design Thinking nos invita a crear prototipos y compartirlos con otras personas (vuelve a reducir el espacio de solución, fase experimental). Nos invita a tener actitud de experimentación en todo lo que hacemos en nuestro portafolio de iniciativas. Un aspecto clave es mantenerlo de muy baja resolución. Lo que quiero decir con eso es que no sea un prototipo altamente detallado y altamente refinado. Mantengamos presentes los siguientes aspectos:

a.     Cuanto menor sea la resolución, más rápido será la retroalimentación honesta.

b.     Encontrar una forma de hacerlo experiencial que permita darnos cuenta de lo que funciona y lo que no funciona.

c.      Iterar lo más rápido posible.

d.     Ejecutarlo como un equipo.

2.     Evaluar: probar, implementar, mejorar y refinar basados en la experiencia con esos prototipos de baja resolución poniéndolos en la vida de las personas para quienes los diseñamos y viendo lo que funciona y lo que no.

3.     Aprender: de la experiencia de un usuario a otro y obtener muchos comentarios. La pregunta es: ¿qué hacemos con todos esos comentarios?, la respuesta es optimizar nuestro portafolio de proyectos e ir priorizándolo  según este  aprendizaje.

La propuesta de incorporar Design Thinking al portafolio de proyectos puede ayudarnos a innovar, hoy en día es un reto y a las organizaciones se les hace muy difícil lograrlo. La mayoría de las empresas, por muy bien intencionadas y entusiasmadas que estén con la innovación, no siempre la trasladan a sus estrategias de la mejor manera. El portafolio de proyectos de una empresa dice mucho del apetito de riesgo de la organización, de su facultad para reinventarse y de la capacidad para adaptarse a nuevas oportunidades en el mercado en el cual compite. Este proceso de cambio funciona bien si existe un entorno favorable para la innovación, junto con una estrategia bien alineada y representada en el portafolio de proyectos corporativos, que permita pasar de la idea innovadora a la ejecución, aunque implique una ruptura con lo tradicional.

Aunque una organización desee la innovación, muchos de los comportamientos corporativos trabajan directamente en contra de lograrlo. Para innovar necesitamos mucho de lo que nos propone Design Thinking:·

• Primero que la mente está preparada para innovar. Nuestras elecciones inevitablemente reflejan nuestra mentalidad.·
• El segundo factor es el repertorio. Un amplio repertorio puede ser un importante facilitador de la innovación.·
• La tercera cualidad es la empatía del cliente. No es solo atención al cliente. Implica estar profundamente interesado en los detalles de sus vidas, como personas, no como categorías de consumidores.

En los próximos 5 a 10 años veremos cambios tecnológicos sustanciales y muchos de estos cambios ya están siendo llevados a cabo a través de proyectos corporativos de innovación. Las organizaciones deben prepararse y mejorar su capacidad para responder y ejecutar los proyectos necesarios para adaptarse a los cambios del entorno de la era digital.

Finalmente, es necesario decir que si intentamos inculcar Design Thinking en nuestros equipos de proyectos y cultivar su propio potencial creativo, esto será un gran desafío. Incorporar Design Thinking en la búsqueda de crecimiento requerirá mucha paciencia e iteraciones.

Referencias

1. Brown, T. (2009). Change by design: How design thinking transforms organizations and inspires innovation. New York, NY: HarperCollins.
2. Liedtka, J., & Ogilvie, T. (2011). Designing for growth: A design thinking tool kit for managers New York, NY: Columbia Business School Publishing.
3. Medina, L. (2016). Design thinking y la gerencia de proyectos. http://www.pmosolution.net.
4. Project Management Institute. (2017). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK^® guide) – Sixth edition. Newtown Square, PA: Author.
5. Project Management Institute. (2017). The standard for portfolio management – Fourth edition. Newtown Square, PA: Author.
6. Stanford University Online Course. Design thinking – A competitive advantage in a difficult economy. Stanford, CA: Stanford University.