¿Cómo van tus propósitos de año nuevo?

En días pasados tuve la oportunidad de hacer una intervención ante una audiencia que incluía adultos y también algunos adolescentes. El tema que expuse fue “Gestión del Portafolio de Proyectos”. Fue un gran reto decidir cómo poder conseguir la atención de estos adolecentes ante una ponencia de un tema que tal vez no fuese de su interés.

La gestión de portafolio se enfoca en la selección y priorización de las iniciativas empresariales que le permiten a la organización mantener su ventaja competitiva y lograr su eficiencia operacional. Son muchos los proyectos que se plantea una organización, pero sabemos que los recursos (financieros, humanos, tecnológicos, etc) son limitados y debemos atinar muy bien en cuales iniciativas vamos a invertir.

Para hacer más fácil la comprensión de la “Gestión de portafolio de Proyectos” ante mi audiencia, me pareció una buena idea explicar las similitudes entre un portafolio de proyectos y una lista de propósito de año nuevo.

Le pregunté a los adolescentes: ¿Cómo seleccionas y priorizas tus metas y proyectos para este nuevo año? ¿A cuales iniciativas le vas a invertir tu energía y tiempo? En nuestras vidas, similar al mundo corporativo, necesitamos estructurar los mecanismos que nos permitan seleccionar los proyectos que nos generan valor.

Le comentaba a los adolescentes que para ser efectivos en nuestro portafolio de iniciativas personales, debemos empezar por tener claros nuestras metas y objetivos, y seguir algunas pautas que describo a continuación:

Identificar: todos los proyectos y planes que necesitamos acometer e incluirlos en el inventario de iniciativas para el 2018; en el caso de las empresas el portafolio de proyectos no tiene una naturaleza temporal.

Categorizar: es una tarea altamente estratégica, ya que las categorías son definidas basadas en los lineamientos estratégicos de la empresa. Dentro de las categorías, se reúnen a varios proyectos de características y/o objetivos similares. En el caso de las metas personales, podemos agrupar por ejemplo planes académicos, por otro lado metas deportivas, etc.

Definir criterios: para evaluar los componentes del portafolio se deben definir los criterios de evaluación de cada proyecto. La evaluación debe hacerse de una manera formal, ordenada y estructurada de manera que nos permita realizar una primera selección de las iniciativas que están más alineadas con nuestros objetivos en cada categoría.  Esta selección se realiza bajo un criterio de puntuación predefinido.

Priorizar: darles prioridad a los componentes seleccionados, consiste en crear el conjunto de componentes del portafolio (portafolio mix) que tiene el mayor potencial colectivo para acometer los objetivos del negocio. Similarmente, en nuestras metas personales también debemos darle prioridad a algunas iniciativas que nos permitan cada día acercarnos más a nuestros objetivos.

Balancear: es necesario balancear el portafolio evaluando los riesgos basados en el perfil de riesgo de la organización y en la capacidad de los recursos (tecnológicos, humanos, activos) para acometer las iniciativas del portafolio. La optimización del portafolio de nuestras metas personales, supone hacer una correcta ponderación del riesgo para cada proyecto, con el fin de seleccionar la combinación óptima de estos proyectos en función del valor que aportan en conjunto para nuestras vidas y en función de nuestra capacidad para poder realizarlo.

Es muy común observar tanto en el portafolio de nuestras metas personales, como en el portafolio de proyectos de la organización, un listado muy ambicioso y poco estructurado de iniciativas, difíciles de cumplir, lo que nos lleva a la frustración. No basta para las empresas elaborar una lista de mejoras y proyectos y tampoco es suficiente para nuestra lista de propósitos de año nuevo. Debemos seleccionar y priorizar con fundamentos los proyectos personales y corporativos en los cuales vamos a invertir nuestro tiempo y esfuerzo.

Te pregunto: ¿cómo van tus propósitos de año nuevo? y si la respuesta es que podrían ir mejor, espero que estas pautas te ayuden a ser más efectivo con tu portafolio personal.