Las PMO necesitan evolucionar y el triángulo del talento del PMI también está evolucionando. En nuestro mundo cambiante, las Oficinas de Proyectos deben ser más ágiles y astutas que nunca para mantener el ritmo y crear impacto. Según el estudio Pulse of the Profession® 2020 del Project Management Institute (PMI) se pidió a los encuestados que identificaran los factores más importantes para el éxito de su organización en el futuro. Los tres más importantes fueron:
1. Agilidad organizativa (35%)
2. La elección de las tecnologías adecuadas en las que invertir (32%)
3. Asegurar las habilidades pertinentes (31%)
Con el fin de concentrarnos en estos factores de éxito, el PMI siempre se ha comprometido a empoderar a los profesionales de proyectos para que desarrollemos un sólido conjunto de habilidades que nos lleven a ser más eficaces y eficientes. Particularmente el equipo de una PMO necesita ahora más que nunca habilidades que incluyan diferentes disciplinas y prácticas. El Triángulo del Talento del PMI ha sido actualizado y nos guía planteando que los equipos de proyectos deben centrarse en:
- Formas de trabajo: lo que antes se denominaba Gestión técnica de proyectos
- Habilidades de poder: antes establecido como Liderazgo
- Perspectiva empresarial: antes designado como Gestión estratégica y empresarial
La gran pregunta es como puede una PMO incorporar estas tres categorías de habilidades a sus funciones. Analicemos un poco el tema a continuación.
Formas de trabajar: bien sea con un enfoque predictivo, el ágil, hoy en día está muy claro que hay más de una forma de ejecutar los proyectos. Es trascendental que una PMO domine tantas formas de trabajar como puedan, para que la organización pueda aplicar la técnica adecuada en el proyecto oportuno y obtener resultados satisfactorios. Las empresas buscan en todas partes una nueva metodología que resuelva sus problemas, pero cada empresa es diferente y, como tal, cada una necesita una solución dinámica y personalizada. Los proyectos de una organización también son diferentes y cada uno enfrenta un reto distinto y muchas veces la forma metodológica de abordarlo necesita ser diferente. En este punto en particular es donde la PMO debe ser lo suficientemente audaz con una mentalidad flexible centrada en ofrecer valor y beneficios con sus lineamientos metodológicos. En el mercado existen diferentes metodologías y marcos de trabajo para los proyectos: Scrum, Kanban, Lean, XP, Waterfall, PRINCE2 y PMBOK, etc,
Habilidades de poder: estas habilidades interpersonales incluyen la percepción del contexto, la comunicación, la mentalidad innovadora, la orientación al objetivo, la colaboración y la empatía. Una PMO con estas habilidades puede mantener la influencia con las partes interesadas, lo cual constituye un componente crítico para lograr la transformación organizacional.
Cada vez está más claro que, para la mayoría de los trabajadores, una parte de las tareas que realizan en la actualidad serán automatizadas o al menos habrá un incremento de la interfaz hombre-máquina. Sin embargo, sabemos que las máquinas suelen estar menos preparadas para entender el estado de ánimo de una persona, percibir la situación que le rodea y desarrollar relaciones de confianza. Por tanto, una oportunidad para la PMO es centrarse en las competencias que son exclusivamente humanas, como el pensamiento crítico, la resolución de problemas, la empatía, y la colaboración. Si queremos que el cambio suceda, si queremos transitar a la organización hacia su transformación a través de proyectos, en la PMO necesitamos hacer la transición hacia una mayor destreza en estas habilidades de poder, que son de naturaleza conductual, difíciles de enseñar y requieren un esfuerzo considerable para dominarlas.
Perspectiva empresarial: si una PMO tiene perspicacia del negocio puede mostrar a la organización el mejor camino para tomar decisiones empresariales acertadas, tomando en cuenta cómo los proyectos se alinean con el panorama general de la estrategia organizativa. Las PMO con perspicacia empresarial comprenden las influencias macro y micro de su organización e industria y tienen los conocimientos específicos de sus funciones para tomar buenas decisiones. Dentro de las grandes ventajas de una PMO con la perspectiva empresarial tenemos:
1. Capacidad de enfocarse: para impulsar el éxito de su equipo y de su empresa, la PMO debe ser capaz de distinguir el ruido para centrarse en los elementos que marcan la diferencia en su negocio. Este foco le permite a la PMO lograr más en el día a día porque evita que el tiempo se vea mermado por un trabajo que no está impulsando el éxito del negocio.
2. Comprensión de las consecuencias: la PMO debe hacerle ver a la organización (con datos, impactos, lecciones aprendidas, etc.) las consecuencias de las decisiones que se toman. La idea es que los equipos de proyectos empiecen a sopesar los posibles resultados de cada elección, de modo que se pueda elegir el camino que ofrezca el mayor beneficio para el negocio con el menor inconveniente.
3. Afinidad con la resolución de problemas: la PMO recopila información relevante sobre una situación para evaluar las soluciones disponibles y, a continuación, aplica su conocimiento del negocio para resolver problemas empresariales. Ya no solo se trata de conocer los tecnicismos de la gerencia de proyectos.
4. Reconocer las necesidades de las partes interesadas: toda PMO tiene una serie de partes interesadas, incluidos los clientes que son partes interesadas implícitas en las decisiones comerciales de la organización. Equilibrar las necesidades de estas diversas partes interesadas no es fácil, pero la PMO debe articular y comprender los objetivos de cada una de las partes interesadas de la organización para tenerlos en cuenta en la toma de decisiones.
En la era de la Economía de proyectos el PMI continuará centrándose en darnos las herramientas y conocimientos que necesitamos para desarrollar nuevas habilidades y abordar de la mejora manera el desafío que representa cada proyecto. Le toca a la PMO jugar un papel vital en el desarrollo de estas habilidades a todo nivel en la organización y acompañar a la empresa en su camino para transformar sus ideas en realidades.
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Lourdes Medina 