La gestión de la PMO debe concentrarse alrededor de la información que el negocio realmente necesita conocer sobre los proyectos y hacer los ajustes en cuanto a los procesos para que esta información esté disponible para la toma de decisiones.
La información que genera la PMO para los diferentes interesados del portafolio de proyectos debe ser confeccionada bajo la óptica de generar valor al negocio. Muchas veces se genera una gran cantidad de información alrededor de los proyectos que no aporta valor para la toma de decisiones. Otras veces, por el contrario, los directivos y gerentes desean detectar tendencias y reducir los niveles de incertidumbres en torno a ciertos aspectos de los proyectos y no pueden hacerlo porque la información relevante no existe y porque los procesos no están configurados para la captura de dicha información.
La PMO debe entender lo que el negocio necesita saber de los proyectos, debe conocer lo que los directivos realmente requieren conocer y de esta manera identificar las preguntas sin respuesta en torno al portafolio de proyectos. El objetivo es pasar de capturar “todo tipo de dato por si acaso” a capturar “a” y medir “b” para responder a la pregunta “c”. En este sentido, un aspecto fundamental para las Oficinas de Proyectos es conocer las preguntas más frecuentes para las cuales la PMO debe estar preparada para responder en todo momento. A continuación, les formulo algunas preguntas críticas que considero que una PMO siempre debe poder responder:
¿Estamos llevando a cabo los proyectos adecuados para el negocio?
La generación de valor del portafolio de proyectos empieza por los procesos de selección, evaluación y priorización de los componentes del portafolio, con el fin de garantizar que los proyectos que se ejecutan estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. La generación de valor para el negocio necesita asegurar la eficacia del portafolio de proyectos, seleccionando y priorizando los proyectos correctos para el negocio. Recordemos que nuestro portafolio de proyectos es dinámico y las iniciativas que hoy son vigentes no necesariamente son las correctas el día de mañana.
¿Conocemos el estado actual de todos los proyectos?
Se espera es que la PMO pueda dar un resumen global del portafolio de proyectos, sobre el desempeño, el éxito, los resultados y la obtención de beneficios de todos los programas y proyectos. Es imprescindible que la información presentada sea confiable, oportuna y adaptada a lo que necesitan saber los diferentes grupos de interesados del portafolio de proyecto.
¿Estamos gestionando, escalando y resolviendo los problemas de los proyectos?
Muchas veces la PMO puede tener bajo su responsabilidad el establecimiento de un marco de gobierno para proveer claridad sobre los derechos de tomas de decisiones y estructuras de autoridad en los proyectos. La PMO tiene un rol decisivo en el establecimiento de procesos de supervisión, y en la implementación de mecanismos de escalamiento y monitoreo de riesgos y problemas que enfrentan los proyectos. Le toca a la PMO velar por la adherencia a estos procesos y reportar si nos estamos anticipando a la materialización de impactos en el portafolio de proyectos de manera satisfactoria.
¿Los gestores de proyectos y programas tienen la formación adecuada?
Hoy más que nunca es de vital importancia el desarrollo de habilidades de los profesionales ligados a los proyectos, de manera que estén suficientemente preparados para aplicar consistentemente los procesos relacionados con la dirección de sus proyectos, con el fin de mejorar continuamente en la entrega de proyectos para la organización. A medida que los directores de proyectos asumen un papel más integral, la capacitación y el desarrollo de habilidades son primordiales para el ejercicio de sus funciones. Es necesario que los equipos de proyectos posean las competencias que proporcionan una ventaja competitiva para organización. Las PMOs innovadoras están respondiendo con procesos formales para desarrollar esas competencias a través de la capacitación interna y mentoring e informan el progreso y cobertura de estas capacitaciones.
¿Cuál es la utilización global de los recursos?
La gestión de capacidad utiliza un enfoque integrado para la gestión de recursos, basados en la planificaciónde capacidad y el entendimiento de los recursos necesarios para que la organización pueda ejecutar con éxito sus iniciativas del portafolio. Por lo general, la PMO realiza un análisis de capacidad y la revisión de asignación de recursos para los proyectos con el fin de equilibrar la oferta y la demanda para los componentes del portafolio. Esta información de la utilización global de los recursos proporciona datos, tendencias y patrones para ayudar con la toma de decisiones e impulsar la optimización y el equilibrio de los recursos.
Estos fueron algunos ejemplos de preguntas críticas sobre el portafolio de proyectos que por lo general son fuentes de inquietudes e intereses en el contexto de los proyectos. Por supuesto, hay muchas más interrogantes que la PMO debe responder para conseguir el correcto manejo de los interesados. Si la PMO ya ha capturado los datos, los ha procesado, analizado y distribuido, es necesario validar que todo esto derivará en mejores proyecciones del desempeño futuro de los proyectos, reduciendo los niveles de incertidumbre y permitiendo a los directivos más eficacia en la toma de decisiones.
Te deseo unas felices fiestas, llenas de paz y amor.
Lourdes Medina 