Los equipos de proyecto están formados por personas que poseen diversas habilidades, conocimientos y experiencia. No todos actuamos de la misma manera, y si bien las habilidades técnicas de gestión de proyectos son importantes y fundamentales, otras habilidades se están convirtiendo en una prioridad, incluida la empatía, la adaptabilidad, el pensamiento crítico y la resolución de problemas.
Los equipos de proyecto que trabajan en colaboración pueden lograr un objetivo compartido con mayor eficacia y eficiencia que los individuos que trabajan por su cuenta. Al fomentar entornos inclusivos y de colaboración, los conocimientos y la experiencia se intercambian libremente, lo que a su vez permite obtener mejores resultados en los proyectos. Según el PMBOK en su séptima edición, la creación de un entorno de equipo de proyecto colaborativo implica atender múltiples factores que contribuyen a ello, como los acuerdos, las estructuras y los procesos del equipo. Estos tres factores apoyan una cultura que permite a los individuos trabajar juntos y proporcionar efectos sinérgicos de las interacciones. A continuación, analicemos cada aspecto.
Acuerdos del equipo. Los acuerdos del equipo representan un conjunto de parámetros de comportamiento y normas de trabajo establecidos por el equipo del proyecto y mantenidos mediante el compromiso individual y del equipo del proyecto. De forma práctica se deben incorporar normas metodológicas, códigos éticos, ceremonias y otras directrices que forman parte del trabajo profesional dentro del equipo de proyecto y de la organización. Estos acuerdos por lo general se pactan al principio de un proyecto y evolucionan con el tiempo a medida que el equipo del proyecto identifique las normas y comportamientos idóneas para seguir trabajando juntos con éxito. Especialmente para los equipos que trabajan de forma remota es muy importante acordar reuniones de coordinación y seguimiento.
Estructuras organizativas. Los equipos de proyecto utilizan, adaptan e implementan estructuras que ayudan a coordinar el esfuerzo individual asociado al trabajo del proyecto. Estas estructuras pueden basarse en geografías, roles, funciones o autoridad. Pueden definirse para satisfacer una necesidad única del proyecto. Como una buena práctica se recomienda adaptar la estructura de gobierno del proyecto según la realidad de su contexto, lo importante es que exista claridad en las funciones y responsabilidades. Independientemente de quién rinda cuentas o sea responsable del trabajo específico del proyecto, un equipo de proyecto colaborativo asume la propiedad colectiva de los resultados del proyecto, todos cumplen, todos aprenden.
Una invitación a pensar afuera de la caja es proyectizar las organizaciones. De esta manera un recurso trabaja en un proyecto, entrega valor y luego continua en otro proyecto. La invitación es a apoyar la estructuración de toda la organización en torno al portafolio de proyectos con mucha más flexibilidad en términos de cómo contratan, capacitan, asignan, involucran y retienen a un equipo de alto rendimiento. Un equipo de proyecto diverso puede enriquecer el entorno del proyecto al reunir diferentes perspectivas, incluido el personal interno de la organización, los colaboradores contratados, voluntarios o terceros externos.
Procesos. Los equipos de proyecto definen procesos que permiten completar las tareas y asignaciones de trabajo. Un entorno de colaboración en el equipo del proyecto fomenta el libre intercambio de información y conocimientos individuales. Esto, a su vez, aumenta el aprendizaje compartido y el desarrollo individual mientras se obtienen resultados. Para aterrizar este concepto la mejor recomendación es el uso de las herramientas adecuadas para compartir y colaborar. Más específicamente, la recomendación es utilizar artefactos y herramientas informáticas de trabajo colaborativo que faciliten el seguimiento de errores, la implementación de hojas de ruta para productos y a la vez den visibilidad y conocimiento de las tareas pendientes. Las metodologías ágiles implican capacitar al equipo para colaborar de manera efectiva basados en una comunicación en tiempo real y con total transparencia del trabajo realizado y restante. Por ejemplo, cuando se utiliza un tablero kanban, los elementos de trabajo se representan visualmente, lo que permite a los miembros del equipo ver el estado de cada pieza de trabajo en cualquier momento y enúltima instancia, alcanzar los resultados de manera iterativa.
En conclusión, las personas que sienten que están trabajando en colaboración con otras para lograr un objetivo común se mantienen comprometidas en los proyectos durante más tiempo y experimentan menos fatiga y mayores tasas de éxito. Un entorno de equipo de proyecto colaborativo permite que todos contribuyan con sus mejores fortalezas para obtener los resultados deseados para una organización.
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Lourdes
Referencia: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
Lourdes Medina 