Medir lo Importante

La medición es la clave para demostrar el impacto y el valor de los proyectos. La medición proporciona visibilidad al proyecto y suministra los datos para fortalecer la toma de decisiones en el portafolio de proyectos. Sin embargo, si el éxito de un proyecto se limita al triángulo de hierro, es decir, las métricas de alcance, calendario y coste, a menudo se condena a los proyectos a estar marcados con una bandera roja. 

En un reciente estudio el Project Management Institute PMI y la firma PWC han estudiado como se mide el éxito de los proyectos por parte de las Oficinas de Proyecto o PMOs de alto impacto. A través de una investigación global, resaltan la gestión de un grupo de 230 Oficinas de Proyectos denominadas el 10% TOP, las cuales usan la tecnología para mejorar el número, la variedad y la frecuencia de indicadores y mediciones en los proyectos. Este informe también destaca lo que las PMOs pueden hacer para re imaginar su enfoque de la medición, lo que ayuda a aumentar la visibilidad de los niveles de madurez de la PMO, y a ampliar el valor percibido y el impacto de los proyectos en todas las organizaciones.

La investigación confirma que estas top PMOs tienen un enfoque más innovador de la medición de la siguiente manera:

• Estas PMOs tienen la capacidad de vincular las métricas de rendimiento a los resultados esperados durante el ciclo de vida del proyecto, desde el principio hasta el final, lo cual es fundamental para posicionar a las PMO como contribuyentes valiosos a la entrega de la estrategia. Están impulsando un enfoque de la medición más centrado en los resultados. Un buen conjunto de datos e indicadores pueden ayudar a las organizaciones a ofrecer perspectivas significativas para la estrategia de una empresa. 
• Utilizan la tecnología para medir de forma efectiva el impacto de proyectos y programas. Sin embargo, las limitaciones presupuestarias son un obstáculo para invertir en tecnología, bien sea por los costos de la implementación, del mantenimiento o de la capacitación en tecnologías emergentes. El costo es un factor decisivo para decidir entre varias opciones, pero muchas organizaciones están utilizando la tecnología para facilitar la medición del portafolio de proyectos. La tecnología está ayudando a estas organizaciones a captar más datos y generar más métricas. 
• Han mejorado la comunicación y la transparencia con los directivos de la organización en torno a los proyectos. Han involucrado correctamente a los directivos en el desarrollo de las métricas para la PMO. Para seleccionar las medidas correctas, es necesario involucrar a los responsables del estado de los proyectos. Si los indicadores se desarrollan sin la colaboración entre la PMO y la alta dirección, se corre el riesgo de desarrollar una matriz de reporte que no se ajuste a la visión estratégica de la organización.
• Han aumentado el número de indicadores y frecuencia de medición. Estar a tiempo, dentro de un alcance y dentro del presupuesto son los aspectos básicos. Sin embargo, estos indicadores no evidencian los verdaderos resultados que los proyectos pueden proporcionar. La frecuencia de medición también representa un desafío. El reporte mostró que solo el 41% de las PMO estaban midiendo consistentemente y comunicando regularmente los hitos del proyecto y el impacto a los interesados.
• Han incrementado la efectividad de los KPIs y para esto hay dos aspectos a tener en cuenta: en primer lugar, la selección de las medidas adecuadas y, en segundo lugar, la forma de aplicarlas. La selección de los indicadores correctos toma en cuenta que puede que una medida que es útil para un proyecto no necesariamente puede ser la mejor medida para otro proyecto, o para indicar su éxito en el futuro. Los indicadores tienen que ser revisados activamente por las personas adecuadas para que tengan un propósito, una reflexión colaborativa sobre lo que el reporte está diciendo sobre la historia del proyecto, e informar de la mejor manera a todos los interesados.

La ardua tarea de preparar informes y tableros debe ser simple, automatizada y personalizada, generada a partir de la información disponible, en cualquier momento y en cualquier lugar, permitiendo que los reportes sobre los proyectos se gestionen de manera sencilla. El desafío para la PMO es su capacidad de adaptarse a este nuevo paradigma de accesibilidad a la información de los proyectos y a la adopción de tecnologías avanzadas.

Cada vez es mas importante lograr un mayor nivel de automatización en servicios y contactos por parte de la PMO. Por tanto, las PMO del futuro no solo están dispuestas a repensar su visión y misión, sino que también están dispuestas a adoptar nuevas formas creativas de reportar y medir lo que realmente importa.

Referencias

Measuring what matters report. PMI & PwC 2021.