Los 5 ¿Por qué? de la Gerencia de Portafolio

El portafolio es un conjunto de proyectos, programas, portafolios subsidiarios y operaciones que se gestionan como un grupo para lograr un objetivo estratégico. En un portafolio, los beneficios planeados tienden a ser declarados a un alto nivel, abordando más de un objetivo de negocio, y se aplican a todos los programas y proyectos del portafolio. Estos resultados conducen a los beneficios realizados por la organización y, en última instancia, al valor perseguido por una empresa.  

Las organizaciones desarrollan visiones, misiones y estrategias para guiar su dirección. Esas estrategias buscan generar valor al negocio a través del portafolio de proyectos y están vinculadas a objetivos amplios y globales que tienen beneficios asociados. Por ejemplo, una ciudad puede tener un objetivo estratégico para mejorar la economía local. Se desarrolla un portafolio de proyectos para generar este valor, incluso algunos proyectos relacionados o programas pueden concentrarse en beneficios asociados a ese objetivo estratégico como podría ser el aumento de los ingresos. Los objetivos a su vez se descomponen luego en metas de la organización que se ejecutan a través de las iniciativas y proyectos para generar un entregable que se traduce en resultados, por ejemplo, crear más puestos de trabajo. Así los resultados luego producen los beneficios planeados que finalmente entregan el valor buscado por la organización

Hemos insistido mucho en la necesidad de que los proyectos surjan, principalmente, a partir de la traducción de las estrategias. Todos los proyectos deben ser evaluados adecuadamente, de acuerdo con los procesos de análisis de viabilidad, factibilidad, deseabilidad y adaptabilidad preestablecidos. Este proceso de gestión de portafolio implica investigar para comprender cada vez mejor la situación del negocio, identificar problemas y analizar todas las soluciones y resultados posibles. Por lo tanto, la técnica de los 5 porque puede utilizarse en este contexto para llegar a una conclusión, por ejemplo: para definir el alcance del portafolio, resolver e identificar la causa raíz del problema, realizar una lluvia de ideas para mejorar la eficacia del portafolio, y/o asegurar su alineación estratégica; todo esto se puede conseguir simplemente formulando una pregunta «¿por qué?». 

Los 5 porqués nos ayudan a reunir información e investigar un problema a través de una técnica iterativa de análisis de causa y efecto mediante la formulación de preguntas sobre nuestro portafolio de proyectos. La idea es ayudar a las organizaciones a centrarse en la razón de emprender proyectos y programas, y asegurar la realización de los beneficios creados a través de sus resultados. Es importante validar la generación de valor, beneficios y resultados en tres grandes períodos o etapas en el ciclo de vida del portafolio: identificar, ejecutar y sostener.

Identificar significa que el equipo que lidera la organización define el valor que pretende realizarse a través del portafolio de proyectos. Durante esta etapa los portafolios, programas y proyectos son seleccionados para realizar los beneficios previstos.

  • ¿Por qué hemos priorizado estos proyectos en el portafolio de proyectos?
  • ¿Por qué estos proyectos en el portafolio generan valor?

El valor se mide por el apoyo que el portafolio brinda a las metas y objetivos estratégicos de la organización. Si no generamos valor empresarial, no estamos haciendo nada. La gestión del valor asegura que la inversión en un portafolio proporcione la rentabilidad requerida, definida en la estrategia de la organización. 

En la etapa de ejecución se hace el trabajo de los programas y los proyectos para entregar valor. Durante esta etapa, se hace la ejecución técnica para crear los productos, servicios y capacidades que conducirán a los resultados para realizar los beneficios previstos.

  • ¿Por qué la ejecución de estas iniciativas genera un beneficio empresarial?
  • ¿Por qué cada entregable del proyecto está conectado a un beneficio?

La alineación con una ejecución estratégica permite que las acciones del portafolio sean coherentes con la expectativa de la alta dirección y de las partes interesadas. 

En la etapa de sostenimiento significa que el dueño del beneficio realiza el beneficio planeado o previsto. Esta etapa se centra en las aceptaciones y el uso de los productos que crean resultados y generan beneficios logrados a través de los proyectos. Estos beneficios pueden ser tangibles o intangibles, a corto o a largo plazo, directos o indirectos, lo importante es que sean rastreados.

  • ¿Por qué estamos seguros de que el portafolio está generando un beneficio empresarial?

Muchas veces los beneficios se generan más allá del ciclo de vida del proyecto, para esto los resultados deben ser aprobados y transferidos a las partes interesadas claves para medir y verificar los beneficios realizados con respecto a los planes, incluso identificando los beneficios y/o iniciativas infructuosas emergentes. Esto supone una revisión continua del panorama estratégico y de la reordenación de las prioridades en horizontes de tiempos cada vez más cortos.

Quiero culminar como siempre enlazando el papel que una PMO puede jugar en esta gestión de valor de un portafolio de proyectos. Los beneficios de alto nivel vinculados al portafolio pueden abarcar varios proyectos o programas para su logro, ya que los niveles de valor que las organizaciones buscan pueden tomar los resultados realizados de los beneficios de varios componentes del portafolio. Le toca a la PMO darle una dosis de realismo a la organización y analizar que funciona desde el punto vista técnico, financiero y comercial y ayudar a tomar decisiones. El objetivo es optimizar nuestro portafolio de proyectos e ir priorizándolo. Hoy más que nunca las organizaciones buscan construir un negocio más sostenible. Ha quedado en evidencia que el éxito depende en un alto porcentaje de la capacidad de adaptarse y reinventarse, para convertir ideas en propuestas de valor significativas para los clientes, integradas en modelos comerciales escalables y rentables.

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