¿La PMO necesita en su equipo especialistas o generalistas?

En la economía de proyectos, las organizaciones reconocen que necesitan una amplia gama de perspectivas y habilidades en sus equipos. Los proyectos están dirigidos por equipos compuestos por personas con una variedad de títulos y con una diversidad de enfoques para ejecutar las iniciativas empresariales, y por tanto la PMO necesita equipos verdaderamente innovadores, colaborativos y preparados para brindar resultados poderosos. No se trata de tener muchos recursos o más de los necesarios, sino de tener un equipo que pueda entregar valor fluidamente para la oficina de proyectos y para la transformación empresarial. Entonces la interrogante obligada bajo este contexto es comprender si la PMO necesita en su equipo especialistas o generalistas.

Partamos del hecho de que vivimos en un mundo que valora la especialización. Cuando vamos a restaurante buscamos una buena opción con especialidad en comida italiana, española o japonesa, según le apetezca a nuestro paladar. Cuando vamos a una consulta médica también nos gusta que nos atienda un especialista. En gran medida, esto también es un énfasis que nos refuerza a nosotros mismo como individuos y profesionales. Tendemos a hacer las cosas en las que somos buenos y evitamos aquellas en las que no nos podemos destacar. Esto significa que nuestros límites de enfoque se hacen cada vez más pequeños y especializados, incluyendo a la Oficina de Proyectos. Consecuentemente, ¿podemos asumir que en la PMO somos especialistas? Es una pregunta capciosa, que vamos a analizar desde varias perspectivas.

Primero que nada, debo decir que no considero la gestión de proyectos y de portafolio como una especialización, ya que es un dominio increíblemente amplio de conocimientos, habilidades, competencias y prácticas que se basan en otras disciplinas y escuelas de pensamiento. Califico la gestión de proyectos como una disciplina fundamentalmente generalista. 

Nuestro equipo de la PMO tiene el gran reto de poder articular varias metodologías, distintos marcos de trabajo, poder integrar diversos grupos, poder usar expertos o terceros para influenciar o persuadir, poder abordar el apoyo y la comunicación efectiva de los diferentes grupos de interesados. Como gerentes de proyecto, necesitamos ser lo suficientemente buenos en muchas cosas, aunque no necesariamente somos expertos en ninguna de ellas. Por tanto, la PMO como generalista tiene un desafío único e interesante. La PMO requiere medidas iguales de conocimiento, investigación, certeza y humildad. Necesitamos estar involucrados ​​en una variedad de temas y estar dispuestos a aprender, investigar y desarrollar conocimientos, entendimiento, comprensión y habilidades a medida que la organización las necesite.  

La PMO no puede tener un grado de especialidad en todos los tecnicismos, metodologías, sistemas, etc., y por tanto necesitamos tener confianza en las habilidades que tenemos y claridad para reconocer nuestras limitaciones e insuficiencias. Nos tocaría ser expertos en muchos ámbitos de conocimientos: agilidad, DevOps, cambio organizacional, contabilidad de costos, etc. Una PMO exitosa debe aceptar el hecho de que su gestión no se trata de resolver todo alrededor de los proyectos. Se trata de orquestar soluciones para la organización y el negocio equilibrando los aportes, perspectivas y experiencias de otras áreas que no tenemos en la PMO.

Esto cobra vital importancia en la Economía de proyectos, donde nos guste o no, la naturaleza del trabajo está cambiando. Los trabajos giran alrededor de los proyectos y son cada vez más cortos. En la economía de proyectos los directivos estructuran sus organizaciones en torno a un portafolio de proyectos diseñado para ofrecer valor al negocio. Un recurso trabaja en un proyecto, entrega valor y luego continua en otro proyecto. Por tanto, las competencias y habilidades requeridas por parte de la PMO pueden variar cada nueve a 18 meses. No nos queda otra que abrazar el hecho que en la PMO somos generalistas y fortalecer los siguientes aspectos:

  • El valor de la PMO como generalista no se trata de tener experiencia en una amplia gama de dominios. Rutinariamente los equipos de proyectos enfrentan situaciones técnicas complejas y difíciles en el día a día, y en la mayoría de los casos, estos problemas y desafíos no tienen nada que ver con la experiencia del equipo de la PMO. Y es aquí donde puede existir un valor agregado con una verdadera facilitación por parte de la PMO. En particular, se trata de saber que el éxito se basa en orquestar el aporte y la participación del talento y habilidades requeridas. La PMO debe tener habilidad para concretar una solución, esto implica reunir, depurar y clasificar numerosas conexiones entre contribuciones y dominios del conocimiento para llegar a una solución.
  • La PMO debe sentirse increíblemente cómoda aprendiendo y desaprendiendo, estando dedicados a múltiples curvas de aprendizaje, a menudo simultáneamente. Como PMO nos toca incursionar en una variedad de temas diferentes sin comprometernos ni enfocarnos en ninguno. De hecho, ser un generalista y mantenernos actualizados en varios frentes es mucho trabajo. Pero ahí está lo más retador e interesante como miembros de una PMO. Necesitamos estar interesados ​​en una variedad de temas y estar dispuestos a aprender y desarrollar conocimientos, comprensión y habilidades a medida que la organización lo requiera. 
  • La diversidad de la PMO debe también incluir el punto de vista de liderazgo. No todos actuamos de la misma manera, pero el equipo de la PMO debe estar compuesto por profesionales que impulsen el cambio y que tengan una amplia gama de habilidades blandas como comunicación, autoaprendizaje, resolución de conflictos, persuasión y facilitación. En la PMO nuestras habilidades técnicas de gestión de proyectos son importantes y fundamentales, pero otras habilidades se están convirtiendo en una prioridad, incluida la empatía, la adaptabilidad, el pensamiento crítico y la resolución de problemas. 

Concluyo diciendo que la PMO necesita ser parte de diferentes proyectos en toda la organización, engranando la rueda, ser la portadora de muchos sombreros. A la PMO le toca desarrollar varias habilidades y a veces ser la especialista en ciertos temas. A su vez la PMO como generalista debe esforzarse para continuar descubriendo y adaptándose, reconocer los esfuerzos realizados por otros, apreciarlos y orquestar el conocimiento y las habilidades en beneficio de la organización.

Feliz domingo,

Referencia: The Value of Building Diverse Skills. Mark Mullaly, July 2020

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