Te has preguntado: ¿Qué pasa si la PMO desaparece mañana en tu empresa?

¿Qué pasa si la PMO desaparece mañana en tu empresa? Esta fue una de las preguntas que nos hizo Emma-Ruth Arnaz-Pemberton en el curso PMO Practicioner de Wellingtone.

Es una pregunta que realmente nos hace reflexionar y hacer una retrospectiva sobre las cosas que debemos mantener en nuestra oficina de proyecto y aquellas que definitivamente tenemos que cambiar o dejar de hacer.

Siempre hablamos de la vital importancia de la creación de valor por parte de la PMO para el negocio y de como la PMO debe demostrar beneficios tangibles para que sobreviva a lo largo del tiempo. De acuerdo con ESI International 2015- Global State of the PMO, el 72 % de los encuestados afirmó que la PMO es puesta en duda permanentemente por parte de la alta dirección.

Las tres principales razones para impugnar el establecimiento de la PMO son:

• Falta de valor percibido (44 %)
• Falta de madurez en gerencia de proyecto/programa en la organización (41 %)
• Falta de apoyo de la dirección (32 %)

Analizando estas estadísticas podemos asumir que, aunque una PMO garantice mediante su gestión una buena dirección de los proyectos, facilite el éxito de estos, anticipe y disminuya los riesgos para el negocio, aun así, el valor generado por la PMO depende de un alto componente de percepción y del manejo de los interesados. Sin duda alguna necesitamos identificar a los grupos de interesados de la PMO y ser capaces de gestionar sus expectativas de una forma proactiva desde el primer momento de su establecimiento.

Recordemos que la PMO es un proveedor de servicios, en la mayoría de los casos para la propia empresa, y cómo tal, tenemos que enfocarnos mucho en nuestros clientes internos, en los diferentes grupos que cohabitan en la organización. Esto supone que debemos entender quiénes son nuestros clientes, quiénes son nuestros interesados, y poder atender a los diferentes niveles de interesados a lo largo de la organización y a cada uno darles respuestas a sus diversas necesidades.

Mi recomendación es atender a cada nivel según sus expectativas, y tomar en cuenta el nivel de detalle y la información necesaria:

• Nivel directivo: enfocarse en dar resultados y cumplir tu promesa como PMO.
• Nivel táctico: enfocarse en brindar transparencia, certeza, información y despejar las inquietudes.
• Nivel operativo: enfocarse en brindar ayuda, soporte y practicar la escucha activa.

El beneficio clave de manejar este proceso de involucramiento de los interesados de la PMO a todo nivel, es incrementar el apoyo y minimizar la resistencia por parte de grupos o individuos, aumentando sustancialmente las posibilidades de éxito de la PMO.

La PMO como proveedor de servicio debe siempre enfocarse en su propuesta de valor, en generar valor y validar como esto es percibido.  La PMO debe involucrar a todos los interesados, patrocinadores ejecutivos y directivos para garantizar el compromiso y el apoyo significativo para el portafolio de proyectos y la PMO. 

Sobre todo, en estos tiempos de pandemia, no se trata solamente de generar valor si no de entender cómo la oficina de proyectos puede sobrevivir, como puede prosperar, seguir evolucionando y madurando dentro de la organización. Por esto es transcendental para la oficina de proyecto la capacidad de reacción y poder cambiar de rumbo si no vamos por el correcto. Recordemos que no hay una receta para establecer o evolucionar una PMO. No hay un único camino a seguir y tampoco debemos equivocarnos en seguir ciertas tendencias del mercado. Cada PMO debe configurarse como una solución a la medida para su organización, enfocándose en lo que la organización necesita y no lo que sea una preferencia del equipo de la PMO.

Otro punto sustancial es que desde la oficina de proyecto no debemos confundir las técnicas, herramientas, procesos y metodologías que utilizamos como un objetivo en si mismo, sino comprender que son un medio para lograr otro tipo de resultados. Por tanto, no nos enfoquemos demasiado o solamente en las técnicas y orientemos nuestros esfuerzos hacia nuestros clientes y nuestros interesados a todo nivel en la organización. A nuestros clientes internos y externos no les interesan los tecnicismos de la PMO, su interés está dirigido a los resultados para los proyectos y los negocios.

Por otra parte, un aspecto significativo es la evolución y la recodificación constantes de la PMO. El entorno cambia, las necesidades cambian y puede que lo que hagamos hoy ya no esté vigente mañana. Tenemos que constantemente reinventarnos para siempre tener vigencia en la generación de valor. A mí me ha funcionado mucho el reto de presentar un indicador nuevo cada 2 semanas, haciendo uso de los datos para transformarlos en información útil en la toma de decisiones. Otra de mis prácticas poderosas para la evolución constate de la PMO es tener un backlog de innovación para la oficina de proyectos, a la par de los temas operativos.

La PMO necesita patrocinadores ejecutivos activamente comprometidos, que actúen como impulsores del éxito de los proyectos e iniciativas estratégicas de la organización. La PMO requiere aliados que, por su posición y experiencia, posean las destrezas necesarias, el criterio para tomar decisiones rápidas y eficaces, la autoridad requerida para eliminar impedimentos y la influencia dentro de la organización para apoyar a la PMO ante la alta dirección y colocarla como una prioridad.

Finalmente quiero enfatizar el punto inicial de este artículo. La percepción del valor y el valor que generamos son diferentes conceptos y pueden ser muy diferentes en una organización para la PMO. La percepción de valor no es un indicador, es un sentimiento, y los interesados en la organización deben sentir que la oficina de proyecto vale la pena, que los resultados de la PMO son valiosos; es la única forma que podemos sobrevivir y prosperar en esta coyuntura. Diariamente debemos trabajar para cerrar las brechas entre la forma en que los ejecutivos perciben la inversión organizacional de la PMO y el valor de negocio que esta ofrece, trabajando en conjunto. En tal sentido, la PMO necesita profesionales que posean las habilidades de relación y comunicación para influenciar e impulsar la toma de decisiones en una organización.

Es frecuente que durante los últimos días de diciembre creemos un ambiente de introspección que nos lleva a formularnos las metas y los propósitos para el próximo año en el ámbito personal y profesional. Te invito a hacer el ejercicio y preguntarte: ¿qué pasa si la PMO desaparece mañana en tu empresa? La respuesta en la inmensa mayoría de las veces cambia por completo la forma de actuar de la PMO. Sin duda, en el 2021 continuaremos con grandes cambios y las PMO tendrán que repensar sus roles para satisfacer las nuevas necesidades y expectativas que surgirán. La PMO debe colaborar con las adaptaciones a los cambios y buscar desarrollar la resiliencia dentro del negocio y la organización para estar mejor preparados para futuras disrupciones.

Te deseo un feliz fin de semana!