Tu perfume te distingue y la herramienta tecnológica también

 

El pulso de la Profesión 2019 del PMI El Futuro del Trabajo Liderando el Camino con PMTQ nos recuerda el término coeficiente tecnológico asociado a los gerentes de proyectos, definiéndolo como la capacidad de una persona para adaptar, gestionar e integrar tecnología basada en las necesidades de la organización o del proyecto en cuestión.


Este reporte nos confirma que la tendencia actual es una mayor demanda de TQ combinada con la gestión de proyectos, o PMTQ (Project Management Technology Quotient). Esta tendencia está asociada con los temas de ser más ágiles y ofrecer victorias más rápidas en los proyectos. El pulso de la Profesión 2019 del PMI afirma que la oportunidad radica en que los líderes de proyectos desarrollen una mentalidad PMTQ a lo largo de toda la organización. Eso significa crear una cultura que respalde la gestión de proyectos con adopción a la tecnología, impulsada por la innovación, la agilidad y el pensamiento crítico, reforzada con los estándares, herramientas y tecnologías adecuadas. 

EL PMTQ también es una tendencia dentro de las Oficinas de Proyectos, ya que la PMO proporciona las herramientas tecnológicas y los sistemas de información integrados para la gestión de proyectos. La PMO debe operar a múltiples velocidades utilizando una combinación de metodologías y tecnologías, adaptándose a las necesidades y velocidades de los cambios del entorno y esto no escapa de la actualización tecnológica.

Una organización que cuente con una PMO que ha evolucionado, ofrece un sistema integrado de información para la gestión de proyectos, totalmente alineado con las metodologías de gestión de proyectos de la organización. A lo largo del ciclo de vida de los proyectos, se recopila, analiza y transforma una cantidad significativa de datos, y cuando hay un cierto nivel de madurez, el sistema se utiliza en la mayoría de los proyectos bajo la administración de la PMO.

En este sentido, una de las funciones primordiales de la PMO es proporcionar y gestionar herramientas y sistemas de información para la gestión de los proyectos, programas y portafolios de la organización. Determinar cuál es el software que mejor apoya esta actividad es uno de los retos que enfrentan los departamentos de TI y la PMO en las organizaciones.

Con mucha frecuencia me consultan cuál software recomiendo, sin embargo, considero que es algo muy particular para una organización, así como lo es el perfume para una mujer. Existe actualmente una proliferación de herramientas PPM que ofrecen un variado y extenso rango de opciones a las organizaciones que desean manejar sus portafolios de proyectos. Al escoger una herramienta PPM, la tendencia es tomar decisiones basadas en factores tales como: colaboración, integración con redes sociales, integración con otras herramientas y capacidades flexibles para la gestión del portafolio. Una referencia fundamental es el Magic Quadrant for Integrated IT Portfolio Analysis Applications de Gartner.

Las prácticas emergentes en la gestión de la PMO incluyen, entre otras cosas, el uso de herramientas automatizadas y visuales para la gestión, que permitan recopilar, monitorear y usar información y sean visibles para todo el equipo, proporcionando un panorama en tiempo real del estado del portafolio de proyectos. Por supuesto, esto tiene la ventaja adicional que facilita la transferencia de conocimientos y empodera a los miembros del equipo y a otros interesados con información para identificar y resolver incidentes. Otros beneficios de gestionar el sistema de información integrado para la gestión de proyectos (PMIS) son dar una mayor visibilidad de la demanda y asignación de recursos, mejor control sobre los equipos de proyecto y mayor integración entre las todas las áreas de la empresa.

En esta era digital los proveedores de herramientas PPM tienen el reto de satisfacer la creciente demanda de herramientas que permitan a las empresas implementar cambios tecnológicos que ayuden a soportar la implementación de la estrategia del negocio. Dependiendo de lo sofisticado que sea el software, se podrán definir las siguientes características ideales para las herramientas tecnológicas para la gestión de proyectos:

  • Sistemas de autorización de trabajo. 
  • Sistemas de gestión de la configuración de proyectos y de los portafolios.
  • Sistemas de recopilación y distribución de la información.
  • Interfases a otros sistemas automáticos (Ej. Bases de conocimiento corporativas).
  • Automatización de la recopilación e informe de los indicadores clave de desempeño (KPI). 
  • Sistemas de gestión de documentos.
  • Simulación y herramientas de análisis estadístico para apoyar la estimación de costos.
  • Seguimiento del cronograma de los proyectos. 
  • Información sobre las desviaciones con respecto a la línea base. 
  • Pronóstico de los efectos de los cambios en el modelo de programación del proyecto. 
  • Planificación, organización y ajuste de la secuencia de actividades de los proyectos.
  • Diferenciación de los distintos tipos de dependencias entre tareas e iniciativas. 
  • Monitoreo de las dimensiones de la gestión del valor ganado, EVM (PV, EV y AC). 
  • Planificación, organización y gestión de la asignación y capacidad de recursos.
  • Coordinación a los miembros del equipo en las actividades del proyecto. 
  • Monitoreo a la utilización de recursos.
  • Recolección, almacenamiento y distribución a los interesados internos y externos de la información que necesitan.
  • Gestión de los riesgos.

Esta lista de funcionalidades y criterios para evaluar una herramienta PPM podría ser mucho más extensa. Existen matrices para evaluar herramientas PPM con más de seiscientas funciones a valorar para hacer una correcta selección. Por lo pronto, tengamos en cuenta este pequeño abrebocas.

Finalmente, mantengamos presente que la facilidad de implementación y su uso es un factor crítico para determinar el retorno de una inversión en una herramienta PPM. 

Recuerda que similar a las fragancias, una herramienta bien escogida puede ser una característica distintiva. 

Saludos y feliz inicio de semana.

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