Durante el fin de un año y el comienzo de otro nuevo es común que reflexionemos e identifiquemos lo que no salió bien y lo que salió bien en el año que está a punto de finalizar. Es frecuente que durante los últimos días de diciembre creemos un ambiente de introspección que nos lleva a formularnos las metas y los propósitos para el próximo año en el ámbito personal y profesional. Esto es muy similar a la reunión de una sesión de retrospectiva del sprint de un proyecto donde los miembros del equipo discuten las lecciones aprendidas con el fin de identificar oportunidades de mejoras. Los debates en las reuniones de retrospectiva del Sprint abarcan tanto lo que salió mal como lo que salió bien con el objetivo de aprender, mejorar y así estar más preparados para el próximo Sprint. Los objetivos principales de la reunión son identificar tres elementos específicos:
- Las cosas que el equipo tiene que seguir haciendo: mejores prácticas
- Las cosas que el equipo necesita cambiar o empezar a hacer: mejoras en el proceso
- Las cosas que el equipo necesita eliminar: problemas de proceso y embotellamiento
Como resultado de la reunión de retrospectiva del sprint hay varias acciones que se deben ejecutar:
- Determinar los puntos de acción para realizar las mejoras necesarias
- Cada acción debe tener una fecha de vencimiento para realizarla y considerarla concluida.
- Priorizar el product back log con los requerimientos que puedan haber surgido durante la sesión de retrospectiva.
- Documentar las lecciones aprendidas, aprender de los errores cometidos durante el sprint. También reconocer y asimilar las lecciones positivas aprendidas como parte de un sprint.
En este sentido, y tratando de aplicar el proceso de retrospectiva en mi vida personal y profesional he estado identificando, documentando e interiorizando las lecciones aprendidas durante el 2016, y elaborando el plan de acción para capitalizar toda la experiencia vivida en este año que culmina.
Desde el punto de vista profesional esta retrospectiva me ha llevado a interiorizar y a identificar muchas buenas prácticas de PMO y de Gerencia de Portafolio que han agregado mucho valor a las organizaciones con las cuales colaboro. En esta retrospectiva he reflexionado sobre la cadena de valor de la PMO para el negocio y también me ha tocado cuestionar algunas prácticas. La conclusión de mi retrospectiva la resumo en cuatro puntos para enfocarse en el 2017:
- En la gestión de proyectos informáticos es necesario priorizar los proyectos más relevantes para las necesidades del negocio. Insistir en que la visibilidad del portafolio de proyectos es imprescindible para poder identificar las prioridades de los proyectos a realizar, para tomar las decisiones de inversión y asignar los recursos.
- La propuesta de valor: la generación de valor y la realización de beneficios debe ser el componente central de la gestión de proyectos y programas para la PMO. Es el medio para determinar el ROI no solo de los proyectos, sino de la misma PMO. El valor de la PMO consiste en garantizar una buena gestión de los proyectos, que facilite el éxito de los mismos, que anticipe y disminuya los riesgos, y sobre todo que aumente las posibilidades de la entrega del valor generado por los proyectos informáticos para el negocio.
- La participación de los clientes y usuarios: Según la consultora Standish Group, en un proyecto informático, más allá de las tradicionales medidas de tiempo y coste, deben aplicarse otros criterios para determinar su éxito, como son el grado de utilización del sistema o servicios, y de beneficio, donde el proyecto influye directamente en un aumento de la eficiencia de la empresa.
- Data e indicadores adecuados para la gestión de proyectos, programas y portafolio de proyectos. Parafraseando a Edwards Deming, sin data relevante y confiable, los reportes de la PMO no son más que una opinión.
Desde el punto de vista personal, hacer una retrospectiva del 2016 me lleva a estar infinitamente agradecida con Dios, con mis amigos, con mis clientes y especialmente con mi familia. Si bien las navidades son tiempos para celebrar la vida y celebrar los logros, también es tiempo para fijarnos nuevas metas. No perdamos el foco, así que te recomiendo lo siguiente:
- Comprométete con lo que realmente quieres con un análisis profundo.
- Optimiza tus recursos, esto incluye tu tiempo, tu energía, tu prioridad.
- Dale un enfoque adecuado para lograrlo, siendo realista, optimista, disciplinado y perseverante.
- No esperes el 2018 para hacer los cambios necesarios. El cambio es lo más constante que tenemos, así que si hay que rectificar, ¡hazlo!
Te deseo una Navidad muy especial, colmada de alegría, paz y mucho amor y que el año venidero te de la oportunidad de vivir nuevos sueños. Te deseo un feliz año 2017, lleno de nuevos desafíos pero sobre todo de amor y salud.
Lourdes Medina 