Proyecto SAP: del Business Blueprint a la Exploración.

Luego de la fase de preparación de un proyecto SAP, comienza la fase de diseño de la solución en el sistema. El propósito de la fase es entender los requerimientos del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios en SAP para satisfacer los mismos. Hay algunas actividades que se deben completar en la fase de diseño y son necesarias ejecutarlas independientemente de la metodología de implementación, bien sea que el proyecto se esté ejecutando bajo Standard ASAP, Agile ASAP, A2O o bajo la metodología Activate.

Activate y Agile ASAP incorporan elementos scrum en las actividades del proyecto. La fase de diseño en la metodología Activate se denomina Explore y tiene muchas similitudes con el Agile Business Blueprint BBP. Analicemos a continuación estas semejanzas y diferencias entre un BBP y la exploración.

En la fase de diseño de todo proyecto SAP, es necesario actualizar constantemente el plan de dirección del proyecto y gestionar la ejecución. Esto involucra control y monitoreo de actividades de la fase, revisar los riesgos continuamente y planear las respuestas para cada riesgo detectado. También implica comunicar el estatus y el progreso a todos los interesados en el proyecto.

En la fase de diseño se realiza el análisis del impacto de los cambios, asegurándose que se han identificado y documentado los cambios organizativos y técnicos en los procesos de negocio al comparar la situación actual con la situación futura al implementar el sistema SAP.

En la metodología ASAP, el propósito de la fase de diseño o Business blueprint es alinear requerimientos del negocio con el modelo de negocios de SAP, identificar requerimientos de funcionalidad adicional y documentar los procesos de negocios. En las metodologías Agile ASAP y en Activate, el propósito de esta fase es crear el backlog de los requerimientos basados en la validación de la solución entregada al cliente en un ambiente con la funcionalidad estándar de las mejores prácticas de SAP.

Con el fin de validar el alcance, el equipo lleva a cabo los talleres fit-gap análisis para mostrar los elementos claves del estándar de SAP y determinar donde la solución estándar no cubre todas las funcionalidades requeridas por el negocio. El equipo de proyecto captura potenciales brechas o nuevos requisitos con el fin de validar su incorporación al diseño. Activate recomienda incluir técnicas como Design Thinking o talleres de User Story Mapping para completar el product backlog, sobre todo en proyectos de innovación donde posiblemente no hay un sistema de referencia.

Bajo la metodología Activate y en ASAP Agile, estos requisitos deben ser priorizados en el backlog para el propósito de planificar los releases, sprints y los criterios de aceptación antes de que se complete la fase. Este backlog priorizado es el alcance para la fase de realización para estas metodologías con componentes ágiles.

El diseño implica la identificación de objetos de negocios como la estructura organizativa y datos maestros. Los modelos de negocios y los procesos son diseñados, especificando y detallando cómo construir la solución, tanto a nivel de la configuración, como de las brechas identificadas y mejoras necesarias para complementar la funcionalidad, con el fin de cumplir con los requerimientos del negocio. Sin embargo, es necesario destacar que en las metodologías ASAP A2O y en Activate for Cloud no se realiza un diseño detallado, solo la validación del alcance, ya que son metodologías usadas para una solución preconfigurada con un alcance específico predeterminado.

Otra actividad que no depende de la metodología de implementación y que es necesaria realizar en la fase de diseño, es el desarrollo a un alto nivel de la estrategia de entrenamiento de los usuarios finales del sistema. Se completa también en esta fase la estrategia de migración de datos para desarrollar los planes y procedimientos para apoyar la migración de datos del sistema legacy hacia SAP.

También es necesario en esta fase instalar el ambiente de desarrollo, de manera que esté disponible para el equipo del proyecto para iniciar la realización. Se diseña la estrategia y los planes de pruebas, incluyendo las directrices y metodología para la aceptación del usuario.

Finalmente es preciso asegurarse de obtener el cierre de la fase de diseño oportunamente y con la debida firma del cliente.

Lo cierto es que si bien las metodologías nos muestran muchas similitudes, ASAP no seguirá siendo actualizada por SAP y todos los nuevos contenidos los veremos en Activate. Así que nos toca Activarnos!

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