La etapa de iniciación de un proyecto SAP es un ejemplo más de la necesidad de una buena preparación. Independientemente de si se trata de un proyecto de implementación, upgrade, migración u optimización de soluciones SAP, la fase de preparación es crítica para la evolución del proyecto, ya que el proyecto se desarrollará según esta planificación.
Hay ciertas actividades que se deben hacer durante la fase de preparación del proyecto, bien sea que la metodología de implementación sea ASAP o Activate. Esta fase proporciona la planificación inicial y la preparación para el proyecto, incluyendo la organización del proyecto, la gobernabilidad del proyecto, el cronograma de las actividades, gestión de alcance y del presupuesto. Aunque cada proyecto tiene sus propios objetivos y sus particularidades, quiero compartir algunos puntos claves para completar los pasos de iniciación y planificación de una manera eficiente y eficaz:
- Asegurar que Solution Manager esté implementado: si bien la instalación es trabajo del equipo basis, durante esta fase el gerente de proyecto debe asegurarse que el proyecto esté configurado en Solution Manager.
- Discutir el alcance con el cliente para garantizar y confirmar que no existan expectativas no cubiertas y que todos tienen el mismo entendimiento sobre el alcance del proyecto.
- Establecer y acordar los entregables y la documentación del proyecto con el cliente.
- Realizar el project charter o acta del proyecto (objetivos del proyecto, requerimientos, alcance, etc).
- Realizar el registro de riesgos, revisar los riesgos y planear las respuestas.
- Definir los roles y responsabilidades para el equipo del proyecto.
- Realizar el plan de gestión del proyecto, incluyendo el plan de comunicación y la gestión inicial de riesgos. Es importante establecer los mecanismos para el seguimiento del proyecto y la presentación de informes de manera de garantizar la entrega de valor.
- Realizar el plan de proyecto, la curva de avance del proyecto. El plan de actividades basis debe ser muy detallado en esta fase.
- Revisar presupuesto del proyecto y los gastos del proyecto (si aplica).
- Inspeccionar la sala de proyecto y verificar que tenga las condiciones adecuadas para el equipo.
- Entrevistar al equipo de proyecto con el objetivo de conocer la experiencia, debilidades y fortalezas. A la vez es una oportunidad para dar la bienvenida al proyecto , aclarar las dudas y verificar que todas las partes están de acuerdo con el plan del proyecto.
- Asegurar la instalación de ambiente de desarrollos y verificar que existe un ambiente separado para los desarrollos.
- Preparar la presentación de kick off con el cliente. La gerencia de proyectos y el cliente debe ser una sola voz en la reunión de arranque del proyecto, por lo cual es un trabajo de preparación conjunta.
Finalmente es necesario asegurarse de obtener el cierre de la fase de preparación oportunamente y con la debida firma del cliente. El propósito del cierre de fase es certificar que todos los productos requeridos de esta fase están terminados de manera correcta. El Quality Gate de la fase es una manera formal de verificar los criterios de aceptación para los entregables y tareas de la fase de preparación y así se debe realizar a lo largo del ciclo de vida del proyecto de manera de delimitar la transición entre las fases del proyecto.
Lourdes Medina 