“Lo Único Constante es el Cambio” (Heráclito)

En estos días hemos comprobado más que nunca que lo único constante que tenemos es el cambio. En la situación actual el statu quo es un lugar peligroso para ubicarse. En nuestro mundo en rápido movimiento, la pandemia COVID-19 nos coloca frente a grandes desafíos y de pronto es necesario detenernos, el entorno cambió y las organizaciones son retadas a adaptarse y transformarse al nuevo entorno.

La investigación citada por el gurú del proyecto Antonio Nieto-Rodríguez sugiere que el tiempo de los ejecutivos solía dividirse en una proporción de 90:10 entre el trabajo relativamente rutinario de «administrar el negocio» y «cambiar el negocio». Hoy se estima que es una proporción 70:30 en la otra dirección, y la mayoría de las organizaciones necesitan que el tiempo de los líderes se dedique a cambiar sus negocios.

Las organizaciones maduras, han entendido que la gestión del cambio puede contribuir significativamente al éxito de los proyectos en esta situación. Las organizaciones maduras no solo están dispuestas a repensar su visión y misión, sino que también están dispuestas a adoptar nuevas formas de actuar para prosperar.

Muchas veces la gestión del cambio se encuentra dentro de las funciones que se le han conferido a la PMO, liderando las actividades relacionadas al tema. La PMO con una visión holística debe implementar planes de acción para la gestión de cambio organizacional que, a su vez, hacen parte de los planes de los proyectos.

El cambio tiene un ciclo de vida que va de la mano con la gestión organizacional de proyectos y de ahí la importancia de la PMO en este tema. Durante la gestión de portafolio cuando las iniciativas son evaluadas y aprobadas, los cambios son formulados. Luego mediante la ejecución de los proyectos, los cambios son planificados e implementados y finalmente durante la operación es cuando se debe gestionar la transición y sostenibilidad de los cambios. La gestión de cambio es una labor importante para alinear estratégicamente a todos los que hacemos parte de una empresa.

La PMO en estos casos es la encargada de la aplicación de métodos, herramientas y técnicas en el ámbito de un proyecto para trasladar a la organización de su conocida cultura empresarial a una cultura nueva. Esta nueva cultura organizacional está conformada predominantemente por la visión empresarial para transformar y preservar la existencia del negocio.

El cambio cultural es desafiante y no es fácil de abordar, por eso necesitamos la gestión de cambios, que ofrece un enfoque para lograr a todo nivel organizativo la comprensión sólida de las razones que impulsan el cambio y de su impacto en las personas y en la organización. A continuación, tres principios rectores para gestionar el cambio:

1 – Razón para el cambio

Hay tres estados en el proceso de cambio: el «estado actual», la «transición» y el «estado futuro». Cualquiera que sea el cambio siempre está impulsado por una expectativa razonable de que el futuro será mejor que el presente.

Los disparadores del cambio pueden ser variados, pero por lo general apuntan a objetivos comunes en la mayoría de las organizaciones como disminuir los costos, mejorar los ingresos, lograr mayor eficiencia, mejorar la calidad. Entonces comencemos con tener una razón importante para cambiar y desarticularla a un nivel descifrable para todos en la organización.

2 – El cambio organizacional requiere un cambio individual

Sea que lo denominemos transformación digital, nueva plataforma, reestructuración, cualquiera que sea el cambio, hay una máxima para tener en cuenta: las organizaciones no cambian, las personas sí. Las personas son los primeros bloques de construcción del cambio. Por lo tanto, es importante tener una buena comprensión de la situación a nivel individual.

Entre los muchos aspectos y rutinas laborales que pueden afectar a cada individuo se encuentran los procesos y sistemas, herramientas, roles, comportamientos, actitudes y creencias, estructura jerárquica, evaluaciones de desempeño, compensación financiera y ubicación. Antes de iniciar el cambio, asegúrate de tener un conocimiento preciso de la naturaleza y el alcance del impacto del cambio.

3 – Gestión de cambio con un marco de trabajo

Se trata esencialmente de contar con un enfoque estructurado para preparar a las personas, desde arriba hacia abajo en la organización, para la transición. Es crucial crear un ecosistema que respalde el esfuerzo a largo plazo. Los factores clave de éxito incluyen una sólida coalición de patrocinio y una comunicación constante, un compromiso inquebrantable de los gerentes y resto del personal, la sincronización con los equipos de proyectos y por supuesto, recursos dedicados a la gestión de cambio.

Algunas acciones estructuradas que pueden guiar a la PMO en la gestión del cambio son los que enumero a continuación:

1. Crea sentido de urgencia y de necesidad: comparte la oportunidad y comunica la importancia de tomar una acción inmediata.
2. Recluta personas adecuadas: se necesita un equipo interno para gestionar el cambio, personas efectivas con la capacidad de guiar y coordinar actividades.
3. Desarrolla y proporciona un fuerte patrocinio para iniciativas de cambio.
4. Desarrolla y aclara una visión compartida: explica y garantiza un futuro diferente y mejor que se alinee con la visión empresarial. Proyecta los beneficios e impactos del cambio.
5. Comunica la visión: utiliza todos los medios posibles para comunicar la visión que muestra la urgencia y necesidad del cambio. Dirígete a los interesados ​​de manera sistemática e iterativa.
6. Realiza un plan de trabajo de gestión del cambio que se corresponda con el reto, la complejidad y la velocidad del cambio.
7. Potencia la acción: elimina todas las barreras del sistema de cambio, incluida la estructura que socava la visión. Reduce los procesos ineficaces e innecesarios.
8. Crea victorias a corto plazo: reconoce el progreso a menudo, establece objetivos a corto plazo que conducen al cambio a largo plazo. Crea una forma clara de medir la transición y un estado futuro exitoso
9. Consolida la mejora: realiza los cambios necesarios en el sistema, la estructura y las políticas para aumentar la credibilidad de la visión. Asegura que los sistemas de apoyo trabajen de manera efectiva y eficiente.
10. Introduce el cambio en la cultura: instituye el cambio como un nuevo comportamiento y asegúrate que se mantenga.

Espero este artículo te ayude a gestionar los cambios vigentes en esta situación COVID-19 y recuerda cuidarte mucho, #quedateacasa.