Herramientas en la Gestión de Portafolio

La gerencia de portafolio tiene por objetivo facilitar la gestión efectiva del trabajo a lo largo de la organización para lograr los objetivos estratégicos del negocio. Mediante la gestión portafolio se identifican las prioridades de los proyectos a acometer por la organización, se toman las decisiones de inversión, se asignan los recursos y se monitorea el desempeño del portafolio de proyectos.

Determinar cual es el software que mejor soporta esta actividad es uno de los retos que enfrentan los departamentos de TI en las organizaciones. Sin importar el sector, la industria, ni el tamaño de la organización, los departamentos de TI hacen un exhaustivo análisis de la herramientas de PPM (Project Portfolio Management) para hacer su selección.

Las funciones centrales en gerencia de proyectos ya no son un factor diferenciador en la oferta de las herramientas PPM del mercado. Al escoger una herramienta PPM, la tendencia es tomar decisiones basadas en factores tales como: colaboración, integración con redes sociales , integración con otras herramientas y capacidades agiles para el portafolio.

El cambio cultural y tecnológico ha ocasionado que muchas ofertas de herramientas PPM tradicionales on premise migren hacia soluciones on cloud como estrategia para incrementar su competitividad. El mercado de herramientas PPM SaaS tiene una proyección de un crecimiento compuesto anual del 24% hasta el 2018, en contraste con herramientas PPM no SaaS que solo crecerán un 3% ().

Existe actualmente una proliferación de herramientas PPM que ofrecen un variado y extenso rango de opciones a las organizaciones que desean manejar sus portafolios de proyectos. Hay opciones que ofrecen implementaciones muy rápidas y fáciles, con muy poco costo de mantenimiento. Por lo general los proveedores de herramientas PPM en la nube, ofrecen un contrato de 12 meses, con tiempos de implementación que varia de dos a seis semanas dependiendo del numero de usuarios finales (por lo general menos de 100).

La colaboración entre los gerentes de proyectos, PMO, patrocinadores de proyectos y la dirección del portafolio es un factor fundamental en la escogencia de una herramienta PPM. Casi todas las herramientas tienen funcionalidades de colaboración que mejora la comunicación y la integración entre todos los interesados del portafolio. Los proveedores han incorporado características de actualizaciones en tiempo real, fácil acceso y conectividad a través de dispositivos móviles. Los cambios de versiones o upgrades de las herramientas PPM en la nube son procesos automatizados y casi trasparentes para los clientes, sin necesidad de reinstalar o reconfigurar.

El otro punto de vista , que por el contrario que no estimula la adopción de herramientas PPM en la nube , puede ser la falta de infraestructura como Internet o el ancho de banda necesario para el efectivo uso de las herramientas. También puede ser la falta de confianza de los usuarios por la confiabilidad de la data y algunas políticas legales o regulatorias de las empresas.

Los proveedores de herramientas PPM tiene el reto de satisfacer la creciente demanda de herramientas que permitan a las empresas implementar cambios tecnológicas que ayuden a soportar la implementación de la estrategia del negocio. Con este ultimo punto final quiero enfatizar la diferencia entre herramientas que pueden ayudar a la gestión multiproyectos en la organización, versus herramientas que verdaderamente tienen todas las funcionalidades para implementar una indudable gestión de portafolio dentro de la organización.

Finalmente les recomiendo revisar el Magic Quadrant for Integrated IT Portfolio Analysis Applications, de Gartner, donde destacan y lideran Planview, CA Technologies, Software AG y como visionarios se encuentran proveedores como HP, ChangePoint, Innotas, Forsythe, UMT360, BarometerIT, EOS Software.

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