Cual es el mejor enfoque para escoger una herramienta PPM?

Todas las organizaciones reconocen a necesidad de gestionar mejor sus proyectos y escoger de manera efectiva los proyectos que van a acometer de manera de asegurar un valor realizado para el negocio. La gerencia de portafolio permite no solo hacer control y seguimiento a los múltiples proyectos dentro de la organización, sino también la debida priorización del uso de los recursos, hacer la evaluación de los proyectos para tener un portafolio balanceado que permita a la organización realizar sus objetivos estratégicos. Se trata de hacer los proyectos correctos de manera correcta.

En este contexto, una de las inquietudes de muchas organizaciones es saber cual es la herramienta de Project Portfolio Management o PPM que deben escoger? Cual es el mejor enfoque para escoger una herramienta PPM? No hay un respuesta única y correcta, la respuesta dependerá de varios factores como la madurez organizacional en temas de gerencia de proyectos, la naturaleza del negocio, las necesidades de la organización, la cultura, el rigor necesario para tomar decisiones, etc.

Antes de emprender el camino de implementar una herramienta PPM, es aconsejable tener claro los objetivos que se persiguen con la automatización, definir claramente un alcance y presupuesto y luego es cuando es recomendable evaluar las diferentes opciones que nos ofrece el mercado. En este sentido, analicemos estos tres pasos:

1. Objetivos que perseguimos con la herramienta PPM: para empezar a evaluar las herramientas PPM es necesario conocer si la organización quiere hacer mejoras en la selección y priorización del portafolio o si lo que necesita es controlar y consolidar información de los proyectos a los largo de la organización. Igualmente no perdamos de vista los objetivos del portafolio y analicemos como la herramienta PPM puede ayudar a lograr la ejecución de las metas estratégicas de la organización.
2. Alcance y presupuesto para implementar la herramienta PPM:muchas empresas deciden no implementar herramientas PPM porque no tienen la madurez necesaria para sacarle el provecho a esta automatización. Debemos evaluar las prácticas y capacidades de la organización para gestionar el portafolio y así determinar el nivel de gestión de portafolio que podemos implementar. Cerrar la brecha entre donde estamos y donde necesitamos estar, se puede mejorar con una apropiada herramienta PPM, sin dejar de lado el entrenamiento y otros pasos necesarios para construir esas capacidades necesarias en la gestión de portafolio. Un factor importante en la definición del alcance y presupuesto del portafolio, es el soporte y apoyo de los directivos, de manera que se establezca claramente el nivel de recursos, tiempo y presupuesto que la organización en su más alto nivel esta ganada a invertir.
3. Evaluar las diferentes opciones que nos ofrece el mercado: dependiendo de nuestros objetivos, de nuestro alcance y presupuesto podemos identificar las diferentes opciones mas convenientes en cuanto herramientas PPM. Existen herramientas que se enfocan en la priorización del portafolio, que ayudan a la toma optima de decisiones simulando incluso el impacto de los proyectos y programas en el negocio. Otras herramientas PPM se enfocan en la planificación y control de proyectos, siendo muy robustas en análisis de camino crítico, establecimiento de línea base, estructura de descomposición de trabajo o EDT, valor ganado, análisis de variaciones, etc. Otras herramientas PPM son muy fuertes en optimización en el uso de recursos, automatizando de manera formidable la capacidad y demanda de recursos, y haciendo el seguimiento a los cuellos de botellas, recursos sub utilizados, necesidad de subcontrataciones, etc.

Opciones de herramientas PPM en mercado hay muchas, con diferentes costos y funcionalidades. No hay que perder de vista el costo total de propiedad (Total Cost of Ownership o TCO), tomando en cuenta el costo de licencia, el costo de subscripción, costos de mantenimiento, costos de adaptación o configuración personalizada, costos del hardware, costos de entrenamiento y el impacto del cambio en la organización.

Para seguir profundizando en este tema de cual es mejor enfoque para escoger una herramienta PPM, estaré compartiendo próximamente un análisis más profundo de los criterios de selección de las herramientas PPM.