He leído con mucho interés la Guía del PMBOK® – Séptima Edición, y entre tantos cambios importantes que nos revela esta nueva edición, me complace mucho encontrar un apéndice sobre la oficina de gestión de proyectos (PMO). El PMBOK reconoce que la configuración y la función de una PMO varía de una organización a otra, sin embargo, plantea las características más comunes entre las PMO y la justificación para tener una PMO dentro de una organización.
Las PMO tienen muchas funciones potenciales que pueden ofrecer y el PMBOK las resume y las concentra principalmente en las siguientes:
- La PMO puede proporcionar directrices, lineamientos, plantillas y buenas prácticas junto con formación y entrenamiento.
- La PMO puede implementar y administrar herramientas estandarizadas que promueven una imagen corporativa común en el portafolio de proyectos y faciliten la toma de decisiones a todo nivel en la organización.
- Una PMO puede ofrecer servicios de apoyo a los proyectos para actividades de planificación, gestión de riesgos, seguimiento del proyecto y otras actividades propias de la gestión de los proyectos.
- La PMO puede tener a cargo la gestión del portafolio, incluyendo no solo su supervisión, sino el balance del portafolio, la gestión de la capacidad y demanda del portafolio de proyectos.
- La PMO puede tener un alcance empresarial (EPMO) vinculada a la implementación de la estrategia organizativa.
- La PMO puede funcionar como un Centro de Excelencia Ágil (ACoE) centrada en entrenar a los equipos, en crear habilidades y capacidades ágiles en toda la organización.
El apéndice también establece que las PMOs efectivas hacen tres contribuciones claves que apoyan la entrega de valor:
- Fomentan las capacidades orientadas a la entrega y a los resultados, específicamente las capacidades de gestión de proyectos. La PMO asegura que los empleados, contratistas, socios, etc., comprendan, desarrollen, apliquen y valoren las habilidades y competencias de gestión de proyectos. Elevar las habilidades impulsoras o habilidades de poder para garantizar un liderazgo y una comunicación eficaz. Toman relevancia la empatía, la comunicación, la confianza y la inteligencia emocional como habilidades esenciales de un equipo de trabajo en el portafolio.
- Mantienen la perspectiva del panorama general. La PMO se enfoca en los objetivos de cada proyecto y del negocio. El desvío del alcance y las nuevas prioridades no alineadas con los objetivos estratégicos o empresariales pueden hacer que el portafolio de proyectos se desvíe de su curso. Generar visión de negocios, todos los recursos asignados al portafolio de proyectos comprenden como sus esfuerzos se relacionan con el macro entorno, los objetivos estratégicos y otras partes del negocio. Es fundamental que cada recurso entienda cómo se conecta su trabajo y el trabajo de su equipo con la estrategia de la organización.
- Mejora continua, transferencia de conocimientos y gestión del cambio. La PMO comparte regularmente los resultados de los proyectos y el aprendizaje a toda la organización con el fin de informar sobre el cumplimiento de los objetivos estratégicos y empresariales, y al mismo tiempo mejorar las actividades que fortalecen la entrega de proyectos futuros. La gestión eficaz del cambio organizacional construye y mantiene la alineación con las nuevas habilidades de poder que requiere gestión de proyectos, con la vista puesta en la mejora continua. Priorizar el cambio en el portafolio y afrontar el compromiso implica romper los límites y dominar diferentes formas de trabajar, sea con enfoques ágiles, predictivos o híbridos, o con herramientas avanzadas por tecnología.
Finalmente, el PMBOK establece que las PMO deben evolucionar constantemente para hacer frente a nuevos desafíos, y esto se logra mediante:
- Centrarse en las iniciativas críticas. Todos los proyectos son importantes, pero hay proyectos e iniciativas estratégicas que pueden tener un impacto significativo en el futuro de la organización. Estas conversaciones proporcionan información precisa sobre el rendimiento de los proyectos, las amenazas y las oportunidades que pueden afectar a importantes iniciativas estratégicas.
- Fomentar el talento y las capacidades, de manera que la PMO estará desempeñando un papel más proactivo desarrollando y alimentando las habilidades técnicas, estratégicas, de gestión y de liderazgo dentro de los equipos de proyectos y en toda la organización.
- Fomentar y posibilitar una cultura del cambio, ya que la PMO se está convirtiendo en líder del cambio procurando el apoyo y el compromiso de toda la organización con el rendimiento del negocio.
Espero este resumen te haya gustado y te deseo un feliz fin de semana.
Lourdes Medina 