El Portafolio Gimnástico

El informe Pulso de la Profesión® 2021 de PMI revela el surgimiento de lo que se ha definido como la empresa gimnástica. Estas organizaciones y sus equipos de proyectos combinan estructura, forma y gobernanza con la capacidad de flexibilizar y hacer ajustes donde y cuando sea necesario. Estas empresas gimnásticas se centran más en los resultados que en el proceso, seleccionando las mejores formas de trabajar. Cuando leí y analicé este informe, tuve la necesidad de aproximar este concepto de la empresa gimnástica al portafolio de proyectos.

La gestión de portafolio, cuando se aplica eficazmente, ayuda a los directivos a definir y acordar las prioridades estratégicas clave para el negocio, constituyendo un mecanismo sólido para realizar los cambios con un enfoque real en los resultados orientados a los beneficios empresariales. Entonces, el portafolio gimnástico permite reaccionar al cambio e incluso aceptarlo: hace que el cambio suceda. 

Al igual que en las empresas gimnásticas, el portafolio de proyecto debe permitir:

• Dominar diferentes formas de trabajar, sea con enfoques ágiles, predictivos o híbridos, o con herramientas avanzadas por tecnología. Priorizar el cambio en el portafolio y afrontar el compromiso implica romper los límites y establecer nuevas formas de trabajo.
• Elevar las habilidades impulsoras o habilidades de poder para garantizar un liderazgo y una comunicación eficaz. Toman relevancia la empatía, la comunicación, la confianza y la inteligencia emocional como habilidades esenciales de un equipo de trabajo en el portafolio.
• Generar visión de negocios, todos los recursos asignados al portafolio de proyectos comprenden como sus esfuerzos se relacionan con el macro entorno, los objetivos estratégicos y otras partes del negocio. Es fundamental que cada recurso entienda cómo se conecta su trabajo y el trabajo de su equipo con la estrategia de la organización.

Revisemos como enfocar gimnásticamente cada dominio de portafolio de proyectos establecido en el Standard for Portfolio Management® del PMI en su cuarta edición.

La gestión estratégica del portafolio: La estrategia organizacional define el camino de una organización hacia el logro de su visión. La alineación y la ejecución de la estrategia significa que la estrategia debe estar profundamente arraigada en la organización y ser entendida por todos. La alineación de una gestión estratégica permite que las acciones del portafolio sean coherentes con la expectativa de la alta dirección y de las partes interesadas. En un portafolio gimnástico existe una revisión continua del panorama estratégico y de la reordenación de las prioridades.

La gobernanza del portafolio: la gobernanza son las normas fundamentales, reglas y valores que determinan quién toma las decisiones (derechos de decisión y la estructura de autoridad), cómo se toman las decisiones (procesos / procedimientos) y los facilitadores de colaboración (confiabilidad, flexibilidad y control de comportamiento). En un portafolio gimnástico este marco de gobierno es flexible, adaptable y nada burocrático.

La gestión de la capacidad del portafolio: la gestión eficaz y eficiente de la capacidad y de las habilidades tiende un puente entre la estrategia global de una organización y la consecución de los objetivos empresariales. Los directivos estructuran sus organizaciones en torno a un portafolio de proyectos diseñado para ofrecer valor al negocio. En un portafolio gimnástico un recurso trabaja en un proyecto, entrega valor y luego continúa en otro proyecto. Existe la capacidad de equilibrar los recursos con los proyectos y programas.

La gestión del involucramiento de los interesados: los interesados en el portafolio son los individuos que pueden ser afectados por una actividad, decisión o resultado del portafolio. En un portafolio gimnástico, se trata de trabajar sin muros y tender puentes, orientando los esfuerzos hacia los interesados a todo nivel en la organización.

La gestión del valor: la gestión del valor asegura que la inversión en un portafolio proporcione la rentabilidad requerida, definida en la estrategia de la organización. En un portafolio gimnástico, el valor se mide por el apoyo que el portafolio brinda a las metas y objetivos estratégicos de la organización. Si no generamos valor empresarial, no estamos haciendo nada.

La gestión del riesgo del portafolio: la gestión del riesgo del portafolio se hace a través del balanceo de los riesgos tanto las oportunidades positivas como las amenazas negativas.El objetivo principal de la gestión del riesgo del portafolio es cumplir con la propuesta de valor mientras se alinea con un nivel de confianza y/o un umbral de riesgo acordado. En un portafolio gimnástico la experimentación nos permite arriesgarnos más, pero a una escala controlada.  

En conclusión, la gestión de portafolio es una capacidad muy apreciada que equilibra las prioridades de cambio de la organización con la actividad operativa para garantizar que la estrategia global se cumpla. El reto consiste en tener un portafolio gimnástico, que identifique con éxito la necesidad y problemas empresariales, que adopte los cambios y coseche los beneficios en términos de resultados empresariales.

El camino no es fácil; habrá muchos retos. Las organizaciones que tengan éxito en la entrega de su portafolio de proyectos serán las que puedan prosperar en un futuro, con un enfoque flexible, adaptable y centrado en transformar la estrategia en realidad. El portafolio gimnástico ayuda a perfilar una verdadera ventaja competitiva para el negocio. 

Feliz semana!