Productividad de los equipos remotos

Las organizaciones trabajan de diferentes formas, muchas de ellas sin precedentes, para hacer frente al impacto del COVID-19, y una de las principales preocupaciones ha sido mantener la productividad de los equipos remotos. A las Oficinas de Proyectos se nos ha encomendado la tarea de medir y verificar indicadores de productividad, y a la vez impartir medidas, lineamientos y sugerencias de como mantener equipos distribuidos productivos.

Revisemos diferentes aspectos que desde mi perspectiva son importantes para mantener los niveles de desempeño necesarios:

Aspectos de eficacia

Ahora más que nunca las empresas deben asegurarse de contar con una gestión profunda y con procesos sencillos que generen valor por cada centavo y minuto que se invierte en los proyectos y las iniciativas del portafolio. La alta gerencia debe tener procesos muy claros que permitan identificar las prioridades de los proyectos a ser ejecutados, tomar las decisiones de inversión, asignar los recursos a proyectos correctos y monitorear el desempeño del portafolio de proyectos. 

De igual forma, en los proyectos es necesario tener una vigilancia constante para cambiar las prioridades del trabajo y ajustar las metas. Es fundamental establecer prioridades para los equipos de proyectos, tener claros los objetivos individuales y las acciones claves para cada uno. Por parte de la gerencia de proyectos se debe determinar qué ayuda o recursos se necesitan para lograr los elementos de acción establecidos. Recordemos siempre que si no generamos valor no estamos haciendo nada.

La gerencia de proyectos debe estar preparada para improvisar y responder en tiempo real. También implica tomar decisiones extemporáneas durante la ejecución del proyecto. Esta improvisación merece dos consideraciones importantes; la primera es la convergencia entre la desviación de un plan y la implementación de estas desviaciones durante el proyecto, y en segundo lugar concentrarse en dar el mejor valor agregado con los recursos que tenemos.

Aspectos de eficiencia

Como gerente de proyectos en esta coyuntura tienes el deber de transformar las reuniones en conversaciones productivas que conduzcan a la acción en los días y semanas siguientes. A continuación, algunos consejos para aumentar el compromiso y la participación en reuniones virtuales:

• Ofrece claridad del propósito de la reunión: asegúrate que los asistentes sepan por qué se lleva a cabo la reunión y cual debe ser el resultado de la reunión.  
• Establece agendas y objetivos claros y envía información previa, si corresponde. 
• Practica el enfoque de “reuniones mínimas viables” para fomentar una mayor participación durante las reuniones manteniéndolas breves y realizando solo las que sean necesarias. 
• Centrarse en el contenido esencial y en los problemas que deben resolverse. 

Otro aspecto muy importante para lograr la productividad de los equipos remotos es la herramienta de comunicación. Cuando los equipos se ubican conjuntamente de forma presencial, el nivel de comunicación necesario aumenta de forma natural. Sin embargo, en la situación actual debemos habilitar a los equipos remotos para que puedan crear resultados rápidos y conversaciones profundas a pesar de la distancia que pueda existir entre los miembros del equipo. Debemos dar opciones de escalar la comunicación mediante chats, llamada de voz, llamada visual, compartir pantalla y una composición colaborativa.

Aspectos de liderazgo

El trabajo remoto brinda a los equipos flexibilidad y opciones, pero cuando no estás cara a cara con colegas, es mucho más difícil mantener a tu equipo (y a ti mismo) motivado y comprometido. Ninguna herramienta electrónica o estrategia de comunicación puede reemplazar la constancia de los líderes para obtener el potencial de los equipos de proyectos. 

Los gerentes de proyectos deben tomar acciones para mantener bienestar y compromiso del equipo, y estar atentos a:

• Los cambios de comportamiento o actitud.
• Demostrar siempre confianza y empatía.
• Entender si existe equilibrio entre las demandas profesionales y personales.
• Validar si los miembros del equipo están adaptados a trabajar de forma remota. 
• Verificar si existe algo que debe hacer la gerencia para apoyar al equipo.

El gerente de proyecto debe promover el diálogo bidireccional, en lugar de solo girar instrucciones y asegurar que el equipo está centrado en los objetivos claros que conecten los esfuerzos de los equipos de proyecto con las prioridades de la organización.

Para brindar a los empleados la confianza y la seguridad que necesitan para trabajar de manera productiva, los gerentes deben enviar un mensaje consistente y fuerte reiterando los valores organizacionales, y por lo general esto se logra modelando los comportamientos correctos para aumentar la productividad.

No menos importante es fomentar la innovación para impulsar el compromiso, alentar a los equipos a probar nuevas ideas y maneras de implementar, repensar los procesos existentes y asumir nuevos desafíos. La innovación y la toma de riesgos apoyarán el compromiso de los empleados y el éxito organizacional.

Finalmente, no olvides reconocer las contribuciones de los empleados. Según Gartner para casi el 70% de la fuerza laboral, el reconocimiento puede ayudar a impulsar el desempeño hasta en un 6%, en comparación con la diferenciación de incentivos incrementales (0,2%). El reconocimiento es una forma rentable de mejorar el desempeño de los empleados y celebrar los éxitos.

Aspectos de la gerencia de proyectos

El rol del gerente de proyecto remoto es supervisar a sus equipos. Son responsables de delegar asignaciones en todo el equipo, e incluso quizás para recursos con los que nunca han interactuado en persona. Deberían poder manejar con destreza las herramientas de gestión de proyectos y mantener los proyectos dentro del presupuesto, los tiempos establecidos, la calidad acordada, los riesgos controlados y el alcance pactado. 

Lo más importante, el gerente de proyecto remoto debe tener excelentes habilidades de comunicación para garantizar que el proyecto avance al ritmo esperado y que todos los miembros del equipo hagan su trabajo de manera eficiente.

“La comunicación representa el 90 por ciento de la función de un director de proyecto, sin embargo, la comunicación sigue siendo una de las cinco principales razones del fracaso de un proyecto, según las estadísticas del Project Management Institute. Puede gestionar proyectos de forma eficaz de forma remota si tiene un plan de comunicación integral, significativo y sostenible «.

Los gerentes de proyecto no deben tener miedo de comunicar en exceso cada detalle del proyecto y su cronograma. No pueden asumir que el equipo tiene todo lo que necesita o conocen todo el nivel de detalle necesario. Es mejor aclarar en exceso que perder detalles importantes. 

Otro elemento importante por parte de la gerencia de proyectos es tomar en cuenta que cada persona en el equipo tendrá sus fortalezas y debilidades. Cuando trabajas de forma remota, debes aprovechar las fortalezas de cada miembro del equipo, pero también esforzarte por crear un equilibrio, para que todos contribuyan y aporten. Trabaja con cada miembro para planificar su tiempo, evaluar y administrar las cargas de trabajo e identificar los impedimentos que pueden enfrentar desde el principio. La función del director de proyecto remoto es asegurarse de que estos planes y cargas de trabajo sean razonables.

Finalmente, otra consideración para mantener el proyecto encaminado es programar las reuniones diarias para los proyectos con metodologías ágiles y las actualizaciones periódicas del progreso incluyendo al equipo del proyecto. De esta manera hay un espacio para que todos compartan lo que completaron esa semana, lo que está en su próximo programa, cualquier componente que esté adelantado o retrasado y cualquier impedimento o riesgo proyectado.

Cualquiera que sea tu rol en los proyectos, espero estas líneas te inspiren para mejorar el desempeño.

Feliz Septiembre!