El equipo de la PMO

El valor de nuestra PMO depende de nuestro personal. El equipo de trabajo de una PMO necesita un conjunto de profesionales con diferentes habilidades, experiencias y conocimientos que juntos produzcan resultados sobresalientes.

Muchas veces pareciera que el camino natural para formar el equipo de la PMO es que los gerentes de proyectos de la organización conformen el grupo de trabajo para la PMO. Sin embargo, una recomendación inicial es lograr un balance de las habilidades y competencias del equipo de la PMO basado en el triángulo de talento de PMI que abarca el desarrollo de liderazgo, la gestión técnica de proyectos y el enfoque estratégico y empresarial.

Desde el punto de vista de liderazgo, el equipo de la PMO debe estar compuesto por profesionales que impulsan el cambio y que tienen una amplia gama de habilidades blandas como comunicación, autoaprendizaje, resolución de conflictos, persuasión y facilitación.

En la PMO nuestras habilidades técnicas de gestión de proyectos son importantes y fundamentales, pero otras habilidades se están convirtiendo en una prioridad, incluida la empatía, la adaptabilidad, el pensamiento crítico y la resolución de problemas. A raíz de la pandemia de COVID-19 la necesidad de estas habilidades es aún mayor para los equipos virtuales, cuando los malentendidos o la falta de comunicación entre los miembros del equipo de trabajo pueden convertirse en problemas que afectan la productividad si no se abordan de la manera correcta.

Importante también mencionar las habilidades requeridas en el entorno estratégico y de innovación. La PMO deber contar con un equipo que crea un ambiente favorable para garantizar la innovación continua, involucrando a la gente e integrando a toda la organización. La PMO debe tener la capacidad de analizar y reinventarse buscando siempre la satisfacción de los clientes, de influenciar su círculo de relación y ser capaz de obtener resultados mediante la movilización de los demás y de su propia habilidad de ejecución.

En la economía de proyectos, las organizaciones reconocen que necesitan una amplia gama de perspectivas y habilidades en sus equipos. Los proyectos están dirigidos por equipos compuestos por personas con una variedad de títulos, con una variedad de enfoques para ejecutar las iniciativas empresariales y por tanto la PMO necesita equipos verdaderamente innovadores, colaborativos y preparados para brindar resultados poderosos. No se trata de tener muchos recursos o más de los necesarios, sino de tener un equipo que pueda entregar valor fluidamente para la oficina de proyectos y para la transformación empresarial. Se necesita la perspicacia del negocio.

Nuestro equipo de la PMO tiene el gran reto de poder articular varias metodologías, varios marcos de trabajo, poder integrar varios grupos, poder usar expertos o terceros para influenciar o persuadir, poder abordar el apoyo y la comunicación efectiva de los diferentes grupos de interesados. Mi recomendación es atender a cada nivel según sus expectativas, y tomar en cuenta el nivel de detalle y la información necesaria:

• Nivel directivo: enfocarse en dar resultado y cumplir tu promesa como PMO.
• Nivel táctico: enfocarse en brindar transparencia, certeza, información y despejar las inquietudes.
• Nivel operativo: enfocarse en brindar ayuda, soporte y practicar la escucha activa.

Recordemos que la PMO es un proveedor de servicios internos en la mayoría de los casos y cómo tal, tenemos que enfocarnos mucho en nuestros clientes internos, en los diferentes grupos que cohabitan en la organización. Por tanto, la PMO necesita profesionales que posean las habilidades de relación y comunicación para influenciar e impulsar la toma de decisiones en una organización.

Dentro del equipo de la PMO necesitamos profesionales que puedan interactuar muy bien con el nivel gerencial con el fin de conseguir el apoyo y compromiso de patrocinadores ejecutivos y lograr que estos actúen como impulsores del éxito de los proyectos e iniciativas estratégicas de la organización. La PMO necesita ser reconocida como un ente que se anticipa a las necesidades de la organización creando la lealtad y generando relaciones transparentes, que permitan crear valor efectivo y que permitan su permanencia en el tiempo.

Casi un tercio de los altos ejecutivos en la encuesta Pulso de la Profesión 2020 aseguran que contar en la organización con las habilidades relevantes es uno de los factores más importantes para lograr el éxito futuro. Por tanto, no importa el tamaño de la PMO, pero su equipo debe construirse teniendo en cuenta sus capacidades, habilidades y competencias. El mundo y esta crisis nos retan a pensar en un estilo de trabajo más distribuido, que será sin duda más flexible e improvisado, sin descripciones de trabajos y cargos. A medida que se redefinen los roles y las responsabilidades, la PMO adopta una mejor posición para afrontar los retos sobre la marcha. ¿Qué opinas?