La experiencia requerida por parte de los integrantes de una PMO depende en gran medida de las expectativas de la organización con respecto a las funciones que se espera ejerza la oficina de proyectos. Las habilidades de una PMO pueden ser diferentes en cada organización, por ejemplo, puede que se requiera conocimientos técnicos específicos en los programas de proyectos, habilidades empresariales o conocimientos del sector de industria, mientras que en otra empresa se puede necesitar que la PMO posea capacidades avanzadas de gestión de productos, fundamentales para la gestión de operaciones complejas.
Lo cierto es que, en todos los casos, el equipo de la PMO debe fomentar la culminación eficiente de las actividades de los proyectos del portafolio según lo previsto, pero al mismo tiempo, debe permitir el ajuste continuo de los planes a medida que se revise la estrategia del negocio para asegurar la entrega de valor. Este equilibrio requiere que el equipo de la PMO sea competente, que posea una visión integrada entre los tecnicismos de la gerencia de proyecto, la perspicacia del negocio y las habilidades de poder.
En este orden de ideas quisiera compartir una visión general de aquellas habilidades y competencias que pueden ayudar a dirigir con éxito a cualquier PMO:
- Comunicación y negociación que permitan un intercambio eficaz de información y la toma de decisiones oportunas. La PMO debe reconocer las expectativas individuales y la de los diferentes grupos de interesados del portafolio de proyectos, logrando una comunicación a todo nivel en la organización, incluyendo el nivel ejecutivo, la alta dirección, jefes de departamentos, los miembros de los proyectos, los proveedores y los clientes, entre otros. La PMO siempre debe demostrar sólidas habilidades de comunicación y negociación, relacionándose con todos los interlocutores para resolver problemas complejos que a menudo pueden surgir en los entornos de los proyectos.
- Liderazgo necesario para obtener apoyo corporativo para la ejecución estratégica, resolver conflictos, delegar responsabilidades, y empoderar a los miembros de los equipos de proyectos con procesos liderados por la PMO para hacer su trabajo de manera eficaz.
- Perspicacia negocios y gestión estratégica que permitan la alineación del portafolio de proyectos con la estrategia de la organización. Las habilidades de negocios ayudan a tener muy claro las acciones necesarias para impactar positivamente el negocio. La PMO es esencial para gestionar las interdependencias y la alineación estratégica de los proyectos dentro del portafolio. Una PMO enfocada en el negocio puede brindar el conocimiento, las habilidades y la experiencia empresarial para proporcionar una perspectiva que apoye el transitar por la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad del entorno de los proyectos.
- Facilitación de la colaboración para permitir el trabajo en equipo y la articulación de vínculos necesarios para conseguir apoyo y compromiso con los proyectos. La PMO necesita habilidades que permitan incentivar la motivación y gestionar los cambios con una visión integrada de todas las partes interesadas, optimizando el proceso de toma de decisiones. En muchas organizaciones se le puede conferir a la PMO la responsabilidad de garantizar la alineación continua del plan del portafolio de proyectos con los objetivos de la organización. Es importante que la PMO pueda garantizar una coordinación sin fisuras entre los distintos proyectos del portafolio para conseguir sinergias y evitar conflictos. Esta articulación e integración permite a la PMO analizar y reportar el estado del portafolio de forma holística.
- Gestión de riesgos con la capacidad de identificar, analizar, planificar y responder a los riesgos potenciales para el negocio. El portafolio de proyectos puede verse impactado por problemas internos y externos y la PMO debe estar en capacidad de desarrollar procesos para gestionar el riesgo y recomendar planes de acción.
- Análisis neutral que permiten evaluar si los resultados de los proyectos contribuirán con una entrega de valor tal y como fue prevista y planificada. El pensamiento crítico por parte de la PMO puede ayudar a comprender y gestionar los retos y oportunidades para el portafolio de proyectos con un enfoque centrado en resolver problemas a través de los procesos establecidos. En el entorno empresarial cambiante de hoy en día, la adaptabilidad es clave y es por ello que la PMO debe estar preparada para afrontar el cambio y ayudar a guiar a los directivos en las transiciones empresariales y del negocio a través de su portafolio de proyectos.
Tal y como lo establece el Triángulo de Talento del PMIⓇ, la PMO debe poder de fusionar las ideas centrales de la gestión de proyectos con tres categorías de habilidades: una comprensión de las diversas de formas de trabajar, habilidades de poder y perspicacia empresarial formas de trabajar, habilidades de poder y perspicacia empresarial. La PMO que posea conocimientos, habilidades y experiencia en estas áreas antes descritas generalmente tendrá ventaja sobre otra PMO que carezca de experiencia específica en el negocio, que no desarrolle habilidades de poder y que no posea un conocimiento sólido de los principios, prácticas, procesos, herramientas, metodologías, enfoques y gestión de portafolio, programas y proyectos.
La PMO tiene el gran reto de demostrar habilidades en el contexto de la organización concreta a la cual pertenece. Por un lado, la PMO puede requerir un perfil con formación altamente técnica. Por otro lado, la PMO podría necesitar una amplia experiencia en la gestión y comunicación dentro de entornos antagónicos. Dicho de otro modo, cuando se establece una PMO, es importante entender las fortalezas y debilidades del equipo, y ensamblar una oficina de proyectos con recursos que posean un conjunto de habilidades que se complementen y se ajuste a las necesidades específicas de cada organización.
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Lourdes Medina 